Plateforme Agréée
pour la facturation électronique
Simplifiez et automatisez la gestion de vos factures clients en toute conformité !
Facturation électronique : une obligation pour toutes les entreprises
La facturation électronique va s’imposer dans les entreprises à partir de 2026. Ainsi, l’obligation d’émission de factures électroniques concernera les grandes entreprises et les ETI à partir du 1er septembre 2026 et ne pourra être postérieure au 1er décembre 2026. Pour les PME et micro-entreprises, l’obligation sera effective à partir du 1er septembre 2027 et ne pourra être postérieure au 1er décembre 2027. Rappelons qu’une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire.
A ces dates, vous ne pourrez plus transmettre directement vos factures (assujetties à la TVA) à vos clients : elles devront transiter obligatoirement vers la plateforme de l’Etat (Portail Public de Facturation) Chorus Pro.
Deux méthodes vous seront proposées :
- soit en recourant à une plateforme privée PA (Plateforme Agréé), immatriculée auprès de l’administration fiscale.
- soit en faisant appel aux services d’un prestataire OD (Opérateur de Dématérialisation).
Objectif de cette réforme majeure : générer des économies pour l’ensemble des entreprises et constituer un levier de modernisation de la chaîne de facturation, en simplifiant sa gestion et son suivi et en favorisant la réduction des délais de paiement.
Les bénéfices de la facture électronique
financiers
de temps
la loi Finance
délais de paiement
Pourquoi choisir la Plateforme Agréée Sysnea 360 ?
Sysnea360 est une plateforme évolutive d’automatisation de vos processus métier et de gestion électronique des documents. Plateforme Agréée et sécurisée, elle est optimisée pour la dématérialisation des factures clients mais permet également une ouverture à la digitalisation d’autres processus d’entreprise comme la gestion des bulletins de paie électroniques ou la dématérialisation des factures fournisseurs.
Sysnea 360 permet une fluidification de l’information et une élimination des silos de données :
Centralisation accessible
Tous vos documents regroupés sur une plateforme unique, accessible à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté.
Workflows automatisés
Classement intelligent grâce à l’IA et à la reconnaissance de documents (OCR), pour réduire les erreurs humaines.
Processus accélérés
Workflows automatisés qui simplifient et optimisent des tâches comme la validation de factures ou l’approbation de contrats.
Interopérabilité totale
Une intégration fluide avec vos ERP, CRM et autres outils critiques pour une gestion globale optimisée.
Une Plateforme Agréée pour la facturation électronique : des atouts durables pour votre organisation
Les avantages de passer par une Plateforme Agréée pour la facturation électronique sont nombreux :
- La réduction des coûts
La dématérialisation des factures réduit vos coûts directs et indirects. Les premiers concernent le traitement des factures et des documents comptables (papier, impression, affranchissement…). Les seconds regroupent les délais de traitements des factures, la gestion des erreurs et des litiges, le temps consacré aux recherches d’informations, le classement, les relances…
- La garantie de la conformité règlementaire et la sécurité
La facturation électronique assure une traçabilité complète et en temps réel de tous vos documents, pour l’ensemble de leur cycle de vie. Elle repose essentiellement sur la signature électronique et la poste d’audit fiable. Celle-ci permet de reconstituer dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, de relier les différents documents de ce processus et de garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu.
- Une amélioration de l’expérience client
Vos clients (comme vos fournisseurs) sont habitués à évoluer dans un monde numérique : ils apprécient la transparence, la fluidité des processus d’interaction, la disponibilité de toutes les informations utiles et consolidées, la réactivité en cas de dysfonctionnements, la proactivité, la réduction des temps de transaction et de paiement… La dématérialisation satisfait tous ces besoins.
- Un impact significatif sur les délais de paiement et la trésorerie
Les retards de paiement des clients impactent négativement les trésoreries des entreprises. Avec la facturation électronique, ces délais seront réduits, surtout dans un contexte réglementaire européen qui vise à harmoniser à trente jours ces délais et à alourdir les pénalités de retard.
- Des gains de temps
Optimisez les délais de traitement, en supprimant le temps lié à la recherche de documents et la communication manuelle des pièces justificatives. Ces tâches sont toujours plus chronophages qu’il n’y paraît…
Investir sans plus attendre pour une conformité totale
Il est de moins en moins pertinent d’attendre pour s’équiper d’une solution de dématérialisation de factures clients. À mesure que l’échéance de l’obligation de facturation électronique se rapproche, que les exigences de transformation digitale se font plus pressantes et que les injonctions à améliorer l’efficacité opérationnelle, les entreprises retardataires en subiront de plus en plus les conséquences… L’anticipation reste indispensable pour être prêt, ce que permet la solution Sysnea 360
Pour vous accompagner dans la réalisation de votre projet de dématérialisation des factures clients, vous bénéficierez de l’expertise d’une équipe hautement qualifiée. Du premier niveau d’analyse de vos objectifs et attentes, jusqu’au déploiement de la solution et sa mise en production, notre équipe « Professional Services » vous garantit un accompagnement personnalisé.
FAQ
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui intègre obligatoirement un socle minimum d’informations sous forme structurée. Ces obligations différencient les factures électroniques des factures « papier » ou du format PDF (article 153 de la loi de finances 2020). Elle sera communiquée au client via une plateforme de dématérialisation (portail public de dématérialisation ou plateforme de dématérialisation partenaire). Outre la réduction conséquente des délais de paiement, la généralisation de la facture électronique pour l’ensemble des entreprises permettra de réaliser des économies substantielles tout en simplifiant sa gestion et son suivi.
La numérisation des factures consiste à créer une version électronique d’une facture papier. Cette copie numérique du document papier a pour principal objectif d’intégrer un logiciel tiers (GED par exemple) pour en faciliter le partage, la recherche, l’accessibilité. Attention toutefois, cette copie numérique n’a pas de valeur probatoire et ne peut être considérée comme un original. Il conviendra donc de conserver son original papier.
La dématérialisation des factures désigne le fait de générer, émettre et conserver des factures nativement au format électronique. La facture électronique signée devient l’original probatoire et devra être envoyée dans l’état au client. Le format original de la facture est donc électronique et n’a pas pour vocation d’être imprimé. Nous retrouvons, pour la facture électronique, la même règle qui régit les factures papier. Une facture électronique imprimée perd sa valeur probatoire et ne peut être considérée comme un original. Il conviendra donc de conserver son original électronique signé.
La réglementation française concernant la facture électronique évolue rapidement avec une nouvelle échéance au mois de juillet 2024 et selon le calendrier ci-dessous :
• 1er juillet 2024 : obligation en réception à l’ensemble des entreprises et en émission pour les grandes entreprises
• 1er janvier 2025 : obligation en émission aux entreprises de taille intermédiaire
• 1er janvier 2026 : obligation en émission aux petites et moyennes entreprises et microentreprises
Trois méthodes permettant d’envoyer une facture électronique légalement cohabitent (échéances assujetties au calendrier renseigné ci-dessus)
1/ Mettre en œuvre une PAF (Piste d’Audit Fiable) permettant de lier la facture électronique au bon de commande et au bon de livraison démontrant la démarche de l’acte de vente ou de la prestation réalisée.
2/ Apposer sur la facture une cachet-serveur électronique de niveau eIDAS Avancé (cachet serveur électronique = personne morale)
3/ Via une plate-forme EDI (échange de données informatisé).
Pour l’heure, l’accord de ses clients du secteur privé reste nécessaire pour l’échange des factures au format électronique.
Les entreprises travaillant avec des organismes gouvernementaux (BtoG) et depuis le 1er janvier 2020, ont l’obligation de déposer leurs factures sur la plateforme CHORUS PRO.
La dématérialisation des factures clients présente de nombreux bénéfices pour les entreprises :
Gain financier :
Le premier avantage de la dématérialisation est la diminution des coûts pour l’entreprise. En passant à la facture électronique, vous supprimez une grande partie des coûts de traitements tels que les frais d’impression, d’affranchissement et d’archivage physique.
Gain de temps/de productivité :
Les factures clients, mais également les factures fournisseurs sont concernées par la dématérialisation. Pour les factures clients, c’est la totale automatisation du processus de traitement. Les factures sont découpées selon le bon nombre de pages, le cachet serveur est apposé, le mail automatiquement généré, la facture envoyée. Vous disposez d’une console de gestion pour vous assurer du bon déroulement de l’opération.
Pour les factures fournisseurs, c’est une réduction drastique du temps nécessaire à leurs saisies manuelles dans le logiciel comptable (en moyenne un comptable consacre 30% de son temps à ces opérations). Le passage à la facture électronique permet d’envisager une diminution conséquente du temps de traitement à hauteur de 75% réduisant ainsi les risques de retard de paiement.
L’e-reporting, c’est l’obligation de transmettre à l’état (DGFIP) les données concernant les transactions.
Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France ont ainsi l’obligation de transmettre aux autorités fiscales l’ensemble des données issues des transactions non-concernées par la facturation électronique.
Les entreprises concernées doivent réaliser l’e-reporting pour les opérations suivantes :
• La transmission de données de paiement sur les ventes de prestations de services ;
• Les ventes et prestations effectuées auprès d’opérateurs étrangers ;
• Les ventes et prestations effectuées auprès de particuliers.
De manière générale, les entreprises disposeront de deux méthodes pour transmettre leurs données des transactions financières :
– Automatisé via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
– Manuelle avec dépôt sur le portail public de facturation (PPF).
Depuis un logiciel de caisse, les données incluses dans le récapitulatif des données journalières d’une caisse (ticket Z) faciliteront la transmission des données au format dématérialisé.
Lors de l’émission de factures électroniques à destination des clients particuliers (BtoC), les facture sous format dématérialisé pourront être déposées sur la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) de votre choix ou sur le portail public de facturation (PPF). Les deux méthodes (PDP ou PPF) extrairont les seules données utiles au e-reporting pour les besoins de l’administration fiscale.
Point de vigilance PDP : Les plateformes n’ont pas l’obligation d‘adresser les factures aux clients finals. Ce point dépendra de l’offre commerciale et du contrat que vous aurez passé avec votre partenaire.
