Dématérialisez vos notes de frais en toute sérénité avec la GED Sysnea Ultimate
Ce module optionnel de la GED Sysnea Ultimate facilite et accélère la dématérialisation des notes de frais. En numérisant ce processus encore largement basé sur le papier, il élimine de nombreuses tâches manuelles : de la saisie des dépenses par les collaborateurs à leur validation par les managers jusqu’à l’intégration comptable automatisée. Vous bénéficiez ainsi d’une solution plus efficace et moins chronophage pour gérer les notes de frais au sein de votre entreprise.
Des gains significatifs dans la gestion de vos notes de frais avec la GED Sysnea Ultimate !
Proposez à vos collaborateurs une solution cloud intuitive et efficace pour gérer facilement leurs dépenses, même lorsqu’ils sont en déplacement, tout en simplifiant le travail de votre service comptable. En numérisant ce processus chronophage et en éliminant la gestion manuelle et le papier, vous pouvez réaliser des gains significatifs en termes de productivité tout en augmentant la satisfaction de votre équipe.
- Economie de temps : La saisie des dépenses est simplifiée pour vos collaborateurs et disponible 24h/24 et 7j/7, et n’est plus nécessaire pour le service comptable. Les vérifications et les écritures comptables sont facilitées et automatisées.
- Réduction des coûts : Les économies de temps permettent à tous et notamment au service comptable de se concentrer sur des tâches plus importantes. Le module Notes de Frais permet également de réduire le stockage physique en éliminant le besoin de conserver les justificatifs papier.
- Transparence : Vos collaborateurs peuvent suivre en temps réel le traitement de leurs dépenses, votre direction financière a une vue globale des frais à engager et peut facilement mettre en œuvre la politique de dépenses, en éliminant les risques d’erreur.
Simplifiez la gestion de vos dépenses professionnelles avec la GED Sysnea Ultimate !
Grâce à l’application mobile de la GED Sysnea Ultimate, les collaborateurs doivent tout simplement prendre une photo de leurs reçus papier avec leur smartphone ou déposer une facture reçue par email dans l’application web.
L’intelligence artificielle intégrée identifie automatiquement la catégorie de la dépense, extrait les informations essentielles (date, montant HT, taux de TVA, devise) et compile les dépenses dans la note de frais.
Pour les dépenses kilométriques liées aux déplacements, il suffit de saisir le point de départ et l’adresse d’arrivée : le parcours s’affiche automatiquement sur une carte, les kilomètres parcourus sont calculés et l’indemnité est déterminée selon le barème kilométrique Urssaf.
La note de frais est ensuite soumise au manager pour validation, puis la comptabilité génère ensuite automatiquement les écritures comptables et lance le processus de remboursement.
Les justificatifs de notes de frais sont archivés et conservés conformément à la législation en vigueur permettant ainsi aux collaborateurs de se débarrasser des justificatifs papier.
Les collaborateurs n’ont plus besoin de saisir manuellement leurs dépenses professionnelles sur papier ou dans un tableur. Finies les erreurs de saisie et la perte de justificatifs.
Les fonctionnalités clés du module notes de frais
Le module Notes de Frais offre une gamme de fonctionnalités clés pour faciliter la gestion des dépenses.
Par exemple, il comprend un calcul automatique des dépenses kilométriques selon le barème URSSAF, avec une carte géographique intégrée.
Il propose également un export comptable automatisé avec des formats pré-configurés ou configurables pour différents logiciels comptables.
Le module gère la TVA multiple et les devises étrangères, avec une déductibilité automatique de la TVA.
Il permet la gestion des profils de collaborateurs, des catégories de dépenses et des plafonds de remboursement, avec des alertes en cas de dépassement ou de doublon de dépenses..
Enfin, il offre des tableaux de bord dynamiques et des reportings avancés pour une meilleure visibilité et un suivi efficace des dépenses.
Eliminez vos justificatifs papier et dites adieu aux piles de reçus à archiver !
La dématérialisation du processus de notes de frais atteint son plein potentiel en permettant l’élimination définitive des justificatifs papier à la fin du processus.
Le module Notes de Frais de Sysnea Ultimate respecte l’arrêté du 23 mai 2019 (article L.243-16 du Code de le sécurité sociale), autorisant la destruction des justificatifs papier après numérisation sécurisée. Cette numérisation inclut l’ajout automatique d’un horodatage qualifié et d’un cachet électronique sur chaque fichier de dépense archivé.
Les versions numériques des fichiers de dépense possèdent une valeur probatoire suffisante permettant l’élimination physique des originaux papier. En cas de problème ou de litige, vous aurez à votre disposition une copie numérique conforme et accessible en un instant.
Cette fonctionnalité est incluse en standard, permettant des économies d’archivage tout en respectant la réglementation et en réduisant l’empreinte écologique de votre entreprise.
