Découvrez nos différentes possibilités de logiciels de gestion d'impression | Solutions Toshiba Tec

Un logiciel d’impression est un programme informatique destiné à contrôler les imprimantes. Véritable outil au sein d’une entreprise, il permet de gérer les flux d’impression, mais aussi de contrôler les ressources et d’offrir de nombreuses possibilités aux utilisateurs. 

Découvrez les dessous d’un logiciel d’impression et toutes ses possibilités avec les solutions Toshiba Tec. 

Solutions de Pull-Printing

Contrôle des dépenses, sécurité et confidentialité des impressions, mobilité des collaborateurs :
en cloud ou en on-premise, mettez en place une politique d’impression adaptée à vos usages

Solution de Gestion de Parc

e-FleetManager, est un logiciel de gestion de flotte des périphériques Toshiba. Il permet de relever les compteurs, de surveiller l’état d’un parc (statut du toner, alertes, erreur) et de configurer en masse les imprimantes multifonctions (Installation On-Premise).

Logiciels d’impression

Les enjeux de la gestion d’impression dans le cadre des normes ESG

En France, depuis le 1er janvier 2024, les grandes entreprises et les PME cotées en bourse doivent progressivement mettre en œuvre un reporting extra-financier dans le cadre de la directive européenne CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive).

La maîtrise de l’activité des imprimantes est nécessaire sur les trois thématiques de la directive CSRD, qui sont : 

  • le respect des normes environnementales : la consommation de papier n’est pas écologique et pèse dans l’empreinte carbone d’une entreprise. Elle doit donc être rationalisée ; 
  • la prise en compte de facteurs sociaux : les imprimantes doivent être inclusives et favoriser un cadre de travail ergonomique ;
  • la qualité de la gouvernance d’entreprise : les données relatives aux impressions papier doivent répondre aux exigences de sécurité, de protection de la confidentialité, mais aussi de transparence à travers la mise en place de rapports détaillés.

Les entreprises peuvent répondre à ces différents enjeux en se dotant de logiciels d’impression. En effet, ces outils offrent des fonctionnalités variées permettant un pilotage optimal des imprimantes.

Les avantages des logiciels d’impression

Mettre en œuvre une politique d’impression au sein de l’entreprise grâce à une solution dédiée présente de nombreux bénéfices au-delà de la seule conformité réglementaire aux normes ESG.

1. Optimisation des coûts

Un outil de gestion des imprimantes permet de paramétrer des règles adaptées à chaque profil utilisateur, et ainsi de limiter la consommation de ressources. Cela représente environ des économies de 500 € par utilisateur et par an.

2. Productivité

Le logiciel crée des processus d’impressions automatisés, ce qui fait gagner du temps aux collaborateurs au quotidien.
logiciel documentaire
Recyclage vert

3.Sécurité des données

L’authentification par code ou par badge garantit un accès sécurisé aux documents.

4. Ecologie

Un outil spécifique engage les collaborateurs dans une démarche responsable, en les sensibilisant à leur consommation de papier.

5. Pilotage de performance

Les services de gestion d’impression collectent des informations dématérialisées permettant de piloter les frais de consommation de fournitures.

Fonctionnalités clés

Le choix d’un logiciel dépend de plusieurs facteurs de nature stratégiques, techniques et collaboratifs.

1. Interface conviviale

Les fonctionnalités doivent être simples d’utilisation, avec des commandes claires et intuitives. Le design doit être esthétique. Les utilisateurs doivent avoir la possibilité de personnaliser l’interface. Enfin, la compatibilité du logiciel avec différents supports (smartphone, tablette) est à prendre en compte.

2. Rapports détaillés

Afin de suivre la performance des activités d’impressions, la solution doit fournir des rapports exhaustifs. Les données doivent être de qualité, c’est-à-dire pouvant préciser les utilisateurs, la localisation, la période et le document. La solution doit également pouvoir générer des tableaux de bord visuels et interactifs, exportables sous différents formats et personnalisables.

imprimante multifonctions
Logiciels d’impression

3. Capacités de collaboration

Un logiciel d’impression performant doit faciliter le travail d’équipe, et pour cela, proposer un accès partagé aux rapports, avec des fonctionnalités de contrôle de version et de gestion des révisions. Les rapports doivent également pouvoir être intégrés à d’autres plateformes de travail collaboratif. 

4. Calcul avancé des coûts

En déployant une solution d’impression, l’entreprise rationalise ses dépenses. Elle a besoin pour cela de connaître les montants par utilisateur, projet ou service, mais aussi de réaliser des scénarios financiers et budgétaires grâce à l’outil. 

Les avantages des logiciels d’impression Toshiba Tec

Toshiba-Tec offre deux types de logiciels d’impression :

  • le « Pull printing » : les documents à imprimer sont en file d’attente, et l’impression n’est déclenchée que quand les collaborateurs se rendent à la machine pour imprimer avec leur carte ;

  • les outils de gestion de parc : ces solutions proposent un dispositif global de supervision (maintenance, utilisation, stocks).

imprimante professionnelle
imprimante professionnelle

1. Les solutions de Pull Printing E-follow cloud, Gespage et Papercut

Ces outils présentent de nombreux avantages :

  • contrôle des dépenses : le processus d’impression est validé de manière manuelle, lorsque le collaborateur se déplace à la machine ;
  • sécurité et confidentialité : les documents sont attribués à un seul identifiant sécurisé par un code ou une carte ;
  • mobilité des collaborateurs : n’importe où dans l’entreprise, les documents sont imprimables.

 

Notre solution E-follow cloud permet d’héberger de manière flexible, économique et sécurisée le logiciel d’impression tandis que nos solutions on-premise Gespage et Papercut permettent une meilleure personnalisation du logiciel en fonction de vos besoins.

2. Les solutions de gestion de parc e-FleetManager

La solution E-Fleetmanager est une approche plus globale des imprimantes

L’objectif est d’optimiser le pilotage de votre flotte de logiciels Toshiba.

Ses avantages sont les suivants :

  • monitoring de l’état des machines : le relevé des compteurs optimise les dépenses, prévoit les besoins en termes de maintenance et fournit des rapports détaillés sur l’état du parc ;
  • surveillance du parc multifonctions : cette fonctionnalité gère le parc de manière centralisée, détecte rapidement les pannes et les dysfonctionnements et informe sur le statut du toner ;
  • configuration des imprimantes multifonctions : cette application simplifie l’installation, personnalise les paramètres de l’imprimante et minimise les problèmes de paramétrage.
imprimante professionnelle
Logiciels d’impression

Pourquoi utiliser les logiciels Toshiba Tec

Les points forts des fonctionnalités Toshiba Tec résident dans notre technologie de pointe, et notre design d’outil orienté vers la productivité et l’optimisation des processus. Quels sont les atouts de notre gamme de logiciel d’impression ? 

1. Maximisation de l’efficacité

Nos solutions permettent non seulement de réduire les frais, mais aussi d’augmenter la productivité en minimisant les temps d’arrêt et en optimisant l’utilisation des équipements.

2. Augmentation de la rentabilité

Nos outils de suivi aident au pilotage de l’utilisation des imprimantes et des coûts associés. Cette transparence financière aide à justifier les investissements en matière d’infrastructure et à mieux allouer les ressources budgétaires.

3. Gain de temps

En se concentrant sur l’automatisation des tâches et la simplification des processus d’impression, nos solutions améliorent la réactivité aux demandes et permettent aux équipes de se consacrer aux tâches à plus forte valeur ajoutée.

4. Agilité

Nos logiciels rendent les entreprises agiles en adaptant rapidement leurs capacités d’impression aux besoins changeants du marché. Cette flexibilité favorise le travail à distance, améliore la collaboration et soutient les environnements de travail modernes où la mobilité est essentielle.

5. Amélioration de la prise de décision

Les outils analytiques intégrés aux solutions Toshiba Tec fournissent des données utiles sur l’utilisation des imprimantes, les tendances d’impression et leurs montants. Ces informations permettent aux entreprises de s’appuyer sur des données plus documentées pour prendre leurs décisions.

Logiciels d’impression
automatisation processus

6. Augmentation des gains d’appels d’offres

Les logiciels Toshiba Tec offrent des options avancées de sécurité des données, d’activité des utilisateurs et de conformité aux normes réglementaires, critères essentiels dans le contexte d’appels d’offres. 

7. Préparation automatisée de l’impression

L’automatisation des processus de préparation des travaux d’impression réduit les erreurs humaines et les retards. Les utilisateurs peuvent planifier et prévisualiser leurs tâches de manière intuitive.

8. Inventaire numérique des pièces

Les fonctionnalités avancées de suivi des stocks et de réapprovisionnement sont automatisées. 

Les entreprises peuvent ainsi surveiller en temps réel les niveaux de toner, de papier et d’autres consommables, et assurer la continuité des opérations.

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