Optimiser son infrastructure d’impression : cloud, parc et coûts
Optimiser son parc d’impression permet de mieux adapter les équipements aux usages de l’entreprise, de simplifier leur gestion et de maîtriser les coûts associés au parc.
Cette optimisation repose notamment sur le choix entre une gestion locale ou dans le cloud, l’analyse des usages réels et le suivi d’indicateurs comme les volumes d’impression, le taux d’utilisation des équipements ou leur disponibilité. L’enjeu est de réduire les coûts sans dégrader la qualité de service pour les collaborateurs.
Le cloud printing en entreprise
Le cloud printing permet de piloter tout ou partie de l’environnement d’impression depuis une plateforme hébergée à distance. L’entreprise peut ainsi centraliser l’administration de ses équipements, faciliter leur accès depuis plusieurs sites et limiter la dépendance à certains serveurs d’impression locaux.
Le fonctionnement du cloud printing
Dans une architecture de cloud printing, la gestion des impressions s’appuie sur un service hébergé dans le cloud qui assure le lien entre les utilisateurs, les équipements et les règles définies par l’entreprise. L’administration peut ainsi être réalisée depuis une interface centralisée, sans devoir gérer chaque site de manière isolée. Selon la solution retenue, les paramètres, les utilisateurs ou encore les politiques d’impression peuvent être administrés à distance. Toshiba Tec propose notamment des solutions cloud permettant de connecter et de piloter les équipements d’impression depuis une infrastructure centralisée.
Les avantages de l’impression cloud
L’un des principaux avantages du cloud printing est de simplifier l’administration d’un parc réparti sur plusieurs sites tout en apportant davantage de souplesse aux utilisateurs. Une gestion centralisée permet notamment d’appliquer plus facilement des règles communes, de suivre les usages à l’échelle du parc et de faire évoluer l’environnement d’impression sans multiplier les interventions locales. Pour les équipes informatiques, cette approche peut aussi réduire certaines tâches liées à l’exploitation d’une infrastructure d’impression locale. Pour les collaborateurs, elle facilite l’accès aux services d’impression dans des organisations plus mobiles ou distribuées.
Les usages adaptés au cloud printing
Le cloud printing est particulièrement pertinent lorsque le parc d’impression est réparti sur plusieurs sites ou que les collaborateurs travaillent depuis différents lieux.
Il peut également répondre aux besoins d’une entreprise qui souhaite centraliser l’administration de son parc, harmoniser ses règles d’impression ou limiter la multiplication des infrastructures locales.
Cette approche peut aussi être pertinente pour les entreprises qui ouvrent régulièrement de nouveaux sites, disposent de peu de ressources informatiques locales ou souhaitent harmoniser leurs pratiques d’impression entre plusieurs implantations.
Cloud ou on premise : choisir son infrastructure
Le choix entre une infrastructure d’impression cloud et une gestion on premise dépend de l’organisation de l’entreprise, de son environnement informatique et des ressources disponibles pour administrer le parc. Les deux modèles répondent à des besoins différents et peuvent aussi coexister selon les sites ou les usages.
L’hébergement et le contrôle de l’infrastructure
Avec une gestion on premise, les principaux composants de l’infrastructure d’impression sont hébergés et administrés localement par l’entreprise. Celle-ci conserve ainsi un contrôle direct sur ses serveurs, ses paramètres et ses flux d’impression. À l’inverse, une solution cloud s’appuie sur des services hébergés à distance. L’administration peut être centralisée et accessible depuis plusieurs sites, avec moins de dépendance à une infrastructure locale dédiée. Toshiba Tec accompagne les entreprises dans les deux approches, avec des solutions locales ou cloud à choisir selon leurs contraintes d’infrastructure, leurs besoins de centralisation et leur organisation.
Les contraintes de gestion et de maintenance
Une infrastructure on premise offre une forte maîtrise de l’environnement, mais nécessite généralement davantage de ressources internes pour administrer les serveurs, assurer leur maintenance et faire évoluer la solution. Le cloud peut alléger une partie de ces contraintes en limitant les infrastructures à maintenir sur site et en facilitant l’administration à distance. En contrepartie, l’entreprise dépend davantage du service cloud retenu, de sa disponibilité et de la qualité de la connexion réseau. Le bon modèle dépend donc autant des capacités de l’équipe informatique que du niveau d’autonomie recherché.
Les critères de choix entre cloud et on premise
Pour choisir entre cloud et on premise, il faut prendre en compte plusieurs critères : nombre de sites, mobilité des collaborateurs, ressources informatiques internes, exigences de sécurité, architecture existante et besoins de centralisation. Le cloud est souvent pertinent pour les entreprises multisites, les organisations hybrides ou celles qui souhaitent simplifier l’administration de plusieurs environnements. Une gestion on premise peut rester adaptée lorsque l’entreprise dispose déjà d’une infrastructure locale robuste et souhaite conserver un contrôle direct sur son environnement d’impression. Le choix dépend donc des ressources informatiques disponibles, du niveau de contrôle recherché et des contraintes d’exploitation de l’entreprise.
Optimiser la gestion du parc d’impression
Optimiser un parc d’impression passe d’abord par l’analyse des usages réels et de l’adéquation des équipements aux besoins de l’entreprise. L’objectif est d’éviter à la fois le suréquipement, les machines sous-utilisées et les points de saturation qui dégradent le service.
L’audit des usages et des équipements
Un audit de parc doit analyser les volumes d’impression, les équipements installés, leur localisation et la manière dont les collaborateurs les utilisent. Il permet d’identifier les machines peu sollicitées, celles qui concentrent trop d’activité ou encore les écarts entre les capacités des équipements et les besoins réels des équipes.
Cette photographie du parc constitue la base pour décider quels équipements conserver, déplacer, remplacer ou mutualiser.
L’adaptation du parc aux besoins
Adapter le parc revient à ajuster le nombre, le type et le positionnement des équipements en fonction des usages observés. Une imprimante très performante mais peu utilisée peut représenter un coût inutile, tandis qu’un équipement sous-dimensionné peut générer des files d’attente, des incidents ou davantage d’interventions. L’enjeu est donc de trouver le bon niveau d’équipement pour chaque site ou service, en tenant compte des volumes, des flux documentaires et des contraintes des utilisateurs.
Les indicateurs de pilotage du parc
Pour piloter efficacement un parc d’impression, plusieurs indicateurs doivent être suivis : volumes imprimés, part de la couleur et du noir et blanc, taux d’utilisation des équipements, disponibilité, incidents et consommation de ressources. Ces données permettent de repérer les dérives, de comparer les usages entre sites ou services et d’anticiper les besoins de maintenance ou de renouvellement. Les solutions de gestion de parc Toshiba Tec permettent notamment de centraliser le suivi des équipements, d’accéder aux statistiques d’utilisation, de surveiller l’état des machines et d’anticiper certains besoins de maintenance ou de consommables.
Réduire les coûts d’impression
Réduire les coûts d’impression ne consiste pas seulement à acheter moins cher ou à imprimer moins. Il faut analyser l’ensemble des dépenses liées au parc, identifier les usages qui génèrent des surcoûts et agir sans dégrader la disponibilité des équipements ni le confort des utilisateurs.
Les coûts directs et indirects du parc
Le coût réel d’un parc d’impression comprend à la fois des dépenses directes et indirectes. Les coûts directs regroupent notamment l’achat ou la location des équipements, les consommables et la maintenance. À cela s’ajoutent des coûts moins visibles : temps consacré au support, interventions techniques, administration du parc, consommation énergétique ou immobilisation des utilisateurs en cas de panne. Analyser ces différents postes permet d’évaluer le coût global du parc plutôt que de se limiter au prix d’un équipement ou au coût à la page.
Les leviers de réduction des coûts d’impression
Plusieurs leviers permettent de réduire les dépenses : adapter le parc aux volumes réels, limiter les impressions inutiles, encadrer l’usage de la couleur ou encore définir des règles d’impression adaptées aux besoins. Le suivi des volumes aide également à repérer les équipements surdimensionnés, les usages excessifs ou les écarts importants entre services et sites. Les outils de gestion Toshiba Tec permettent notamment d’appliquer des règles d’impression, de suivre les consommations et d’identifier plus facilement les sources de surcoûts.
L’équilibre entre coûts et qualité de service
La réduction des coûts ne doit pas se traduire par un parc sous-dimensionné ou moins disponible. Supprimer trop d’équipements, retarder certains renouvellements ou imposer des règles trop contraignantes peut générer des files d’attente, davantage d’incidents ou une perte de temps pour les collaborateurs. L’objectif est donc de rechercher le meilleur équilibre entre coût, disponibilité des équipements et simplicité d’usage. Un parc optimisé est avant tout un parc dimensionné au plus près des besoins réels de l’entreprise.
FAQ - Gestion et coûts du parc d’impression
Comment gérer un parc d’impression multisite ?
La gestion d’un parc d’impression multisite repose sur une vision centralisée des équipements, des usages et des incidents. L’entreprise doit pouvoir appliquer des règles communes, suivre les volumes par site, standardiser certains équipements et organiser la maintenance de manière homogène. Une administration centralisée facilite également la comparaison des performances et l’identification des écarts entre sites.
Qu’est-ce qu’un Managed Print Service ?
Un Managed Print Service, ou MPS, est un service de gestion déléguée du parc d’impression. Le prestataire peut prendre en charge tout ou partie du cycle de gestion : audit du parc, déploiement des équipements, supervision, maintenance, gestion des consommables et optimisation continue. L’objectif est de simplifier l’administration du parc et de mieux maîtriser ses coûts et ses performances.
Quand externaliser la gestion de son parc d’impression ?
L’externalisation devient pertinente lorsque la gestion du parc mobilise trop de ressources internes ou lorsque son niveau de complexité augmente. Elle peut notamment être adaptée aux entreprises multisites, aux parcs hétérogènes ou aux organisations qui souhaitent disposer d’un suivi régulier sans renforcer leurs équipes internes. L’intérêt dépend toutefois du niveau de contrôle que l’entreprise souhaite conserver et des compétences déjà disponibles en interne.
Comment calculer le coût réel d’une imprimante multifonction ?
Le coût réel d’une imprimante multifonction ne se limite pas à son prix d’achat ou à son loyer. Il faut intégrer l’ensemble des dépenses sur sa durée d’utilisation : consommables, maintenance, énergie, support, administration, interventions techniques et éventuels temps d’indisponibilité. Cette approche permet d’évaluer le coût total de possession, ou TCO, et de comparer les équipements sur une base plus complète.
