Imprimantes professionnelles multifonctions

Une imprimante multifonctions est un appareil d’impression pouvant être utilisé par un particulier ou un professionnel. Elle permet d’effectuer plusieurs travaux : impression de documents variés, photocopie, numérisation de documents pour le partage et l’archivage, fax.

Le système multifonctions peut utiliser une technologie d’impression à jet d’encre ou laser et produire des documents en noir & blanc et en couleur en différents formats (A4, A3, …). La majorité des imprimantes multifonctions proposent une interface interactive via un écran LCD pour effectuer les tâches sans devoir obligatoirement passer par un ordinateur.

Il est très souvent proposé un contrat de maintenance lors de l’achat du matériel. Celui-ci intègre de manière générale l’entretien et le remplacement des pièces d’usures, le dépannage, le déplacement du technicien, la mise à jour du matériel et la livraison des consommables. Il intègre le coût d’impression (forfait ou à la page) et varie en fonction du modèle et du volume d’impression mensuel.

De nombreuses options intégrées au système d’impression permettent de réduire les coûts d’impression en réduisant le gaspillage de ressources. Il est possible de prévisualiser les documents sur l’interface tactile et éviter ainsi les impressions inutiles. Par ailleurs, différents modes de mise en veille réduisent considérablement la consommation électrique.

Il existe un grand nombre de modèles d’imprimantes multifonctions, celles-ci étant principalement classifiées en fonction de leur vitesse (page par minute) et du volume total d’impressions qu’elles peuvent accepter.

La durée de vie sera donc liée étroitement à votre activité et au volume d’impression global que vous demanderez au système multifonctions.

Chaque système multifonctions bénéficie d’une liste d’options lui permettant de répondre aux besoins de l’utilisateur :
– Cassette papier pour augmenter sa capacité et éviter d’avoir à recharger l’imprimante trop souvent.
– Chargeur de documents à grande vitesse et à haute capacité papier permettant d’accélérer la numérisation de documents.
– Finisseur avec agrafage, et suivant l’option, permettant de créer des livrets ou d’ajouter des perforations
– Logiciels et connecteurs pour partager et stocker dans le cloud des documents et optimiser la gestion de son imprimante ou de son parc d’impression.

Une étude sur les besoins de son service ou de son entreprise permettra d’affiner le choix de l’imprimante multifonctions. Cette étude pourra se baser sur une liste (non exhaustive) de questions :

– Quel est le format maximal à imprimer : A3 / A4 ?
– L’impression est-elle en noir & blanc exclusivement ou également couleur ?
– Quel est le volume moyen d’impression mensuel ?
– L’assemblage des documents (agrafage) est-il nécessaire ?
– Quel est le volume moyen de numérisation de documents ?
– Vos documents numérisés seront-ils stockés ?
– Souhaitez-vous piloter et gérer les droits d’impression au sein du service, de l’entreprise ?

Les éléments de réponses à ces différentes questions vous permettront d’affiner votre choix en choisissant le système adapté à vos besoins ainsi que le choix des logiciels qui vous permettront de simplifier la gestion des documents numériques et le contrôle de vos coûts d’impression.

Les pannes les plus récurrentes peuvent venir :
– de l’alimentation papier (bourrage, absence de papier dans le tiroir et mauvais format)
– d’une perte de connexion avec le réseau informatique
– d’un problème mécanique interne.

Les modèles actuels sont en mesure de s’autodiagnostiquer et de dialoguer via leur interface utilisateur ou administrateur. Par exemple, ils sont en mesure d’annoncer une future révision partielle ou totale ou bien de lancer la commande de toners afin d’éviter toute rupture.

Logiciel principalement mis en place dans les grandes entreprises ou collectivités, le contrôleur d’impression permet d’optimiser l’usage d’un ou plusieurs systèmes multifonctions. A l’aide de plusieurs paramètres définis en fonction du service et de l’utilisateur, il est possible de contrôler les coûts d’impression et accompagner une politique environnementale en réduisant l’usage de consommables.

Le contrôleur d’impression permet notamment :
– de sécuriser les données en contrôlant la délivrance des documents imprimés ou numérisés (badges, code d’accès) et d’avertir en cas d’incidents.
– de gérer les options d’impressions (noir et blanc / couleur, format, recto/verso, ….) et de mettre en place des quotas (par service et/ou par personne) afin de contenir les coûts d’impression.
– de bénéficier de reporting complets détaillant l’usage fait du système d’impression.