Améliorer l'efficacité opérationnelle de votre entreprise grâce aux flux documentaires
Toshiba : le catalyseur de l’efficacité opérationnelle de votre entreprise
Factures électroniques obligatoires, évolutions des modes de travail (télétravail, flex office, coworking, etc.) ou encore réglementation pour la protection des données : ces tendances accentuent les besoins des entreprises en dématérialisation de leurs flux documentaires et en gestion électronique de leurs documents. Quelles sont les étapes à suivre pour optimiser la gestion de ses flux documentaires ? Cet article vous éclairera sur toutes les solutions.
Acteur historique de l’impression, Toshiba s’est naturellement engagé dans le secteur de la transition numérique depuis plusieurs années. Aujourd’hui, Toshiba accompagne les entreprises dans leur passage au digital en les équipant de solutions répondant à leurs besoins.
Les flux documentaires : de quoi parle-t-on ?
Les flux documentaires d’une entreprise peuvent être regroupés en 3 catégories :
- les documents entrants : les factures fournisseurs ;
- les documents circulants : les workflow de validation, les archives et les documents signés électroniquement ;
- les documents sortants : les factures clients, les bulletins de salaire, les contrats d’embauche ou encore les contrats conclus avec des fournisseurs ou des clients.
La quantité de données et de documents à traiter par les entreprises va continuer à fortement progresser dans les années à venir. Quel que soit votre secteur d’activité (construction automobile, industrie textile ou agro-alimentaire, retail, relation client ou encore santé), vous êtes concerné par les enjeux de la gestion des flux documentaires. Gérer de façon efficace vos flux documentaires passe notamment par une solution numérique adaptée à votre structure et vos besoins.
Toshiba peut vous accompagner dans la mise en œuvre de solutions de dématérialisation dans votre entreprise. Après avoir identifié vos besoins et réalisé un audit de votre structure, nous vous proposons les solutions les plus adaptées et nous vous aidons à les installer. Nous restons à vos côtés dans la durée en adaptant les outils aux évolutions internes et externes.
Les enjeux de la dématérialisation des documents
Le contexte réglementaire est particulièrement favorable à l’abandon du papier au profit du numérique. La réglementation encourage la dématérialisation d’une grande partie des documents, en particulier des factures des clients privés et publics, des bulletins de salaire, des contrats d’embauche et fournisseurs, etc.
En outre, la facturation électronique deviendra obligatoire entre septembre 2026 et septembre 2027, d’abord pour les grandes entreprises et les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI) puis pour les Petites et Moyennes Entreprises (PME). Découvrez ci-dessous les solutions de dématérialisation et les avantages.
1. Comment assurer la dématérialisation des flux documentaires ?
La dématérialisation consiste à remplacer des documents papier par des fichiers numériques. Plusieurs solutions existent.
Les systèmes d’impression représentent le point d’entrée de la dématérialisation des documents avec le scan. Les services d’impression managés (ou MPS pour Managed Print Services) permettent ainsi la numérisation et le classement des documents des entreprises de façon efficiente. Les utilisateurs peuvent accéder aux services de numérisation depuis tout type de supports, que ce soit smartphones, tablettes, PC, imprimantes multifonctions, etc., et les distribuer vers leur ordinateur, le réseau de l’entreprise ou les déposer directement dans une solution de Gestion Électronique de Documents (GED).
Les solutions logicielles permettent quant à elles l’automatisation du traitement de vos documents numériques : tri du courrier, analyse et contrôle de factures, opérations de saisie ou encore nommage et classement de documents.
2. Les avantages de la dématérialisation de documents
Les bénéfices de la dématérialisation sont variés :
- Diminution des coûts opérationnels du traitement de documents (dont les économies de papier) ;
- Traçabilité des documents ;
- Diminution du nombre d’erreurs humaines (première cause des cyberattaques) ;
- Augmentation de la sécurisation des données ;
- Hausse de la productivité des collaborateurs, qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée (analyse financière, résolution de litiges, etc.) ;
- Meilleure visibilité : la direction financière a la possibilité d’observer en temps réel le paiement des factures, les collaborateurs peuvent trouver facilement et en toute autonomie le document dont ils ont besoin.
À titre d’illustration, dans le cas des factures fournisseurs, la dématérialisation des factures fournisseurs permet une réduction des coûts de traitement jusqu’à 70% par rapport à la gestion papier. Voici un tableau comparant le temps et le coût de traitement d’une facture en format papier versus format numérique :
| Mode manuel | Mode dématérialisé (numérique) |
Temps de traitement | 8,6 jours | 1,7 jours |
Coût de traitement | 13,8€ | 6€ |
La gestion électronique des documents (GED)
La gestion électronique des documents (GED) regroupe des solutions visant une approche globale des flux documentaires d’une entreprise dans une logique de transition digitale. Elle est un outil de conservation des documents, d’automatisation du traitement et de sécurisation d’accès.
La GED regroupe plusieurs étapes :
- La dématérialisation des documents ;
- Le traitement des documents ;
- La diffusion des documents ;
- Le stockage des données ;
- L’archivage des fichiers.
Chez Toshiba, nous vous proposons des solutions de GED intuitives, performantes et sécurisées. Découvrez e-GEIDE et Docuware, nos applications qui sauront répondre à vos besoins, quelle que soit la taille de votre structure et quel que soit votre secteur d’activité.
