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Les imprimantes multifonctions constituent un point d’entrée essentiel dans la transformation digitale : leurs multiples fonctionnalités facilitent au quotidien l’optimisation des flux d’informations et de la gestion documentaire. La diversité des configurations matérielles et logicielles possibles permet de s’adapter à tous les types d’environnement de travail, d’usages et de besoins des utilisateurs. Comment bien choisir l’imprimante multifonctions la plus adaptée à votre organisation ? Plusieurs critères doivent être pris en compte.
En matière d’ergonomie, les utilisateurs apprécient de retrouver une interface similaire à celles de leurs smartphones, de leur PC ou de leurs tablettes. Toshiba propose ainsi des écrans tactiles couleur de 10’1 pouces, proposant des icônes et des boutons grand format, une excellente lisibilité du texte et l’atténuation des reflets lumineux. La personnalisation de l’interface (logo, raccourcis, fond d’écran, tailles des icônes,…), ainsi que l’automatisation des procédures complexes en un clic est possible afin d’adapter l’imprimante multifonctions à vos usages
Les fonctions les plus courantes, comme la copie ou le scan, sont disponibles en accès direct, avec les paramètres usuels visibles sur un seul et même écran. Par ailleurs, l’utilisateur a la possibilité de prévisualiser en temps réel les documents numérisés et d’apporter des modifications (ordre des pages, rotation, insertion de pages…).
Ce critère est de plus en plus déterminant dans le choix des imprimantes multifonctions. Aujourd’hui, 95 % des composants des imprimantes multifonctions Toshiba peuvent être recyclés ou réutilisés. Les imprimantes embarquent différentes fonctionnalités comme l’impression recto/verso ou un mode économie.
D’autres fonctions innovantes sont intégrées à nos machines, par exemple l’arrêt automatique, afin de consommer moins d’énergie, les filtres ozone, pour protéger la santé et l’environnement, l’optimisation des flux d’impression (« pull printing ») ou encore une application gratuite informant les utilisateurs sur leurs pratiques de manière à les inciter à adopter des usages plus éco-responsables.
La sécurité doit garantir les quatre éléments fondamentaux que sont la disponibilité (pour les usages à distance), l’intégrité (afin d’éviter les modifications de données ou de documents), la confidentialité (en particulier pour les données personnelles) et la traçabilité, pour savoir qui a fait quoi, quand et sur quels documents.
Les imprimantes multifonctions Toshiba répondent à ces exigences, avec un strict contrôle des accès (aux périphériques, aux documents, aux données…), selon de multiples méthodes (code PIN, authentification par badge, authentification NFC avec un smartphone, mot de passe, accès limité aux seuls utilisateurs autorisés…). La protection des documents repose sur la production de PDF sécurisés, la signature numérique et une fonction anti-malware intégrée dans tous nos systèmes multifonctions, qui empêche l’installation de programmes malveillants. Ceux-ci sont également sécurisés avec des technologies innovantes, comme le nouveau disque dur SSD à cryptage automatique des données doté d’une technologie d’effacement en cas d’accès non autorisé au disque dur et des protocoles spécifiques (filtrage IP, TLS, SMB…),
C’est souvent un désagrément récurrent pour les utilisateurs : se trouver bloquer, certes temporairement, par manque de papier dans l’imprimante. Et cela survient souvent lorsqu’il faut éditer un document urgent ! La capacité des bacs de papier doit donc être bien suffisante et bien dimensionnée : les MFP Toshiba offrent une capacité pouvant monter à plus de 8000 feuilles.
Elle s’évalue par le nombre de pages par minute qui peuvent être imprimées. Si cet indicateur est moins discriminant pour des impressions occasionnelles, il revêt une importance particulière dans les environnements professionnels, en particulier pour les imprimantes en mode partagé avec un nombre significatif d’utilisateurs associé. Pour les imprimantes multifonctions Toshiba, la vitesse d’impression peut atteindre 90 ppm pour les modèles monochromes (noir et blanc) et 75 ppm pour les modèles couleurs (format A4)
Comme la vitesse d’impression, celle de numérisation (de documents et d’images) est importante lorsque les volumes sont significatifs. On la mesure soit en nombre de pages par minutes (PPM) ou d’images par minutes (IPM). Avec les multifonctions Toshiba, vous pouvez numériser jusqu’à 240 pages par minute en haute résolution (300 dpi).
Dans un contexte où les modes de travail hybrides se généralisent, il n’est plus concevable qu’un utilisateur doive systématiquement revenir à son bureau pour imprimer un document, ou soit contraint d’effectuer plusieurs manipulations complexes afin de récupérer un document stocké sur un espace partagé ou dans le cloud, avant de pouvoir l’imprimer.
Il est essentiel de se connecter facilement aux espaces de stockage les plus utilisés dans les entreprises pour le partage de documents, en particulier SharePoint, Exchange, OneDrive, Google Drive, Dropbox. Et d’avoir la possibilité de lancer une impression depuis un smartphone, une tablette ou une clé USB.
Les imprimantes multifonctions Toshiba intègrent nativement les protocoles AirPrint, Mopria et Google Cloud Print pour le partage de données depuis un appareil mobile. Pour enrichir l’interactivité, l’app gratuite e-Bridge Print & Capture (Androïd / iOS) propose de nombreuses fonctions depuis un smartphone.
Le recyclage doit être non seulement indispensable mais également facile à mettre en œuvre. Toshiba propose, dans la cadre du Consortium CONIBI, une solution gratuite de collecte et de traitement des cartouches usagées. Aujourd’hui, 30 % des cartouches commercialisées par Toshiba Tec en France sont désormais récupérées et 75 % sont recyclées.
Les imprimantes multifonctions sont nécessairement intégrées aux systèmes d’information existants. Elles doivent donc faciliter l’impression depuis d’autres applications, par exemple des ERP ou des solutions de gestion (comptable, commerciales…), à travers des workflows d’impression.
L’impression n’est pas toujours considérée comme un domaine d’optimisation prioritaire par les entreprises, souvent faute de ressources internes pour manager la politique d’impression. Pourtant, le potentiel est significatif : car il ne faut pas se concentrer uniquement sur les coûts directs (matériels et consommables) ne pèsent que moins de 10 % de la gestion documentaire. D’où l’intérêt de recourir à des services managés (Managed Print Services) pour contrôler et réduire les coûts et déployer une stratégie globale de maîtrise de votre politique d’impression en fonction des usages.
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