Toshiba accompagne la dématérialisation de vos factures fournisseurs

Communiqué de presse

La solution logicielle Sysnea Fournisseurs automatise la comptabilisation, la validation et l’archivage de vos factures fournisseurs. Quel que soit le volume ou le format de factures reçues au sein de votre organisation, la solution vous permettra, grâce son intelligence artificielle, de gagner en productivité et de réaliser des économies substantielles.

Sysnea Fournisseurs vous apporte une solution de dématérialisation complète de vos factures fournisseurs, de leur collecte jusqu’à leur intégration comptable, et vous offre un large panel de possibilités pour s’adapter à tous vos processus métiers.

1. Collecte des factures fournisseurs

Pour débuter le processus de dématérialisation de vos factures fournisseurs, placez vos factures papier dans le chargeur de votre système d’impression, puis lancez une numérisation.

Vous pouvez également intégrer toutes autres factures reçues au format électronique via votre messagerie, déposées dans un dossier Windows, FTP, ou depuis un portail web.

2. Capture des informations comptables

Grâce à ses fonctionnalités avancées de capture intelligente, la solution Sysnea Fournisseurs analyse chaque facture pour en extraire automatiquement les informations comptables.

Vérifiez ensuite l’exactitude des informations capturées sur la console de vidéocodage :

  • la date de facture
  • la date d’échéance
  • le numéro de facture
  • le montant total hors taxe
  • le taux de TVA
  • le montant de TVA
  • le montant total TTC
  • la devise

 

– lignes articles

  • la désignation
  • la quantité
  • le prix unitaire
  • le total

 

Un moteur de calcul permet de vérifier la cohérence des champs, comme les rapports entre montants HT, TVA et TTC, ou encore le montant total lié à la quantité et au prix unitaire.

Contrôlez ensuite les écritures générées à partir des informations capturées et du plan comptable importé préalablement, et modifiez-les si nécessaire.

La solution vous permet également de saisir une ventilation sur un ou plusieurs plans analytiques.

3. Validation et classement des factures

En fonction des informations capturées précédemment (nom du fournisseur, montant total, …), chaque facture est dynamiquement communiquée aux personnes concernées afin d’obtenir l’autorisation de payer la facture.

Chaque utilisateur peut approuver le document depuis son poste informatique ou périphérique mobile, et joindre dynamiquement le bon de commande ou de livraison correspondant, préalablement archivés.

A l’issue du circuit de validation, vous retrouvez l’ensemble de vos factures classées de manière organisée dans votre portail documentaire Sysnea Fournisseurs.

Répondez aux exigences de la Piste d’Audit Fiable grâce à une solution maîtrisant l’intégrité des données et la traçabilité des actions réalisées par les utilisateurs. Pour assurer la conservation de vos données dans le temps, la solution Sysnea Fournisseurs a reçu la certification NF logiciel coffre-fort numérique délivré par l’AFNOR gage de qualité et de conformité aux exigences de la norme Z42-020

4. Intégration comptable

Quel que soit votre progiciel comptable vous pouvez comptabiliser chaque facture tout en évitant les étapes chronophages de saisie manuelle et les risques d’erreurs inhérents.

Une fois l’ensemble des écritures transféré, consultez la facture d’un simple clic depuis votre logiciel de comptabilité.

Avec Sysnea Fournisseurs, préparez-vous pour la réforme 2024 de la facture électronique, bénéficiez de tous les avantages offerts par la dématérialisation, et tirez profit dès aujourd’hui de gains de productivité et d’économies inégalées !