Optimisez la gestion de vos systèmes d’impression pour accroître la performance de vos achats

5% : c’est le poids que peuvent atteindre l’impression et la gestion des flux documentaires dans le chiffre d’affaires d’une entreprise. La diminution des coûts d’impression est dès lors un levier non négligeable dans l’optimisation des achats et de la performance opérationnelle. 

Découvrez comment les services d’impression managés peuvent vous aider à optimiser vos coûts.

Optimisation des coûts d’impression des entreprises
Optimisation des coûts d’impression des entreprises

Les achats, une source importante de création de valeur

Les achats sont fondamentaux pour les entreprises : ils représentent 50 % à 70 % du chiffre d’affaires pour les entreprises industrielles et 30% à 40% pour les acteurs des services. La maîtrise des coûts est dès lors la première préoccupation des directions achats. 

Deux axes sont privilégiés : 

  • l’adaptation des processus achats aux enjeux de la transition digitale. L’automatisation des processus achats et la dématérialisation des documents représentent un potentiel important de gains de productivité ;

 

  • l’optimisation des achats et en particulier ceux ayant trait à l’impression, dont les coûts indirects sont souvent sous-estimés. Les coûts d’impression représentent, en moyenne, 3% à 5% du budget total d’une entreprise

Agir sur les coûts d’impression : un levier facile à actionner et bon pour l’environnement

Pour optimiser vos dépenses liées à l’impression, vous pouvez agir sur deux types de coûts :  

  • les coûts directs, qui sont ceux liées au matériel (les imprimantes) et aux consommables (le papier et l’encre)  ;
  • les coûts indirects, liés à la gestion des systèmes d’impression, soit la maintenance, l’installation et l’administration.


Les mauvais usages et mauvaises pratiques des systèmes d’impression représentent également un poste coûteux, qui pourrait être évité grâce à la mise en place d’une politique d’impression efficace. Le traitement documentaire manuel des documents d’impression représente également un manque à gagner important par rapport à une gestion numérique et automatisée.

Optimisation des coûts d’impression des entreprises
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processus financier

a. Comment réduire efficacement ses coûts d’impression ?

Il existe plusieurs moyens de réduire le coût de ses impressions. Vous pouvez commencer par la sensibilisation auprès de vos collaborateurs à l’adoption de bonnes pratiques (imprimer en recto/verso et en noir et blanc, éviter les impressions inutiles, etc.). 

Il peut être aussi judicieux d’organiser son parc d’imprimantes en fonction des besoins des départements. Par exemple, une imprimante couleur peut être attribuée aux services marketing et communication, tandis que le service comptabilité pourrait avoir à sa disposition une imprimante uniquement en noir et blanc. Vous pouvez utiliser des imprimantes multifonctions, très prisées par les entreprises pour les gains de place et les économies de coûts qu’elles permettent. 

Mais pour aller plus loin et réaliser des économies de coûts substantielles tout en optimisant votre parc d’impression dans la durée, il est recommandé d’avoir recours aux services d’impression managés délégués (Managed Print Services, ou MPS). 

b. Les services d’impression managés : la solution la plus efficace pour optimiser durablement ses coûts d’impression

Recourir à des services d’impression managés (Managed Print Services) consiste à déléguer à un professionnel la gestion de son parc d’impression. Faire appel à un expert vous permettra non seulement de diminuer significativement vos coûts, mais aussi d’assurer la sécurité de vos données, d’optimiser la gestion de vos documents ou encore de changer durablement les habitudes des utilisateurs. 

Les possibilités permises par les services d’impression managés sont notamment :  

  • La sécurisation de l’impression : des badges d’authentification sont créés permettant de contrôler les accès aux imprimantes ; 
  • La gestion des droits des utilisateurs : il est possible d’attribuer un certain nombre de droits et de limites à chacun, en fonction de son département ou de son métier ; 
  • Le paramétrage par défaut des impressions courantes (noir et blanc, recto-verso) ; 
  • L’attribution de crédits ou de quotas par utilisateur, service ou métier : cette fonctionnalité est très prisée dans les milieux scolaires, les pépinières d’entreprises ou les établissements recevant du public ; 
  • La gestion de la répartition des impressions en les imputant au service correspondant.

 

Faire appel aux services d’impression managés revient à mettre en place une véritable politique d’impression qui témoigne d’une approche globale de l’entreprise, de ses usagers et de son activité. Cette politique demande d’être conçue en amont par votre expert pour être adaptée de façon optimale à la structure. 

Solution de gestion de parc d'impression
Optimisation des coûts d’impression des entreprises
imprimante professionnelle
Optimisation des coûts d’impression des entreprises
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Alors comment l’expert en services d’impression managés met-il en place une politique d’impression        efficace ? Découvrez le cheminement étape par étape : 

  1. Analyse de la situation existante : il s’agit de réaliser un audit pour faire un état des lieux de l’existant, des besoins et des pratiques de l’entreprise ;
  2. Conception de la solution adaptée aux besoins et aux objectifs définis ;
  3. Déploiement de la solution : l’installation des matériels et des logiciels, la mise en marche de l’infrastructure ainsi que l’accompagnement et la formation des utilisateurs ;
  4. Contrôle de l’installation au quotidien : suivi des consommations et de la performance ;
  5. Amélioration de la solution : l’analyse des performances et la prise en compte des évolutions des usages permettent de choisir des actions adaptées pour faire évoluer la structure, dans une logique d’amélioration continue. 
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