Gestion électronique de documents : une révolution permanente

À l’heure de l’intelligence artificielle, du collaboratif et du travail hybride, les solutions de Gestion Électronique de Documents (GED), apparues au cours des années 1980, pourraient être considérées comme dépassées comme beaucoup de technologies matures. Pourtant, la GED est, plus que jamais, au cœur du management des données.

Plusieurs tendances se conjuguent pour le justifier. D’abord, la très forte croissance des volumes de données et de documents, encouragée par la dématérialisation de nombreux processus métiers, impose de « remettre de l’ordre » dans la production quelquefois anarchique de documents, pour éviter de perdre le contrôle dans la production de connaissances, essentielle pour des prises de décision efficientes. D’autant qu’à cet « effet volume » s’ajoute une accélération de la circulation des flux de documents.

Ensuite, l’évolution des pratiques de travail (à distance et flexibles) et leurs outils associés (Digital Workplace) suppose une cohérence dans la gestion des documents, supports privilégiés de la collaboration entre les individus, les métiers et les partenaires. Sinon, la Digital Workplace ne sert à rien ! Les solutions de GED constituent des briques indispensables de la Digital Workplace, au même titre que les outils de messagerie, de collaboration, de productivité, de mobilité… Car elles permettent d’organiser l’interopérabilité et l’intégration entre les différents formats de documents.

Enfin, les enjeux de productivité et d’efficacité des processus figurent dans les priorités des directions générales, dans un contexte concurrentiel et d’instabilité économique. Avec la multiplication des initiatives en matière de transformation digitale et la place prépondérante du cloud, la gouvernance de la gestion documentaire devient un facteur clé de succès.

À ces tendances internes s’ajoutent les évolutions externes : d’une part, les règlementations poussent de plus en plus à dématérialiser les documents, de bout en bout, on le voit avec les nouvelles obligations sur la facturation électronique. D’autre part, l’intégration de plus en plus poussée des entreprises au sein d’écosystèmes étendus et de chaînes logistiques complexes favorise les échanges de documents sous forme dématérialisée.

Une création de valeur multidimensionnelle

On constate que ces besoins s’expriment à tous les niveaux des organisations. Rappelons qu’une entreprise se caractérise toujours par au moins cinq composantes :

des individus (collaborateurs, managers, dirigeants), qui forment un collectif de ressources et de talents.
une organisation, sans laquelle l’activité commerciale ne peut pas fonctionner correctement : directions commerciale, marketing, juridique, logistique, des ressources humaines, des systèmes d’information…
des pratiques managériales, qui s’expriment par des hiérarchies, des processus spécifiques, une culture d’entreprise, de reporting, des manières de travailler et de prendre des décisions.
un ensemble de technologies, qui constitue un système d’information (datacenters, logiciels, ERP, bureautique, applications métiers…).
un environnement (règlementaire, concurrentiel, géopolitique, écosystème…), plus ou moins contraignant, dans lequel l’entreprise évolue.

La GED créée de la valeur à tous les niveaux

Pour les individus : la GED apporte un réel gain de temps, de productivité et fait disparaître certaines tâches chronophages. Selon le Digital Worker Survey de Gartner, 47 % des salariés éprouvent encore des difficultés pour trouver l’information ou les données dont ils ont besoin pour effectuer leurs missions[1]…. Selon le Digital Maturity Report, élaboré au niveau européen par le cabinet Sapio Research en 2023, 23 % des salariés consacrent plus de cinq heures par semaine à rechercher des documents et des informations [2]
Pour l’organisation, la GED participe à la bonne gouvernance du management de l’information et de la connaissance.
Pour les pratiques managériales, une gestion optimisée des documents améliore l’excellence opérationnelle. Et fluidifie les prises de décision. Selon les analystes de Gartner, celles-ci sont devenues de plus en plus complexes, c’est l’avis de 48 % des managers [3]. Pourquoi ? Parce qu’il faut aller plus vite, impliquer davantage de parties prenantes (avec des processus de collaboration), davantage prendre en compte le contexte (économique, social, politique, environnemental, réglementaire…), et pouvoir expliquer les choix sur des éléments objectifs (par exemple des documents tels que des états financiers, des études de marché, des recommandations de consultants, des rapports d’analystes, des enquêtes consommateurs…). Encore faut-il pouvoir les stocker de façon centralisée, les retrouver aisément, et les faire circuler quasiment en temps réel !
Pour le système d’information, la GED contribue à la réduction des coûts et de la complexité, dans des environnements historiquement conçus en silos souvent étanches.
Pour l’environnement et les écosystèmes, la GED fluidifie les relations entre les parties prenantes, surtout pour les chaînes logistiques étendues.

[2] Digital Maturity Report, 2023, Sapio Research, Docusign.

[3] Re-engineering the decision, Gartner, 2022.

Considérer la GED comme un écosystème

Dans la mesure où ces cinq composantes fonctionnent et interagissent ensemble, la gestion électronique de documents doit se concevoir comme un véritable écosystème, au service de la prise de décision la plus pertinente et efficiente possible. Concrètement, cela suppose que cet écosystème de gestion documentaire soit connecté à un maximum de solutions existantes, mais aussi accessibles dans le cloud avec des services tels que OneDrive, SharePoint, Google Drive, Dropbox, etc.

Ainsi, les solutions de GED se positionnent comme des briques essentielles pour répondre aux besoins de management intelligent des documents et des informations.

La gestion de documents repose donc sur trois piliers, indissociables, que toute stratégie dans ce domaine doit intégrer :

des solutions logicielles performantes, avec des fonctionnalités qui couvrent l’essentiel des besoins des utilisateurs et des métiers,
des processus efficients, pour faciliter la circulation des flux de documents, en toute sécurité,
des matériels à l’état de l’art (imprimantes multifonctions), y compris pour les environnements industriels (imprimantes code-barres), de plus en plus consommateurs de documents dématérialisés pour des besoins logistiques.

La GED : une approche globale s’impose

Attention, il faut toutefois, bien prendre en compte tous les éléments de la gestion documentaire. Certaines entreprises ont en effet tendance à ne privilégier que des solutions logicielles sans placer sur le même plan les matériels ou les solutions logicielles connexes (signature électronique, dématérialisation de factures, cybersécurité, services externalisés…). Même si une grande partie des flux est dématérialisée, l’impression de documents reste un besoin quotidien. Le marché des imprimantes affiche toujours des taux de croissance significatif, avec près de 5 % par an à l’horizon 2029, selon les cabinets d’analystes Mordor Intelligence et Straits Research.

Les entreprises continuent donc à investir dans les solutions de gestion électronique de documents : selon le cabinet Markess, le marché français atteindra 3,7 milliards d’euros en 2025, contre 2,6 milliards en 2020. Si le taux d’équipement des entreprises françaises est relativement élevé (43 % sont équipées d’au moins une solution, en 2023), il reste toutefois des marges de progression en matière de partage de l’information, de contrôle des documents (création, diffusion, stockage…), de simplification des processus de gestion documentaire, en particulier avec l’accessibilité des impressions et des numérisations, depuis n’importe quel terminal (ordinateurs, tablettes, smartphones…).

Maturité des entreprises : encore des marges de progression

Les entreprises ne se caractérisent pas par un niveau de maturité homogène pour la gestion de leurs flux documentaires. C’est normal et on peut ainsi distinguer trois profils d’organisations :

les retardataires (environ six entreprises sur dix), qui ne sont encore pas équipées de solutions de gestion électronique de documents, ou seulement pour des besoins ponctuels et limités. Les processus papier restent dominants (par exemple pour les factures, les contrats, les fiches de paie…), même si certaines fonctions ont engagé des initiatives de dématérialisation de documents (par exemple, la finance pour la facturation, ou la logistique pour les bons de livraison), souvent sous la pression de leurs partenaires qui, eux, sont mieux équipés, ou pour intégrer des obligations règlementaires.

les décalées, qui ont investi depuis plusieurs années dans des solutions de GED, mais en privilégiant, pour la plupart, une approche en silos, chaque métier utilisant une ou plusieurs solutions, sans véritable intégration ni collaboration. La numérisation peut y être relativement avancée, mais il y a un manque d’alignement entre les systèmes de gestion documentaires existants et l’évolution des besoins (collaboration, mobilité, travail hybride, ouverture aux écosystèmes…). Ce besoin d’alignement va s’accentuer, à mesure que les solutions de GED vont intégrer de l’intelligence artificielle, du cloud, et couvrir quasiment tous les besoins. Si les entreprises n’investissent pas, elles éprouveront des difficultés à gérer ce décalage.

les innovatrices, encore minoritaires. Dans ces organisations, les solutions de GED sont à l’état de l’art, collaboratives et transverses, les processus ont été pensés pour faciliter les flux de documents entre les métiers et le management de la connaissance et des contenus est au centre des stratégies, avec une gouvernance de l’information structurée. Cela caractérise les entreprises « Data Driven » (pilotées par les données), qui capitalisent sur la numérisation maximale, le Big Data, le cloud et les opportunités de l’intelligence artificielle. Ces organisations maîtrisent les risques documentaires, ont su mutualiser l’archivage électronique, l’indexation, la recherche et la restitution des documents, avec une maîtrise de leurs cycles de vie. Autrement dit, elles peuvent affronter l’avenir de manière sereine !

Pas de retour en arrière possible !

Logiquement, on observe une élévation globale du niveau de maturité des entreprises, même si toutes n’avancent pas au même rythme, selon leur taille, leurs secteurs d’activités, la nature des besoins à couvrir et les volumes de documents à gérer. On ne peut concevoir un retour en arrière, pour plusieurs raisons :

les nouveaux modes de travail à distance se sont durablement installés à la fois dans les valeurs des salariés et dans les pratiques quotidiennes des entreprises ;
la collaboration est essentielle pour garantir la fluidité et l’efficacité des processus ;
les couches de réglementations ne vont malheureusement pas fondre naturellement ;
l’excellence opérationnelle et la profitabilité vont demeurer en tête des priorités des directions générales.
le mouvement de transformation numérique des entreprises et des organisations publiques est tellement bien engagé dans tous les métiers, qu’un retour à des systèmes d’information d’ancienne génération est impossible.

La dématérialisation, le « Data Driven » et les usages de l’intelligence artificielle, s’imposent de plus en plus dans tous les métiers et pour tous les processus.

Les perspectives de la GED

Comment va évoluer le paysage de la GED ? Il est très probable que la situation d’aujourd’hui ne sera guère reconnaissable à moyen et long termes. Car les entreprises doivent gérer à la fois des certitudes et des incertitudes.

Du côté des certitudes, plusieurs éléments doivent être intégrés dans les stratégies de gestion de documents :

la sobriété numérique,
la diversification des usages,
les attentes des jeunes générations vis-à-vis du partage d’informations et de documents (dématérialisé, instantané, exhaustif, sécurisé),
le rythme soutenu de la transformation numérique,
le rôle majeur de l’intelligence artificielle,
l’innovation dans les solutions de GED…

Du côté des incertitudes, auxquelles les entreprises auront également à faire face, figurent les évolutions réglementaires, l’ampleur et la fréquence des cyberattaques, l’intensité des pressions concurrentielles, la vitesse de structuration des écosystèmes, le degré de pénurie des compétences, l’apparition de nouveaux modes de consommation de documents, les performances de l’intelligence artificielle…

On peut considérer que, dans le domaine de la gestion électronique de documents, rien n’est figé pour l’avenir. Les besoins et les solutions d’aujourd’hui n’ont rien à voir avec ceux du passé, mais aussi avec ceux que l’on connaîtra dans le futur.

Dans tous les cas, la stratégie des entreprises consiste à éviter de créer un « chaos documentaire », même minime, et à maîtriser le cycle de vie de tous les documents.

Et, évidemment, à investir de façon cohérente dans des solutions de GED performantes, innovante et modulaire !