Automatiser le traitement de ses factures fournisseurs : les solutions Sysnea et Docuware

Capturez les données de vos factures fournisseurs, papier ou numérique, pour alimenter automatiquement votre logiciel comptable ou votre ERP et effectuer vos règlements dans le respect des échéances.

La dématérialisation des factures fournisseurs vous permet de saisir, classer, sauvegarder, traiter l’ensemble de vos factures fournisseurs afin de fluidifier, sécuriser et automatiser vos traitements.

Voici ce que vous apporte la dématérialisation de vos factures :

Economie : Réduisez jusqu’à 80% sur vos coûts de traitement de factures
Productivité : Réduisez de 5 à 20 fois vos délais de traitement.

Sysnea fournisseurs

docuware by Toshiba

Comprendre l'obligation de dématérialiser les factures fournisseurs

En France, l’application de la loi de finances 2024 a entraîné l’obligation pour les entreprises soumises à la TVA de dématérialiser leurs factures.

Cette réglementation s’appliquera aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire dès septembre 2026, et en septembre 2027 pour les TPE (Très Petites Entreprises) et PME (Petites et Moyennes Entreprises).

La réforme porte sur deux aspects : la facturation électronique (ou “e-invoicing”) et la transmission électronique des données fiscales (ou “e-reporting”).

Certaines entreprises ne sont concernées que par la dématérialisation des données fiscales, et non par la facturation électronique. Il s’agit des exceptions suivantes :

Lors de transactions internationales ou au sein de l’Union européenne ;
Lors de transactions avec les particuliers (BtoC) ;
Certains secteurs spécifiques comme la santé, l’enseignement et la formation, l’immobilier, les associations à but non lucratif, les opérations bancaires et financières ainsi que les opérations d’assurance et de réassurance.

Concrètement, cela signifie que ces types de fournisseurs seront seulement soumis à l’obligation de la transmission électronique de leurs données fiscales, et donc, pourront continuer à utiliser la facturation papier.

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1. Les objectifs de la réforme

Ces nouvelles obligations s’inscrivent dans un contexte de digitalisation de l’administration fiscale, initiée dès les années 2010 par une directive de l’Union européenne.

Ses objectifs sont les suivants :

Lutter contre la fraude à la TVA: la gestion dématérialisée des factures favorise le contrôle ;
Moderniser l’économie: la réforme contraint les entreprises à se digitaliser en mettant en place des logiciels qui remplacent le papier ;
Améliorer le pilotage financier et budgétaire de l’État: les données fiscales sont rapidement accessibles avec des sources centralisées pour un pilotage budgétaire plus efficace ;
Renforcer la compétitivité des entreprises : la dématérialisation économise de la main d’œuvre ;
Simplifier les démarches administratives des entreprises: les déclarations fiscales peuvent être pré-remplies et ainsi faire gagner du temps aux entreprises.

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2. Une réforme qui change le mode de gestion des factures

Les deux conséquences principales de la dématérialisation des factures pour les entreprises sont de devoir émettre les factures par voie électronique et transmettre leurs données financières à l’administration fiscale.

Le processus de gestion des factures connaît ainsi de nombreux changements, notamment quant à l’émission de factures, ou e-invoicing :

Le contenu : un certain nombre d’informations obligatoires, définies par l’administration fiscale, doivent figurer sur la facture au format électronique ;
La transmission : celle-ci est à réaliser obligatoirement soit via le portail public Chorus, soit via des plateformes privées certifiées, appelées Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

Mais également quant à la transmission des données financières, ou e-reporting :

Les entreprises réalisant la facturation électronique devront afficher sur chaque facture des données complémentaires demandées par l’État ;
Certains secteurs ne sont pas concernés par l’e-invoicing, mais devront adopter un système automatisé et dématérialisé pour répondre à l’obligation de transmission de données numériques.

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Les enjeux et avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs

S’il s’agit d’une transformation importante, le passage des factures papier à des solutions de dématérialisation numériques apportera à terme de nombreux avantages aux entreprises.

1. Conformité réglementaire

En modernisant leur système de facturation, les entreprises peuvent exercer leur activité en conformité avec la loi française.

La loi sanctionne le non-respect aux obligations de e-invoicing et e-reporting :

15 € par facture si l’entreprise n’émet pas de facture électronique – plafonnée à 15 000 € par année civile ;
250 € si l’entreprise ne transmet pas ses données fiscales au format électronique – plafonnée à 15 000 € par année civile.

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2. Sécurité

Les factures dématérialisées aident les entreprises à mieux lutter contre la fraude en interne et en externe.

La facturation électronique garantit la qualité et la fiabilité des données. Elle facilite le contrôle et renforce ainsi la sécurité des transactions financières entre clients et fournisseurs.

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3. Compatibilité avec les systèmes d’information

Les factures dématérialisées aident les entreprises à mieux lutter contre la fraude en interne et en externe.

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4. Excellence opérationnelle

La dématérialisation des factures améliore la productivité des entreprises : en effet, celle-ci réduit de 5 à 20 fois les délais de traitement de facturation, tout en veillant à la qualité et à la conformité des factures.

Les gains de productivité sont réalisés grâce à :

Une gestion de la facturation plus facile (la dématérialisation des factures permet de saisir, classer, sauvegarder, et traiter les documents avec efficacité) ;
Une plus grande automatisation des tâches ;
Des processus comptabilité et finance plus fluides

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5. Optimisation financière

Une meilleure productivité a un impact financier immédiat pour l’entreprise : la gestion dématérialisée réduit ainsi jusqu’à 80% les coûts de traitement de factures.

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6. Amélioration de la relation fournisseurs

La modernisation du système de facturation évite les erreurs comptables, simplifie et accélère le processus de paiement. Cela permet une meilleure communication entre clients et partenaires, et garantit une plus grande qualité de service.

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7. Pilotage de la performance data driven

Les factures électroniques de fournisseurs peuvent alimenter automatiquement le logiciel comptable ou l’ERP à partir de données numériques.

Les entreprises optimisent ainsi considérablement leur système de pilotage de la performance en ayant à disposition, en temps réel et sur une seule plateforme, les informations financières dont elles ont besoin.

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Mettre en œuvre l'automatisation du traitement des factures fournisseurs

À l’approche de l’entrée en vigueur de la loi, l’automatisation du dispositif de facturation devient une priorité.

Pour transformer le format de traitement des factures et le rendre conforme aux obligations légales, les entreprises doivent :

Évaluer le volume de flux papier entrants provenant des fournisseurs ;
Utiliser un système de dématérialisation des flux;
Adapter les processus métier pour les automatiser au maximum, de la réception au paiement en passant par la validation comptable et l’archivage.

L’automatisation de ces tâches fait donc évoluer l’approche des services internes de l’entreprise et ne se limite pas à la numérisation du document.

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Comment choisir les outils de dématérialisation des factures fournisseurs ?

Il existe deux approches de dématérialisation des factures, l’une ciblée, l’autre plus globale.

L’automatisation du processus cible

Cette solution consiste à acquérir un outil de dématérialisation spécialisé dans les factures fournisseurs.

Les avantages sont :

L’installation rapide de la solution ;
L’intégration aux systèmes d’information ;
La mise en œuvre de la facturation électronique avec des délais réduits.

L’automatisation complète de tous les documents entrants de l’entreprise

La dématérialisation des factures peut être effectuée grâce à la refonte complète du dispositif de gestion documentaire.

La mise en place d’un système de Gestion Électronique des Documents (GED) répond à un besoin global de l’organisation de disposer de fonctionnalités multiples, avec des avantages tels que :

La centralisation des informations ;
La sécurité des données de vos fournisseurs ;
La mise en place de workflows pour de nombreux processus.

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Les avantages des solutions Sysnea et Docuware

Toshiba Tec propose des logiciels de numérisation, d’archivage et de workflows dans le domaine de la facturation fournisseur.

Sysnea fournisseur, un logiciel connecté avec votre ERP

Sysnea fournisseur permet d’extraire vos données fournisseurs en imprimé ou en numérique pour les intégrer directement à votre système informatique comptable.

Ce logiciel a comme points forts :

L’automatisation de toutes les étapes du cycle de gestion de la facture fournisseur ;
Des workflows conditionnels: les documents circulent entre plusieurs valideurs et les échéances de paiement sont respectées ;
L’extraction de lignes des factures : les rapprochements comptables sont effectués automatiquement dans l’interface.

Docuware, une GED adaptée à l’automatisation sur mesure

La solution de GED Docuware est une technologie cloud pouvant créer des workflows numériques personnalisables dans l’organisation.

Les atouts de Docuware sont :

La configuration clé en main modulable selon le projet et les besoins de l’entreprise ;
L’automatisation de processus entraînant une réduction de coût de gestion des opérations et une accélération de la prise de décision ;
La compatibilité avec les principaux ERP du marché.

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Nos solutions d'automatisation des factures fournisseurs

Sysnea fournisseurs

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Pourquoi choisir Toshiba Tec ?

Notre entreprise est leader dans le domaine de la gestion électronique des documents.

Nous sommes reconnus pour :

Notre expertise dans les projets de transformation numérique des entreprises, alliant technologie, dématérialisation de tout type de document, et compréhension de vos processus métier ;
Nos fonctionnalités de dématérialisation tenant compte de tout le cycle de vie de la facture fournisseur ;
La qualité de notre service client.

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1. Les objectifs de la réforme

2. Une réforme qui change le mode de gestion des factures

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2. Sécurité

3. Compatibilité avec les systèmes d’information

4. Excellence opérationnelle

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