Engager la transformation digitale de vos flux documentaires

Plusieurs tendances montrent que la gestion des flux documentaires n’est plus une option pour les entreprises. D’abord, la très forte croissance des volumes de données et de documents, encouragée par la dématérialisation de nombreux processus métiers, impose de « remettre de l’ordre » dans la production quelquefois anarchique de documents, pour éviter de perdre le contrôle dans la production de connaissances, essentielles pour des prises de décision efficientes. A cet effet de volume de documents s’ajoute une accélération de la circulation des flux d’informations, avec des exigences de temps réel.

Ensuite, l’évolution des pratiques de travail, de plus en plus à distance et flexibles, et des outils associés (Digital Workplace) suppose une cohérence dans la gestion des documents, supports privilégiés de la collaboration entre les individus, les métiers et les partenaires.

Enfin, les enjeux de productivité et d’efficacité des processus figurent dans les priorités des directions générales, dans un contexte concurrentiel et d’instabilité économique. Dans ce contexte, la gouvernance des flux documentaires est un facteur clé de succès.

À ces tendances internes s’ajoutent les évolutions externes : les règlementations poussent de plus en plus pour dématérialiser/partager les documents, de bout en bout, on le voit avec les nouvelles obligations sur la facturation électronique. En outre, l’intégration de plus en plus poussée des entreprises au sein d’écosystèmes étendus et de chaînes logistiques complexes favorise les échanges de documents sous forme dématérialisée.

Selon le rapport de la gouvernance de l’information numérique, des documents et des données, publié par Serda Conseil en mars 2024, sept entreprises sur dix affirment que le volume croissant d’informations et de documents internes à gérer constitue leur problématique n°1. Elle a pour conséquence la perte de temps liée à la recherche de cette même information.