A la rentrée, adoptez les bonnes pratiques pour bien utiliser et entretenir les imprimantes multifonctions

Communiqué de presse

Paris, le 10 septembre 2021 – Alors que le retour au bureau se fait de manière progressive, les professionnels retrouvent les outils phares du lieu de travail comme les imprimantes multifonctions. Les systèmes multifonctions sont utilisés au quotidien pour imprimer, scanner et dématérialiser nos documents. Toshiba TFIS – acteur majeur sur le marché de la gestion documentaire et de l’impression code-barres – vous livre ses bonnes pratiques pour assurer l’efficacité et la longévité de vos imprimantes multifonctions (MFP).

 
1. Bien choisir son papier

Le type de papier pouvant être pris en charge par l’imprimante varie en fonction du modèle de l’appareil et de la cassette utilisée. Pour prémunir tout risque de bourrage papier, il est conseillé de s’assurer que :

  • La cassette n’est pas chargée avec des types de papier différents
  • La pile de papier ne dépasse pas l’indicateur de hauteur maximal de la cassette, situé sur les guides latéraux.

Le papier ne doit pas non plus être humide, plié, froissé ou bombé. Cela pourrait entraîner des dysfonctionnements du matériel.

2. Mettre le système en hors tension

La mise hors tension du système est une bonne habitude à prendre notamment durant les congés d’été. Elle permet de préserver la durée de vie du MFP et de faire quelques économies d’énergie.

Première précaution lors de la mise hors tension, s’assurer, via la console du MFP, que la liste de travaux d’impression est vide.  De même, aucune donnée ne doit être en cours de sauvegarde sur un périphérique de stockage externe et les ordinateurs ne doivent pas non plus être en train d’accéder au MFP par le réseau.

En cas de redémarrage immédiat, il est prudent d’attendre une trentaine de secondes entre les deux opérations pour permettre à toutes les opérations en ligne et hors ligne de se clôturer.

3. Suivre les recommandations du MFP pour le changement des cartouches toner

La plupart des systèmes multifonctions sont calibrés pour reconnaître un certain type de toner. Il ne faut donc pas utiliser de cartouches d’autres types que celles recommandée afin que le système puisse activer les fonctions d’optimisation de la qualité d’impression, de vérification du toner restant et de service à distance.

Lorsque le MFP indique qu’il est nécessaire de changer la cartouche de toner, il est impératif de suivre les instructions et de ne pas secouer la cartouche, cela compacterait le toner, créerait des bouchons, et risquerait d’endommager les pignons qui nécessiteront une réparation par un spécialiste.

Les cartouches usagées ne doivent pas être jetées à la poubelle. Toshiba TFIS et ses partenaires proposent un service de recyclage dédié. 

4. Nettoyer régulièrement le système multifonctions

Utilisés quotidiennement, les MFP doivent régulièrement être nettoyés pour assurer des travaux de qualité en continue.

La zone de scan :

La qualité et la netteté des scans et des copies reposent en partie sur la propreté et le bon entretien du MFP. Il est donc recommandé de nettoyer la zone de scan, la vitre d’exposition les guides et le cache-exposition du MFP au moins une fois par semaine avec un chiffon doux ou un tissu microfibre sec.

En cas de tâches récalcitrantes sur le cache-exposition, un chiffon doux imbibé d’eau peut être utilisé. En dernier recours, un chiffon doux imbibé d’alcool, puis un chiffon doux imbibé de détergent neutre dilué, peuvent être utilisés.

La tablette de commandes :

Organe vital pour l’utilisateur, la tablette du MFP mérite également un nettoyage très régulier (particulièrement en cette période de Covid). Là aussi, un chiffon doux ou microfibre peut être utiliser pour nettoyer l’écran. Il existe également des produits dédiés au nettoyage des outils informatiques.

Si l’intérieur des chargeurs principaux, des têtes d’impression à LED ou de la fenêtre d’exposition est sale

Si ces éléments sont sales, l’image copiée le sera aussi. C’est pourquoi il faut les nettoyer régulièrement en utilisant le dispositif de nettoyage intégré. Il faudra alors le et tirer jusqu’à voir apparaître la marque et répéter cette opération 3 fois pour chacun des toners de couleur. Si nécessaire, le bac de récupérateur de toner usagé peut être sorti pour nettoyer les têtes d’impression à LED (le dispositif de nettoyage est également intégré).

5 – Attention aux petites maladresses

Les techniciens SAV se lancent souvent à la recherche d’un trombone ou d’une agrafe, tombé d’un document, qui s’est glissé dans les entrailles du MPF. Il faut être vigilant à ne pas manipuler agrafes, trombones ou autres attaches rapides au-dessus du MPF avant de réaliser les travaux d’impression ou de numérisation.

Les cafés et thés renversés malencontreusement sont souvent aussi à l’origine d’interventions techniques lourdes. Dans la mesure du possible, installez une table d’appoint à côté du MFP permet souvent de limiter ces petits accidents de la vie courante.

Bien que robustes et résistantes, les imprimantes multifonctions nécessitent d’être utilisées en prenant quelques précautions simples et d’être entretenues régulièrement entre les passages des techniciens. Comme pour tout, plus on en prend soin mieux il nous le rendra !

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