Sysnea 360, une GED évolutive et intelligente
Découvrez Sysnea 360, notre solution de Gestion Électronique de Documents (GED) modulaire, déployable en Cloud ou On-premise, avec un accompagnement sur mesure.
Centralisation, workflows automatisés, OCR intelligent, conformité à la réforme facture électronique 2026 et sécurité ISO 27001, Sysnea 360 n’est pas seulement une solution complète et puissante, elle a été conçue pour vous permettre de mettre en œuvre vos projets à votre rythme, sur les périmètres qui sont les plus importants pour votre entreprise.
Pourquoi opter pour une GED ?
Dans une entreprise moderne, le volume d’informations générées et échangées augmente de façon exponentielle. Sans solution de gestion documentaire performante, ces données (devis, factures, notes de frais, contrats…)restent éparpillées et difficiles à exploiter.
La Gestion Électronique de Documents (GED) offre une réponse concrète à ce défi. Elle garantit un accès rapide et sécurisé aux informations, tout en simplifiant leur partage entre collaborateurs, partenaires, clients et fournisseurs. Grâce à l’automatisation des processus et à l’intégration avec les différents logiciels métiers, la GED fluidifie les flux de travail et améliore la productivité.
Ses principaux atouts se concentrent sur trois axes essentiels :
- Accessibilité : retrouver facilement chaque document au bon moment.
- Collaboration : renforcer la synergie entre équipes internes et externes.
- Efficacité opérationnelle : optimiser les processus métiers et réduire les coûts.
Adopter une solution GED, c’est investir dans un outil stratégique qui permet de gagner du temps, d’améliorer la performance globale et de réaliser des économies substantielles.
Sysnea 360, la GED qui fait évoluer votre entreprise
Toshiba aide les entreprises à maîtriser leurs documents et à automatiser leurs processus grâce à Sysnea 360, une plateforme GED 360° pensée pour accompagner votre transformation digitale à votre rythme. Accessible depuis tous vos appareils, interopérable avec vos ERP/CRM et conforme aux exigences réglementaires, Sysnea 360 réduit les coûts, accélère les processus et sécurise votre patrimoine documentaire.
Pourquoi choisir Sysnea 360 ?
Sysnea 360 centralise, structure et synchronise l’ensemble des informations éparpillées dans votre organisation. Fini les tableaux isolés, les fichiers qui circulent par e-mail ou les systèmes qui ne communiquent pas entre eux : toutes vos données deviennent accessibles au sein d’un écosystème unique, intelligent et évolutif.
Centralisation des documents
un référentiel unique pour devis, factures, contrats, courriers… accessible 7j/7.
Automatisation par workflows
validation, approbation et routage simplifiés pour réduire les délais et les erreurs humaines.
OCR et indexation intelligente
reconnaissance documentaire pour un classement automatique et une recherche rapide
Sécurité & conformité
chiffrement, gestion fine des droits, traçabilité et conformité RGPD ; solution certifiée ISO 27001.
Conforme PA 2026
prise en charge des flux via plateformes agréées (ex-PDP)
Une solution au service de tous les métiers et de la performance globale de votre entreprise
Sysnea 360 est une solution complète et évolutive, pensée pour répondre aux besoins de tous les métiers et de toutes les tailles d’entreprise, quelle que soit leur maturité digitale. Elle centralise et sécurise vos informations, les rend facilement accessibles et partageables, et favorise la collaboration entre les équipes.
Grâce à ses fonctionnalités modulaires, Sysnea 360 permet de modéliser, optimiser et automatiser vos processus métiers, qu’il s’agisse de finance, ressources humaines, administratif, juridique, ou commercial.
La plateforme s’adapte à vos besoins et à votre rythme de transformation digitale. Que vous soyez une PME en pleine croissance ou un grand groupe déjà digitalisé, Sysnea 360 accompagne chaque métier de votre entreprise, en offrant un environnement de travail sécurisé, performant et unifié. Elle favorise l’efficacité opérationnelle, la productivité et la fiabilité des données, tout en consolidant votre transformation digitale.
SYSNEA 360 : LES BÉNÉFICES
du patrimoine documentaire
par réduction du temps de traitement
via des espaces de travail dédiés
améliorés des documents
avec CRM, ERP, SIRH
Mobilité 7/7
avec accès permanent
Pilotage et décision
grâce à des outils personnalisés
Délais réduits
par digitalisation et automatisation
Productivité accrue
avec accès aux documents et versions
Conformité règlementaire
aux exigences légales
Sysnea 360 : une GED évolutive pour s’adapter à chaque organisation
Toshiba propose une offre GED structurée en trois niveaux pour répondre aux besoins variés des organisations, de la gestion documentaire de base à l’orchestration complète des processus métier.
- ACCESS : Une solution simple et rapide à déployer, idéale pour centraliser et sécuriser les documents.
- ADVANCED : Des fonctionnalités étendues pour automatiser les workflows, améliorer la collaboration et intégrer les processus métier.
- ABSOLUTE : Une solution sur mesure, hautement personnalisable, intégrant des modules avancés de conformité, de reporting et d’interopérabilité.
Nos experts accompagnent chaque projet avec une vraie expertise en gestion documentaire et en transformation digitale. Ils vous accompagnent à chaque étape, de l’analyse de vos besoins jusqu’au déploiement, pour concevoir une solution parfaitement alignée avec votre environnement, vos enjeux métiers et vos objectifs de performance. Leur expertise garantit un projet maîtrisé, un accompagnement sur mesure et un haut niveau de service.
SYSNEA 360, déclinée en trois niveaux – ACCESS, ADVANCED et ABSOLUTE – permet de répondre aussi bien aux besoins essentiels de centralisation documentaire qu’aux exigences les plus avancées d’automatisation et de pilotage des processus métier.
Sécurité & conformité
Sysnea360 garantit la protection complète de vos informations sensibles. Avec des certifications internationales, Sysnea 360 offre une solution robuste et fiable.
- Conformité RGPD : Respect strict des normes européennes de protection des données.
- Sécurité avancée : Chiffrement des données, gestion des accès et traçabilité complète. Dans le cadre de l’IDP, les données traitées par l’IA ne sortent pas de l’entreprise.
- Intégration universelle : Compatible avec les systèmes ERP, CRM et autres outils métiers pour une adoption facile.
Avec Sysnea 360, vous pouvez vous concentrer sur votre activité tout en ayant la certitude que vos données sont protégées.
Déploiement et accompagnement
Pour vous accompagner dans la réalisation de votre projet de gestion électronique des documents, vous bénéficiez de l’expertise d’une équipe hautement qualifiée. Du premier niveau d’analyse de vos objectifs et attentes, jusqu’au déploiement de la solution et sa mise en production, notre équipe « Professional Services » vous garantit un accompagnement personnalisé.
Selon vos besoins et la complexité de votre projet, nous définissons ensemble la meilleure approche pour une mise en oeuvre réussie de votre solution.
Foire aux questions
La GED sert à améliorer la gestion documentaire en offrant une solution centralisée pour l’accès, la modification et l’archivage des documents. Elle vise à réduire l’utilisation de papier, augmenter la productivité, améliorer la sécurité et assurer la conformité réglementaire.
Une GED s’adresse à toute organisation, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, qui gère une grande quantité de documents et souhaite améliorer son efficacité, sa sécurité et sa conformité réglementaire. Cela inclut des cas d’usage variés comme la gestion des factures, des dossiers clients, des bulletins de salaires, etc.
Un logiciel de gestion électronique de documents doit assurer la sécurité et la confidentialité de son contenu en fonction de l’importance des documents qu’il héberge.
Pour ce faire, différents moyens sont mis en œuvre pour protéger les informations des entreprises :
Le choix du datacenter (solution en Saas) est primordial :
Datacenters hébergés en France afin de garantir souveraineté et haute disponibilité ou en Europe pour se conformer à la réglementation RGPD (Règlement General de Protection de Données)
Les infrastructures doivent répondre à un large éventail de normes conformité et spécifiques à des secteurs, telle que la norme ISO 27001. Des audits précis réalisés par des organismes tiers vérifient le respect des contrôles de sécurité stricts que ces normes imposent.
Cloud monitoring : Signalent instantanément toute faille du système.
Sauvegarde périodique pour préserver l’intégrité et la disponibilité des données limitant le risque de perte d’informations et favorisant la restauration des données en cas de sinistres.
Les protections de la GED assurent la confidentialité des données :
– Gestion des droits en lecture, de modification ou de suppression d’un document selon l’utilisateur ;
– Traçabilité des flux de documents et gestion de chaque étape de leur cycle de vie ;
– Scellement des documents et identification de l’auteur par signature électronique
– Mise en œuvre d’un coffre-fort numérique pour garantir la probité et la pérennité pendant la durée de conservation légale des documents juridiquement recevables.
Pour conduire au succès un projet de déploiement d’un logiciel de Gestion Electronique de Documents au sein de son entreprise, il est nécessaire de respecter une certaine méthodologie.
En amont de tout projet, il est nécessaire de nommer un chef de projet GED. Il rencontrera les différents services et les collaborateurs pour identifier les façons de travailler et les besoins en :
• Volume de documents à intégrer dans le futur outil de GED
• Traitement des documents entrants (factures, notes de frais, bulletins de paie, documents métiers, courriers, contrats clients, contrats de travail, etc.)
• Différente forme des documents (Papier = numérisation et documents nativement numériques)
• Méthodes de classement et de recherche documentaire
• Circuits de validation existants (factures, congés, bons achats, courriers, etc.)
• Sécurités et les droits des utilisateurs (gestion des droits d’accès, de modification, de suivi, de partage, etc.)
• Utilisation de la Signature électronique
• Archivages (Cloud, coffre-fort numérique, etc.)
• Dématérialisation des documents sortants (Factures clients, bulletins de paie, contrats)
Rédiger un cahier des charges technique du projet qui comprendra :
• Un plan de classement des documents
• La cartographie des workflows
• La cartographie des services, des utilisateurs et des droits.
• Le calendrier de conservation des documents
• Les processus de réception des documents
• Les processus d’émission des documents
Une fois les méthodes de travail et les besoins des utilisateurs identifiés la liste des critères de sélection de la GED sera rédigée. Ces critères peuvent être :
• Type de documents gérés
• Volume de stockage
• Technologies de traitements des documents entrants
• Connecteurs disponibles
• Ergonomie, intuitivité
• Simplicité d’utilisation
• Possibilités d’évolution
• Prix
• Solution On Premise ou Cloud
• Emplacement des datacenters
• Sécurité des données
• Etc.
Evaluer plusieurs solutions de GED
La France est riche en éditeurs de logiciels de GED, vous en trouverez plusieurs dizaines. Certains de ces logiciels sont adaptés aux grandes entreprises, d’autres aux PME (Petites et Moyennes Entreprises), d’autres dédiés à certains métiers. Les critères d’évolutivité ainsi que les fonctions complémentaires (traitements automatisés des documents entrants et sortants, workflows, etc.) devront, selon la liste des critères précédemment rédigée, eux aussi être évalués.
Déploiement de la solution de GED
Deux approches distinctes peuvent être envisagées pour le déploiement de l’outil de GED :
• En mode « Global » : la solution est déployée dans tous les services de l’entreprise.
• En mode « projet » : la solution est déployée service après service
Quelle que soit l’approche choisie, un comité d’observation sera mis en œuvre et aura pour objectif :
• D’assurer le bon déroulement du projet
• D’évaluer la satisfaction des collaborateurs
• De s’assurer du bon niveau de formation des collaborateurs, utilisateurs de la solution
Accompagner et informer les collaborateurs pendant et après la mise en place de la solution
La mise en place d’une gestion Electronique de Documents entraîne des bouleversements majeurs dans l’organisation du travail. La résistance au changement peut être parfois très importante parmi les collaborateurs.
Il est donc important de prendre en compte les éventuels freins et de préparer la conduite du changement :
• Expliquer les objectifs du projet en valorisant tous les bénéfices de la GED pour les collaborateurs (gain de temps, accessibilité, partage de l’information, fiabilité des processus, etc.)
• Permettre à chacun de s’exprimer, recueillir les besoins
• Communiquer régulièrement sur l’état d’avancement du projet
• Former les utilisateurs au nouveau logiciel
Une mauvaise conduite du changement peut mener à l’échec un projet de GED
La GED fonctionne en plusieurs étapes :
- Numérisation des documents papier via des scanners et logiciels OCR (Reconnaissance Optique de Caractères).
- Classification des documents selon une structure prédéfinie.
- Indexation et attribution de métadonnées pour faciliter la recherche.
- Stockage sécurisé avec des stratégies de sauvegarde et de récupération.
- Partage des documents et gestion des permissions d’accès.
- Archivage selon les politiques définies par l’entreprise.
La première étape consiste à créer une base de données centralisée dans laquelle sera intégré l’ensemble des documents de l’entreprise. Un document produit de manière électronique (Word, Excel, Power Point, PDF), trouvera naturellement sa place et ne nécessitera pas de traitement particulier. Ce sont bien souvent les informations réalisées en interne par les collaborateurs de l’entreprise.
Les documents papier, provenant de sociétés externes et des archives, devront passer par des traitements de dématérialisation. Après avoir été scannés pour obtenir une image du contenu, plusieurs traitements sont apportés au document pour le rendre exploitable dans la GED :
– La technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) : cet outil a pour objectif d’identifier et de rendre exploitable le texte contenu dans une image (document scanné) en comparant les caractères à sa base de données.
– Technologie de RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) : elle permet de reconnaitre la nature d’un document (facture, devis, bon de commande, de livraison, CV, etc.) et de le catégoriser automatiquement.
– Technologie de LAD (Lecture Automatique de Document) : Associé à de l’intelligence Artificielle (Deep Learning) la LAD à la capacité de reconnaitre les informations contenues dans le document et d’extraire automatiquement ces données avec pour objectif de l’auto indexer (classement automatique du document)
_ Technologie de Machine Learning : Une seconde intelligence pour permettre à la solution d’apprendre. Apprendre de nouveaux documents, apprendre de nouveaux modes d’indexation. En bref, une solution qui évolue dans le temps avec l’entreprise et ses documents.
Oui, les documents numérisés peuvent être intégrés à une GED. Après numérisation, les documents papier sont convertis en fichiers numériques, puis importés dans le système GED pour être classés, indexés et recherchés grâce à des technologies comme l’OCR.
• La GED se concentre sur la gestion et l’organisation des documents électroniques avec des fonctionnalités de numérisation, stockage, recherche et partage.
• Le SAE (Système d’Archivage Électronique) est spécialisé dans l’archivage à long terme, garantissant l’intégrité et l’accessibilité des documents pour une durée prédéfinie.
De par la portée stratégique de l’outil de GED au sein de l’entreprise, sa mise en place demande de l’analyse, de la rigueur et de la préparation. Si un projet GED réussie est synonyme d’importants gains de productivité et d’économies, une préparation désordonnée rendra le travail particulièrement fastidieux, conduisant bien souvent à l’échec du projet. Pour maximiser ses chances de réussite et s’assurer que toutes les méthodes de travail ont bien été prises en compte, il convient d’intégrer les utilisateurs dès le début du processus d’analyse des besoins.
Les logiciels de Gestion Electronique de Documents proposent en général différentes solutions de stockage permettant la conservation et l’archivage des documents. Une analyse préalable des besoins guidera l’entreprise dans le choix du logiciel le plus approprié à son organisation et la nature de ses documents.
Le volume de stockage existant (reprise d’antériorité) et les besoins futurs, la durée de vie des données et la sécurité d’accès aux contenus doivent être connus.
Serveur On Premise (sur site), ou solution cloud (Saas), l’installation informatique locale guidera ce choix. La sécurité des données et la qualité de la connexion internet sont bien souvent les meilleurs critères de sélection. Quelle que soit la solution choisie, celle-ci devra proposer un espace de stockage évolutif dans le temps et répondre aux besoins de l’entreprise.
Les fonctionnalités complémentaires doivent également être identifiées : Dématérialisation des documents entrants (factures fournisseurs), des documents sortants (factures clients, bulletins de salaire, contrats), dématérialisation des processus métier (workflow), moyen de diffusion de l’information, versioning, etc.
L’évolutivité du logiciel est un point primordial. Celui-ci doit pouvoir accompagner l’entreprise dans le temps et proposer des technologies et des fonctionnalités en corrélation avec les évolutions rapides des sociétés.
La mise en place d’une GED permet de :
- Améliorer l’efficacité opérationnelle grâce à la recherche facile des documents, même à distance, et à l’automatisation des processus documentaires.
- Favoriser la collaboration interne et externe avec des outils de co-édition et de commentaires en temps réel.
- Garantir la sécurité et la confidentialité des informations grâce à une gestion fine des accès et un suivi des modifications.
- Assurer la conformité réglementaire en facilitant les audits et l’archivage selon les normes légales.
- Réduire les coûts de gestion documentaire (papier, encre, équipements, espace de stockage physique).
La Gestion Électronique des Documents (GED) désigne un système informatique (ou solution) permettant de numériser, stocker, organiser, partager et archiver des documents électroniques de manière sécurisée et efficace au sein d’une organisation.
Une piste d’audit documentaire est un enregistrement détaillé de toutes les actions effectuées sur un document dans une GED, incluant qui a accédé au document, quelles modifications ont été faites et quand. Elle garantit la traçabilité, la conformité réglementaire et la sécurité des documents.
L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est une technologie qui convertit les images de texte en texte éditable. Elle est utilisée pour numériser des documents papier et les intégrer dans une GED, facilitant ainsi leur gestion et leur recherche.
La LAD (Lecture Automatique de Documents) et la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) sont des technologies utilisées pour extraire automatiquement les informations pertinentes des documents numérisés, améliorant ainsi l’efficacité du traitement documentaire.
La GED classe les documents automatiquement en utilisant des critères tels que les métadonnées, les mots-clés, les dates et les catégories définies par l’utilisateur. Des technologies comme l’OCR et la LAD/RAD peuvent également être utilisées pour extraire et utiliser ces informations pour le classement automatique.
Oui, une GED peut se connecter à divers outils métiers comme les ERP, CRM et autres systèmes informatiques. Cette intégration permet un flux de travail harmonieux et centralisé, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité de l’organisation.
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