Solution Cloud de signature électronique
La signature électronique a désormais la même valeur légale qu’une signature manuscrite. A l’heure où la cybersécurité devient essentielle, la signature électronique constitue un élément central pour garantir et pérenniser la confiance numérique.
Avec la solution Sysnea e-Signature, vous sécurisez et simplifiez vos processus de signature avec vos clients, fournisseurs, partenaires et collaborateurs avec une signature électronique légale et sûre, conforme à la réglementation européenne eIDAS. Selon la directive européenne de 1999, la signature électronique se définit comme « une donnée sous forme électronique, qui est jointe ou liée logiquement à d’autres données électroniques et qui sert de méthode d’authentification. »
La signature manuelle poursuit son déclin naturel
La signature manuelle des documents et contrats sur papier présente en effet de nombreux inconvénients :
- Le processus de signature et de validations multiples est très chronophage, en particulier avec les délais postaux et le temps passé à traiter des documents papier (validation, recherche, classement, duplication…).
- Les signataires doivent être présents physiquement pour authentifier les documents.
- La signature manuscrite n’est pas sécurisée, avec le risque de perte de documents ou d’usurpation de signature.
- Elle coûte cher : frais de papier, de scan, d’impression, de déplacements, d’envois, de temps perdu à chercher la bonne information et le bon document… Par exemple, pour la signature de contrats, un processus dématérialisé réduit les coûts de moitié par rapport à un processus papier standard, tout en réduisant les risques, selon le cabinet Teknowlogy Group.
- Elle n’est pas écologique : une signature électronique émet seulement 25 grammes de C0² contre 45 grammes pour une signature manuscrite, d’après une évaluation de Serda Conseil.
Compte tenu du volume de documents qu’il faut authentifier par de multiples signatures (contrats commerciaux, de partenariat, de distribution, transactions financières, bons de commande et de livraison, notes de frais, attestation de formation, contrats de travail…), on comprend que ces inconvénients deviennent vite des lourdeurs qu’il faut éliminer avec une solution adaptée.
Sécurisez vos processus de validation avec la signature électronique
Les enjeux sont majeurs, face à la vulnérabilité des systèmes d’information aux cyberattaques et à la montée des fraudes telles l’usurpation d’identité ou les fraudes aux faux fournisseurs. Selon le Baromètre la cybersécurité des entreprises, publié en 2024 par l’association professionnelle Cesin et réalisé par l’institut de sondage OpinionWay, 30 % des entreprises ont été victimes, en 2023, d’usurpation d’identité et 18 % de transactions frauduleuses. Les conséquences financières peuvent se révéler catastrophiques.
Pour répondre concrètement au besoin d’authentification des signatures, la plateforme de signature électronique de Toshiba, Sysnea e-Signature, vous propose une solution de signature simple, agile avec des avantages incontournables : un véritable gain de temps, même à distance, également en télétravail, une diminution significative des coûts opérationnels comme les frais postaux et d’archivage, une réduction des temps de déplacement, souvent inutiles. Vous pouvez ainsi créer vos circuits de signature en seulement quelques clics, depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone.
Facilitez la validation de vos documents importants
La signature électronique est la solution la plus simple pour faire approuver vos décisions et signer tous vos documents : contrats, devis, bons de commandes, notes de frais, et bien d’autres documents produits au quotidien par les organisations, leurs clients et leurs partenaires. Par rapport à la signature manuelle, caractérisée par un processus de validation très lourd, avec Sysnea e-Signature, vous pouvez sereinement automatiser et raccourcir les délais de validation de vos documents numériques, formaliser le consentement ou l’approbation de vos interlocuteurs, de façon totalement sécurisée.
Sysnea e-Signature est une plateforme Cloud simple et ergonomique de gestion de circuits de signature pour faciliter la vie de vos équipes. Elle propose les fonctionnalités indispensables pour couvrir l’essentiel des usages :
- Un choix du parcours de signature avec plusieurs signataires.
- Un usage multi-signataires et multi-documents pour gérer le maximum de cas d’usage.
- Un suivi en temps réel du circuit de signature (workflow de signature parallèle et séquentiel).
- Des relances automatiques de l’ensemble des signataires.
- Un tableau de bord et une génération de rapports.
- Une interface adaptée à un usage mobile.
Garantissez la valeur légale de vos documents
Toshiba s’appuie sur un spécialiste français, expert de la signature électronique depuis plus de vingt ans, pour vous proposer une solution innovante qui respecte des conditions et des normes fixées et contrôlées par les autorités européennes et françaises.
Cela nous permet de vous apporter toutes les garanties de sécurité et de conformité, afin de conférer une valeur probante à vos documents signés en cas de litiges, de contentieux ou de contrôle des pouvoirs publics.
Sysnea e-Signature inclut les critères principaux que doit respecter une signature électronique :
- Une double authentification, requise à chaque opération, de la personne qui signe : le signataire est authentifié à la fois par son e-mail et son numéro de téléphone portable grâce à un code à usage unique (OTP, One Time Password), envoyé par SMS.
- L’expression renforcée du consentement du signataire avec des textes personnalisables et des cases à cocher, horodatées et tracées dans le fichier de preuve ;
- La garantie de l’intégrité du document, c’est-à-dire que son contenu soit figé dans le temps et impossible à modifier. L’horodatage de l’offre Sysnea e-Signature est qualifié eIDAS, ce qui garantit l’intégrité du document à la date et à l’heure de la signature depuis une source de temps fiable. La collecte des données personnelles est conforme aux obligations du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
- Une conservation à valeur probante pérenne du document signé, est proposée en standard pour garantir l’intégrité du document et la fiabilité des éléments de la signature pendant toute la durée de stockage. Pour garantir la souveraineté numérique, la solution est hébergée dans des datacenters français.
Les usages de la signature électronique se répandent dans de plus en plus de secteurs (banques, notaires, profession juridiques, immobilier, ressources humaines…). La signature électronique fait partie intégrante des outils indispensables pour répondre aux besoins de dématérialisation. Les solutions de signature électronique s’intègrent parfaitement avec d’autres applications telles que la gestion électronique de documents.
Foire aux questions
La signature électronique est une technologie permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et l’authentification de son auteur pour s’assurer que l’acte ne puisse être remis en question (non répudiation).
Les trois objectifs majeurs de la signature électronique :
• Garantir l’intégrité d’un document (s’assurer que le document n’ait pas été altéré/modifié entre sa signature et sa consultation).
• Authentifier le signataire (s’assurer de l’identité de la personne signataire du document)
• Rapporter la preuve du consentement
Pour répondre à ces objectifs, la signature doit avoir les caractéristiques suivantes :
• Authentique : Possibilité de retrouver l’identité du signataire de manière certaine
• Infalsifiable : une personne ne peut pas se faire passer pour un autre
• Non réutilisable : la signature présente dans le document signé ne peut être déplacée/réutilisée dans un autre document
• Inaltérable : Le document signé ne peut plus le modifier
• Irrévocable : La personne qui a signé ne peut le contester
Une signature numérisée peut consister en une simple image de votre signature manuscrite apposée dans un document (Word, PDF, etc.). Du fait de son manque de traçabilité et de sécurité (usage abusif d’une signature manuscrite récupérée d’un autre document, absence d’intégrité du document signé, etc.), ce procédé de signature n’est pas reconnu juridiquement.
Une signature électronique repose quant à elle sur l’authentification du signataire et sur une technologie de cryptographique qui fournit un haut niveau de sécurité et d’intégrité au document.
Le cachet-serveur peut être comparé au tampon de l’entreprise auparavant apposé sur les documents papier. Le cachet-serveur est une version numérique du tampon de l’entreprise. Il permet de sceller des documents au nom des entreprises et des entités publiques (personne morale). Tout comme la signature électronique, le cachet-serveur garanti l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’un document envoyé par voie électronique. La signature cachet-serveur permet de signer simultanément d’importants volumes de documents tels que les factures clients ou les bulletins de salaire des collaborateurs.
La loi du 13 mars 2000 stipule que « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve, au même titre que l’écrit sur support papier ».
Ainsi, la signature électronique possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite et peut s’appliquer aux mêmes documents que leur version papier :
– Les contrats de travail
– Les contrats commerciaux ;
– Les accords-cadres
– Les documents liés à la Qualité
– Les factures, devis, bons de livraisons
– Les mandats et les compromis de vente
– Les documents comptables
– Les documents juridiques
Concernant les documents très sensibles, la mise en place d’une signature électronique est possible, mais doit respecter des critères de sécurité et de certification d’identité plus importants (signature eIDAS Qualifiée)
Gain de temps :
La signature numérique permet de réduire de manière drastique les temps nécessaires aux processus de transmissions. Quand une demande de signature se fait par voie électronique, elle est instantanée. Le signataire est immédiatement notifié par voie de mail avec un lien vers la plateforme de signature sécurisée. Une fois son identité vérifiée, le processus de signature peut être réalisé en l’espace d’un instant. Selon Docusign, 80% des documents sont signés dans la journée et 64% en moins d’une heure. Le constat est sans appel, car la signature manuelle avec envoi postal prend en moyenne 8 jours.
Gain financier :
Autre avantage de la signature numérique, la réduction très importante des coûts d’impression (suppression des impressions papier), d’expédition (suppression des affranchissements) et de traitement (mises sous pli).
Suivi de l’état d’avancement des signatures :
Lors de la signature d’un contrat et que plusieurs personnes doivent signer le document, il est difficile de suivre l’avancement des signatures. La signature électronique vous permet de définir votre parcours des signataires et d’être informé en temps réel de l’état d’avancement de vos documents.
Signature des documents en tous lieux :
Les applications de signature électronique fonctionnent sur les ordinateurs et les applications mobiles. Une simple connexion internet suffit. Vous accédez et signez vos documents où que vous soyez, source de gain de temps considérable pour vous et votre organisation.
Pour l’émetteur du document (le signataire), la signature électronique doit, avant tout, utiliser un certificat valide. Les certificats peuvent être fournis par des prestataires de certification électronique et doivent respecter les référentiels RGS (Référentiel Général de Sécurité) pour la France et/ou eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services) pour l’Europe. L’outil de signature (l’interface utilisée par le signataire pour consulter et signer le document), doit contrôler la validité du certificat de signature.
Pour le destinataire du document signé électroniquement (pour signature ou conservation), reste à vérifier la validité de la signature électronique de l’émetteur. Depuis un fichier PDF généré par le logiciel Adobe, la signature est généralement intégrée au document. Un simple coup d’œil dans le panneau de signature d’Adobe permet ce contrôle. Si une “coche” verte apparaît, le certificat est valide et la signature recevable. En revanche, si la “coche” est orange ou rouge, c’est qu’une anomalie a été détectée par Adobe (cela peut être uniquement le fait qu’Adobe ne connaît pas le certificat par exemple).Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France ont ainsi l’obligation de transmettre aux autorités fiscales l’ensemble des données issues des transactions non-concernées par la facturation électronique.
Les entreprises concernées doivent réaliser l’e-reporting pour les opérations suivantes :
• La transmission de données de paiement sur les ventes de prestations de services ;
• Les ventes et prestations effectuées auprès d’opérateurs étrangers ;
• Les ventes et prestations effectuées auprès de particuliers.
L’entrée en vigueur de la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 indique que la signature électronique engage le consentement du signataire de la même façon que la signature manuscrite. De plus, l’article 1316-4 du Code civil nous informe que la signature électronique constitue une preuve littérale au même titre qu’une signature manuscrite, sous réserve de « l’utilisation d’un procédé de signature fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».
