Facturation électronique : tout ce qu’il faut savoir
Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France seront dans l’obligation d’émettre leurs factures sous format électronique, selon leur taille, à partir des 1er septembre 2026 et 2027. Cette mesure mise en place par l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 vise à concrétiser la transformation numérique des entreprises. L’objectif de cette transition vers la facturation électronique est à la fois sécuritaire afin de lutter contre la fraude fiscale, mais aussi pratique, pour simplifier la fluidité des processus de gestion financière.
La mise en place d’un système de facturation électronique efficace représente un enjeu de taille pour les entreprises. Ce processus de dématérialisation des factures sous forme de données sécurisées requiert une planification minutieuse afin de remplir les obligations légales en vigueur. Chaque entreprise doit ainsi s’engager dans une démarche de digitalisation afin de se conformer à la réforme sur la facturation électronique.
Toshiba Tec vous éclaire sur les modalités de ce système, les réglementations pour les entreprises et les nombreux avantages de sa mise en place.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
Par définition, une facture électronique est une facture créée numériquement avant d’être transmise puis conservée sous forme dématérialisée. Sa structure repose sur un socle minimum de données mentionnées obligatoirement sur le document afin de prouver son authenticité. En effet, pour assurer sa conformité, une facture électronique se doit d’être non modifiable (intégrité du contenu), inaltérable (lisibilité garantie) et envoyée par un émetteur identifié.
Ces prérogatives permettent à la facture électronique de se distinguer d’une facture traditionnelle envoyée par email ou d’un document PDF standard. Une facture “papier” scannée puis numérisée n’est en effet pas considérée comme une facture électronique. Afin que l’authenticité des documents soit valable aux yeux de l’administration fiscale, trois formats d’encodage sont utilisés lors de l’édition d’une facture dématérialisée :
- XML CII (Cross Industry Invoice) ;
- XML UBL (Universal Business Language) ;
- Factur-X, format mixte privilégié en France, car il associe les avantages d’un document PDF et d’un document XML.
Les entreprises sont ainsi en mesure de créer leurs factures électroniques de manière sécurisée et conforme en passant par des PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) accréditées.
Depuis 2020, seules les entreprises intervenant sur les marchés publics doivent s’équiper d’une solution de dématérialisation des factures. Cependant, la Loi Finances 2024 prévoit que l’intégralité des entreprises effectuant des transactions avec d’autres entreprises soient concernées par cette obligation d’ici 2027. Dématérialiser ses factures fournisseurs est désormais une étape indispensable pour les entreprises impliquées dans des opérations BtoB.
Les bénéfices de la facturation électronique
La facturation électronique représente un gain de temps considérable ainsi qu’un mode de protection efficace contre la fraude fiscale. Pour les entreprises, cette technologie est un moyen de simplifier les processus administratifs et le reporting économique, offrant ainsi l’opportunité de consacrer plus de temps aux tâches à forte valeur ajoutée.
Finis les défauts de paiement, les retards de règlement et les pertes de données : les factures sont désormais centralisées sur une plateforme Cloud, offrant une excellente traçabilité et un archivage optimal. La communication entre les collaborateurs s’en voit grandement facilitée, tandis que la fluidité de la gestion financière offre une nette augmentation de la productivité de l’entreprise.
Le gain de temps offert par la facturation électronique se traduit par une réduction des coûts de traitement des factures, mais aussi par une réduction de l’empreinte écologique de l’entreprise grâce aux économies de papier et d’encre. Ces nombreux avantages contribuent à imposer la facturation électronique comme une opportunité d’avenir pour les entreprises. Pour des processus internes plus efficaces et performants, choisissez les solutions de facturation électronique Toshiba.
La réglementation de la facturation électronique en France
L’article 153 de la loi de finances 2020 régit la réforme de la facture électronique en France. Selon ses termes, les entreprises assujetties à la TVA réalisant des transactions d’achat, de vente ou de prestation de services auprès d’autres entreprises françaises sont dans l’obligation de recourir à la facturation électronique.
Dans le cas des entreprises publiques, toutes les factures transitent obligatoirement par la plateforme Chorus Pro. Certaines informations relatives à des opérations commerciales non concernées par la facturation électronique (précisées par l’article 290 du Code général des impôts) doivent également être transmises à l’administration fiscale par le biais d’un e-reporting. Ces obligations de facturation électronique permettent de reconstituer numériquement l’ensemble de l’activité économique d’une entreprise.
Afin de prouver leur authenticité, les factures électroniques doivent impérativement mentionner les informations suivantes en plus des mentions habituelles :
- Le numéro d’identification SIREN du client et de l’émetteur ;
- L’adresse de livraison des biens ;
- La nature des opérations commerciales (livraison de biens, de prestations de services ou des deux) ;
- La mention “option pour le paiement de la taxe d’après les débits” dans le cas où la TVA est réglée lors de la facturation.
Enfin, le format d’une facture électronique (Factur-X) doit répondre à la Norme Sémantique européenne EN 16931. Les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) en charge de la dématérialisation des factures émises et reçues sont accréditées par l’administration publique afin de garantir la conformité des documents. La transformation digitale des flux documentaires des entreprises est ainsi assurée par un cadre législatif précis.
Calendrier de mise en place de la facturation électronique en France
Pour les entreprises françaises, l’émission de factures électroniques devient obligatoire à compter du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI et du 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises. En revanche, la réception de factures électroniques concerne toutes les entreprises dès le 1er septembre 2026.
Initialement prévu à partir du 1er juillet 2024, le déploiement de la facturation électronique a été repoussé par l’article 91 de la Loi Finances 2024 afin d’allouer plus de temps aux entreprises pour leur transformation numérique.
Comment mettre en place la facturation électronique dans son entreprise ?
La première étape de la mise en place d’un système de facturation électronique en entreprise est le choix d’une plateforme de dématérialisation immatriculée par le gouvernement. Toshiba, intégrateur de solutions conformes PDP, vous propose la solution la plus adaptée à vos besoins.
Le logiciel de facturation électronique Toshiba prend en charge les formats de factures électroniques requis (Factur-X, UBL ou CII). Certaines options de connexion entre la plateforme de facturation et votre logiciel d’ERP (Enterprise Resource Planning) sont disponibles afin d’automatiser votre gestion documentaire.
Une fois le déploiement de votre solution de facturation électronique effectué, il est important de mettre à jour le système régulièrement et d’assurer la formation des employés à son utilisation. Votre entreprise a désormais toutes les cartes en main pour optimiser ses démarches fiscales et améliorer sa productivité.
La facturation électronique permet de sécuriser les données financières des entreprises et de lutter contre la fraude fiscale. Les outils de dématérialisation garantissent aujourd’hui la sécurité et la conformité des factures électroniques, ainsi que leur archivage et leur traçabilité. Certaines plateformes proposent également des solutions d’horodatage et de signature électronique afin de sceller numériquement les documents.
