Solution Cloud de signature électronique
La signature électronique a désormais la même valeur légale qu’une signature manuscrite. A l’heure où la cybersécurité devient essentielle, la signature électronique constitue un élément central pour garantir et pérenniser la confiance numérique.
Avec la solution Sysnea e-Signature, vous sécurisez et simplifiez vos processus de signature avec vos clients, fournisseurs, partenaires et collaborateurs avec une signature électronique légale et sûre, conforme à la réglementation européenne eIDAS. Selon la directive européenne de 1999, la signature électronique se définit comme « une donnée sous forme électronique, qui est jointe ou liée logiquement à d’autres données électroniques et qui sert de méthode d’authentification. »
La signature manuelle poursuit son déclin naturel
La signature manuelle des documents et contrats sur papier présente en effet de nombreux inconvénients :
- Le processus de signature et de validations multiples est très chronophage, en particulier avec les délais postaux et le temps passé à traiter des documents papier (validation, recherche, classement, duplication…).
- Les signataires doivent être présents physiquement pour authentifier les documents.
- La signature manuscrite n’est pas sécurisée, avec le risque de perte de documents ou d’usurpation de signature.
- Elle coûte cher : frais de papier, de scan, d’impression, de déplacements, d’envois, de temps perdu à chercher la bonne information et le bon document… Par exemple, pour la signature de contrats, un processus dématérialisé réduit les coûts de moitié par rapport à un processus papier standard, tout en réduisant les risques, selon le cabinet Teknowlogy Group.
- Elle n’est pas écologique : une signature électronique émet seulement 25 grammes de C0² contre 45 grammes pour une signature manuscrite, d’après une évaluation de Serda Conseil.
Compte tenu du volume de documents qu’il faut authentifier par de multiples signatures (contrats commerciaux, de partenariat, de distribution, transactions financières, bons de commande et de livraison, notes de frais, attestation de formation, contrats de travail…), on comprend que ces inconvénients deviennent vite des lourdeurs qu’il faut éliminer avec une solution adaptée.
Sécurisez vos processus de validation avec la signature électronique
Les enjeux sont majeurs, face à la vulnérabilité des systèmes d’information aux cyberattaques et à la montée des fraudes telles l’usurpation d’identité ou les fraudes aux faux fournisseurs. Selon le Baromètre la cybersécurité des entreprises, publié en 2024 par l’association professionnelle Cesin et réalisé par l’institut de sondage OpinionWay, 30 % des entreprises ont été victimes, en 2023, d’usurpation d’identité et 18 % de transactions frauduleuses. Les conséquences financières peuvent se révéler catastrophiques.
Pour répondre concrètement au besoin d’authentification des signatures, la plateforme de signature électronique de Toshiba, Sysnea e-Signature, vous propose une solution de signature simple, agile avec des avantages incontournables : un véritable gain de temps, même à distance, également en télétravail, une diminution significative des coûts opérationnels comme les frais postaux et d’archivage, une réduction des temps de déplacement, souvent inutiles. Vous pouvez ainsi créer vos circuits de signature en seulement quelques clics, depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone.
Facilitez la validation de vos documents importants
La signature électronique est la solution la plus simple pour faire approuver vos décisions et signer tous vos documents : contrats, devis, bons de commandes, notes de frais, et bien d’autres documents produits au quotidien par les organisations, leurs clients et leurs partenaires. Par rapport à la signature manuelle, caractérisée par un processus de validation très lourd, avec Sysnea e-Signature, vous pouvez sereinement automatiser et raccourcir les délais de validation de vos documents numériques, formaliser le consentement ou l’approbation de vos interlocuteurs, de façon totalement sécurisée.
Sysnea e-Signature est une plateforme Cloud simple et ergonomique de gestion de circuits de signature pour faciliter la vie de vos équipes. Elle propose les fonctionnalités indispensables pour couvrir l’essentiel des usages :
- Un choix du parcours de signature avec plusieurs signataires.
- Un usage multi-signataires et multi-documents pour gérer le maximum de cas d’usage.
- Un suivi en temps réel du circuit de signature (workflow de signature parallèle et séquentiel).
- Des relances automatiques de l’ensemble des signataires.
- Un tableau de bord et une génération de rapports.
- Une interface adaptée à un usage mobile.
Garantissez la valeur légale de vos documents
Toshiba s’appuie sur un spécialiste français, expert de la signature électronique depuis plus de vingt ans, pour vous proposer une solution innovante qui respecte des conditions et des normes fixées et contrôlées par les autorités européennes et françaises.
Cela nous permet de vous apporter toutes les garanties de sécurité et de conformité, afin de conférer une valeur probante à vos documents signés en cas de litiges, de contentieux ou de contrôle des pouvoirs publics.
Sysnea e-Signature inclut les critères principaux que doit respecter une signature électronique :
- Une double authentification, requise à chaque opération, de la personne qui signe : le signataire est authentifié à la fois par son e-mail et son numéro de téléphone portable grâce à un code à usage unique (OTP, One Time Password), envoyé par SMS.
- L’expression renforcée du consentement du signataire avec des textes personnalisables et des cases à cocher, horodatées et tracées dans le fichier de preuve ;
- La garantie de l’intégrité du document, c’est-à-dire que son contenu soit figé dans le temps et impossible à modifier. L’horodatage de l’offre Sysnea e-Signature est qualifié eIDAS, ce qui garantit l’intégrité du document à la date et à l’heure de la signature depuis une source de temps fiable. La collecte des données personnelles est conforme aux obligations du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
- Une conservation à valeur probante pérenne du document signé, est proposée en standard pour garantir l’intégrité du document et la fiabilité des éléments de la signature pendant toute la durée de stockage. Pour garantir la souveraineté numérique, la solution est hébergée dans des datacenters français.
Les usages de la signature électronique se répandent dans de plus en plus de secteurs (banques, notaires, profession juridiques, immobilier, ressources humaines…). La signature électronique fait partie intégrante des outils indispensables pour répondre aux besoins de dématérialisation. Les solutions de signature électronique s’intègrent parfaitement avec d’autres applications telles que la gestion électronique de documents.
