Solution de GED : gestion électronique des documents
Pour simplifier la numérisation, le nommage, le classement, le stockage des documents et leur exploitation, de plus en plus d’organisations ont recours à une GED (Gestion Electronique des Documents), solution dynamique qui facilite la transformation numérique des entreprises. En effet, que ce soit pour la gestion des factures clients, factures fournisseurs, notes de frais, bulletins de paie ou pour l’intégration de signature électronique et workflows personnalisés, la GED s’adapte aux besoins métier spécifiques des entreprises.
Amélioration du partage de l’information, meilleure traçabilité des données et sécurisation du système d’archivage : la GED est non seulement un outil de conservation de documents, mais elle génère aussi des gains de productivité non négligeables pour les entreprises, qui réalisent des économies et s’inscrivent dans une démarche de sécurité et de conformité réglementaire
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Qu’est-ce qu’une solution de GED ?
1. Un outil de gestion documentaire conçu pour vous faciliter la vie
À l’heure où la transformation numérique prend le pas sur les méthodes classiques en matière de gestion documentaire, les entreprises peuvent choisir de dématérialiser leurs documents puis de les archiver au sein d’une solution directement intégrée à leurs outils de CRM et d’ERP.
C’est ce procédé que l’on nomme Gestion Electronique des Documents (GED), à savoir le déploiement d’une solution Cloud assurant la centralisation des documents en un seul et même espace numérique. Cette solution a pour but de :
- Simplifier l’édition et le partage de documents confidentiels ;
- Fluidifier les échanges ;
- Sécuriser les données émises.
2. Une solution de Gestion Electronique des Documents adapatée à vos besoins métier
Particulièrement utile dans les missions quotidiennes des Ressources Humaines, de la Comptabilité, de la Finance, du Commerce, de l’Administratif, mais aussi dans la dématérialisation du service Achats, la Gestion Electronique des Documents doit être pensée comme une approche globale de l’ensemble de vos processus documentaires. Pour cette raison, elle doit trouver une place cohérente dans votre CRM ou votre ERP.
Son but étant de faciliter les échanges, elle doit être accessible facilement et permettre le partage de documents avec d’autres logiciels, en interne comme auprès de vos prestataires externes.
3. Les différentes étapes de gestion documentaire prises en charge par une solution de GED
Plusieurs étapes de gestion documentaire sont prises en charge :
- La dématérialisation des documents, qui doit être facilitée par l’intégration au logiciel d’un outil OCR de reconnaissance optique des caractères ;
- Le traitement des documents, qui regroupe leur intégration à un système organisé, leur indexation, leur classification et leur mise à disposition ;
- La diffusion des documents, qui doit tenir compte du caractère confidentiel de certaines données pour garantir leur bonne sécurité et qui peut reposer sur une solution de signature électronique;
- Le stockage des données, qui doit être pensé en fonction de vos besoins en volume ;
- L’archivage des fichiers, qui doit garantir leur conservation sur le long terme et les protéger d’une suppression accidentelle.
Gestion Electronique des Documents et processus réglementaire
Au-delà de ses aspects économiques et opérationnels, la Gestion Electronique des Documents s’inscrit dans un processus réglementaire complexe qui, en faveur de la transformation numérique des entreprises, impose l’utilisation de documents dématérialisés à un nombre croissant d’organisations.
La mise en place d’une GED peut permettre à votre entreprise d’accéder à certaines normes ISO, un gage de qualité qui peut faire la différence sur des marchés de plus en plus concurrentiels.
Dans le cadre de la Loi Finances 2024, il a été décidé d’étendre les obligations en matière de facturation électronique à l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA en France et réalisant des échanges avec d’autres professionnels. Pour ces organisations, se doter d’une solution de dématérialisation des factures clients privées devient donc essentiel afin d’assurer leur bonne conformité réglementaire et d’éviter de lourdes sanctions financières.
La Gestion Electronique des Documents dans votre entreprise : pour quoi faire ?
Sur une seule année, vos collaborateurs passent de nombreuses heures à chercher des informations ou des documents qui, bien souvent, s’égarent dans les limbes des salles d’archives et des boîtes mails. Face à ce constat, la dématérialisation des propositions commerciales, des bulletins de paie, ou encore des contrats s’impose comme une nécessité pour réaliser des économies et des gains de productivité.
Quels sont les avantages opérationnels et financiers de la GED pour votre entreprise ?
1. La Gestion Electronique des Documents, une solution au service de votre rentabilité
Entre les coûts alloués à l’achat du papier et le temps perdu à rédiger, classer, puis retrouver les documents, la gestion documentaire coûte cher à votre entreprise ! Certes, le déploiement d’une GED pour automatiser le traitement de vos workflows et la formation de votre équipe à son utilisation implique des dépenses incompressibles qui risquent de peser un temps sur votre budget.
Mais le ROI attendu suite à la mise en place d’une GED surpasse largement les frais engagés, puisque vos employés perdront moins de temps à traiter leurs documents et pourront se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
2. Sécurisation des données grâce au GED : un enjeu de traçabilité pour votre entreprise
La protection des données occupe une place prépondérante dans le quotidien des entreprises. Les nouvelles dispositions RGPD ainsi que la multiplication des cyberattaques poussent les organisations à la vigilance et le déploiement d’une GED peut les accompagner dans leur surveillance.
Disposés sur une plateforme sécurisée, les documents dématérialisés sont protégés des risques de détournement ou de suppression. Leur accès est limité aux seules personnes autorisées et leur protection peut être renforcée par un système de signature électronique.
3. La Gestion Electronique des Documents pour encourager votre productivité
Finies les heures passées à chercher un document dans des armoires pleines à craquer : avec la GED, tous les processus sont simplifiés pour vous permettre de gagner en efficacité !
En optant pour la dématérialisation des bulletins de paie, par exemple, vous faites gagner un temps précieux à votre service paie, qui pourra se consacrer à plus de tâches pour un temps de travail égal.
La GED est une solution Cloud unique qui permet de dématérialiser et de centraliser l’ensemble des documents de votre entreprise et d’en simplifier, fluidifier et sécuriser le traitement. La puissance de son moteur de recherche vous permettra d’accéder à vos documents rapidement et donc de bénéficier d’un réel gisement de productivité !
4. Renforcer la collaboration et le partage d’informations grâce à la GED
En déployant une GED dans votre entreprise, vous améliorez considérablement la collaboration entre les différentes parties prenantes d’un projet. Grâce à la fluidité offerte par la dématérialisation de vos documents, vos équipes peuvent partager du contenu ou de l’information en temps réel et ainsi réduire les problèmes de communication.
Si la collaboration est améliorée en interne, elle l’est également avec les acteurs externes puisque la dématérialisation des factures fournisseurs facilite la réception et la validation des fichiers par vos partenaires, ce qui vous permet de réduire les risques de défaut de paiement.
Comment choisir un outil de Gestion Electronique des Documents pour votre entreprise ?
Toshiba vous accompagne dans le déploiement de votre solution GED
Toshiba met à votre service son expérience reconnue sur le marché de la dématérialisation documentaire afin de vous proposer des solutions logicielles de GED intuitives, adaptables et performantes.
TPE, PME, Entreprise de Taille intermédiaire ou encore Grands Comptes : quelle que soit la taille de votre organisation, les solutions et services développées par Toshiba TEC sauront s’adapter à vos enjeux documentaires grâce à leur polyvalence et à une expérience utilisateurs pensée pour simplifier votre quotidien.
Disposant de fonctionnalités avancées, les solutions Toshiba s’intègrent parfaitement à vos outils métiers et vous garantissent une numérisation simplifiée de l’ensemble de vos documents professionnels, en plus d’une plateforme cloud sécurisée pensée pour l’archivage intelligent des données et documents.
