5% : c’est le poids que peuvent atteindre l’impression et la gestion des flux documentaires dans le chiffre d’affaires d’une entreprise. La diminution des coûts d’impression est dès lors un levier non négligeable dans l’optimisation des achats et de la performance opérationnelle.
Découvrez comment les services d’impression managés peuvent vous aider à optimiser vos coûts.
Les achats sont fondamentaux pour les entreprises : ils représentent 50 % à 70 % du chiffre d’affaires pour les entreprises industrielles et 30% à 40% pour les acteurs des services. La maîtrise des coûts est dès lors la première préoccupation des directions achats.
Deux axes sont privilégiés :
Pour optimiser vos dépenses liées à l’impression, vous pouvez agir sur deux types de coûts :
Les mauvais usages et mauvaises pratiques des systèmes d’impression représentent également un poste coûteux, qui pourrait être évité grâce à la mise en place d’une politique d’impression efficace. Le traitement documentaire manuel des documents d’impression représente également un manque à gagner important par rapport à une gestion numérique et automatisée.
Il existe plusieurs moyens de réduire le coût de ses impressions. Vous pouvez commencer par la sensibilisation auprès de vos collaborateurs à l’adoption de bonnes pratiques (imprimer en recto/verso et en noir et blanc, éviter les impressions inutiles, etc.).
Il peut être aussi judicieux d’organiser son parc d’imprimantes en fonction des besoins des départements. Par exemple, une imprimante couleur peut être attribuée aux services marketing et communication, tandis que le service comptabilité pourrait avoir à sa disposition une imprimante uniquement en noir et blanc. Vous pouvez utiliser des imprimantes multifonctions, très prisées par les entreprises pour les gains de place et les économies de coûts qu’elles permettent.
Mais pour aller plus loin et réaliser des économies de coûts substantielles tout en optimisant votre parc d’impression dans la durée, il est recommandé d’avoir recours aux services d’impression managés délégués (Managed Print Services, ou MPS).
Recourir à des services d’impression managés (Managed Print Services) consiste à déléguer à un professionnel la gestion de son parc d’impression. Faire appel à un expert vous permettra non seulement de diminuer significativement vos coûts, mais aussi d’assurer la sécurité de vos données, d’optimiser la gestion de vos documents ou encore de changer durablement les habitudes des utilisateurs.
Les possibilités permises par les services d’impression managés sont notamment :
Faire appel aux services d’impression managés revient à mettre en place une véritable politique d’impression qui témoigne d’une approche globale de l’entreprise, de ses usagers et de son activité. Cette politique demande d’être conçue en amont par votre expert pour être adaptée de façon optimale à la structure.
Alors comment l’expert en services d’impression managés met-il en place une politique d’impression efficace ? Découvrez le cheminement étape par étape :
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