GED versus ERP, CRM, Stockage Cloud : quel outil choisir pour votre entreprise ?
La gestion de vos informations et de vos données est primordiale pour le bon fonctionnement de votre entreprise. La Gestion Électronique de Documents (GED) est une solution de choix qui offre à la fois sécurité des données, conformité réglementaire, automatisation et gains de productivité.
Mais il existe également d’autres solutions informatiques comme l’ERP, le CRM et le stockage cloud qui ont chacune leurs objectifs propres. Découvrez notre comparatif pour vous aider à choisir l’outil qui correspond le mieux à votre activité.
Qu’est-ce que la GED ?
La GED : comment la définir ?
La Gestion Électronique de Documents (GED) est un système numérique de gestion des flux documentaires visant la dématérialisation, le traitement, la diffusion, le stockage ou encore l’archivage de documents. Le rôle de ce logiciel est d’automatiser la gestion de documents par le biais de plusieurs outils (capture, classification, classement, recherche, etc.) tout en sécurisant leur accès et leur archivage.
La GED permet de gérer tous les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise tels que :
- les factures et les documents comptables ;
- les contrats et dossiers (clients, fournisseurs, partenaires, etc.) ;
- les bons de commande et les devis ;
- les documents RH (contrats, fiches de paie, dossiers salariés, etc.) ;
- les dossiers juridiques et administratifs.
Quelles sont les fonctionnalités principales de la GED ?
Un des principaux objectifs de la GED est la centralisation de tous les documents de l’entreprise dans un même lieu. Les équipes peuvent ainsi ranger et retrouver les documents dans ce logiciel à visée de collaboration. La GED est conçue pour s’adapter aux principales fonctions de l’entreprise (comptabilité, achats, ressources humaines, etc.) et faciliter le travail transversal.
La GED offre aussi des fonctionnalités de classification automatique de documents. Une fois les documents papier dématérialisés, ceux-ci sont intégrés dans le logiciel, de façon manuelle ou automatique. Ils font ensuite l’objet de captures automatiques visant à en extraire les informations clés. Ces données servent ensuite à assurer la bonne classification des documents.
Pour cela, la GED peut être dotée de fonctionnalités technologiques avancées comme l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) et la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) pour extraire efficacement les données.
Cette classification rigoureuse est associée à des technologies de recherche. La GED est en effet également prévue pour faciliter la recherche et l’accès aux différents documents.
Elle est ainsi dotée de moteurs de recherche avancée permettant de retrouver en quelques instants et avec quelques mots tous les documents requis. Les documents ont au préalable fait l’objet de référencements et d’indexations pour être retrouvés facilement.
Un autre point fort des solutions de GED est la fonction de stockage sécurisé de fichiers, qui peut être détaillée en 3 garanties :
- un contrôle des accès: la lecture, la modification et le téléchargement de documents n’est permis que pour les utilisateurs autorisés ;
- les sauvegardes automatiques: les fichiers sont protégés contre la perte de données ;
- la traçabilité et le journal des actions: toutes les modifications que peut subir un document (océrisation, compression, indexation, etc.) sont enregistrées permettant de conserver un historique de l’évolution du document (workflow).
Il est à noter que le stockage sécurisé est différent de l’archivage électronique. Ce dernier va plus loin et garantit l’intégrité, l’authenticité et la pérennité de documents sur le moyen et long terme. Certaines GED sont dotées d’une réelle solution d’archivage, souvent appelée coffre-fort électronique.
Enfin, la GED offre aussi la possibilité de se mettre en conformité avec la réglementation sur la facturation électronique. Dès 2026 et 2027, les entreprises devront adopter la facture électronique et s’associer avec une Plateforme Agréée (PA), anciennement Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Avec leurs fonctions d’automatisation, de sécurisation et de centralisation, les GED détiennent de véritables atouts pour se positionner comme des Plateformes Agréées (PA) efficaces.
Cas d’usage de la GED
La GED est une solution numérique privilégiée pour des enjeux métiers qui répondent à des obligations réglementaires. Citons par exemple l’archivage légal de documents RH, la gestion de contrats clients avec workflow de validation, le suivi du remplissage de formulaires ou encore la gestion de notes de frais.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
L’ERP : définition et objectifs
Un ERP (Enterprise Resource Planning), ou en français PGI (Progiciel de Gestion Intégrée), est une solution logicielle composée de plusieurs modules informatiques de gestion indépendants, mais compatibles entre eux et affiliés à une même base de données.
Cette base de données est commune et partagée aux différents services de l’entreprise (comptabilité, RH, production, achats, ventes, etc.) pour permettre un travail transversal et collaboratif.
L’objectif principal d’un ERP est de rendre la gestion de données d’une entreprise plus efficace, de réduire les erreurs ainsi que de fluidifier les processus et les prises de décisions.
Décryptage des différents modules d’un ERP
Un ERP est constitué de différents modules qui dépendent de la structure et de son secteur d’activité. Les modules les plus couramment utilisés sont :
- le module finance et comptabilité : centralisation des factures, paiements et comptes bancaires, suivi de la comptabilité fournisseurs et clients, clôture des comptes, etc. ;
- le module production : suivi de la production, gestion de la qualité, planification et organisation, etc. ;
- le module RH : paiement des salaires, gestion du temps de travail, suivi des employés et de la performance, etc. ;
- le module R&D et ingénierie : conformité aux normes, brevets, suivi du cycle de vie des produits, etc. ;
- le module sourcing et achats : demandes de devis, gestion des contrats, automatisation des achats, gestion des approvisionnements ;
- le module Supply Chain : gestion des stocks, de la logistique et du transport, etc. ;
- le module ventes : gestion des commandes, des factures et des paiements, centralisation des échanges, création de contrats, etc.
Exemples d’utilisation d’un ERP
Les entreprises industrielles et fabricantes s’appuient sur des ERP pour gérer leur production : suivi des objectifs de quantités et de qualité, gestion de la main d’œuvre et organisation des plannings, contrôle des coûts, gestion des approvisionnements en matières premières, etc. Grâce à l’ERP, les industriels peuvent contrôler efficacement leurs stocks et adapter leurs achats et leur production.
Avec l’explosion des ventes en ligne, le secteur du retail a fait face à des transformations importantes de son modèle d’affaires ces dernières années. De plus en plus de détaillants s’appuient sur un ERP pour gérer leurs stocks – à la fois dans les magasins physiques et en ligne – , faciliter les expéditions de produits ou encore optimiser la conversion sur leurs sites web.
Qu’est-ce qu’un CRM ?
Définition et objectifs d’un Customer Relationship Management
Les CRM (Customer Relationship Management) sont des logiciels qui permettent de gérer les interactions de l’entreprise avec ses clients, ses prospects et ses partenaires commerciaux.
Le principal objectif de tels systèmes est de faciliter la gestion de la clientèle. Ces logiciels permettent de regrouper toutes les interactions avec un client ou un prospect (prise de contact, relance, devis, facturation, paiement, satisfaction, etc.) pour assurer un suivi efficace de celui-ci par plusieurs collaborateurs.
Ils permettent à la fois d’accroître la satisfaction du client, mais aussi d’optimiser les processus de l’entreprise (gain de temps, meilleure réactivité, moins de risques d’erreurs, etc.).
Les fonctionnalités principales du CRM
Les fonctions d’un Customer Relationship Management sont nombreuses. Parmi les principales, citons :
- la gestion des contacts : les données des clients de la prospection à la conversion sont enregistrées (coordonnées, caractéristiques démographiques, panier moyen, etc.) ;
- le suivi de l’interaction : cette fonctionnalité permet aux différents services de l’entreprise d’avoir accès à la traçabilité et à l’historique des actions entre l’entreprise et le client et dès lors d’assurer un suivi clientèle efficace ;
- la qualification des clients : une bonne identification des clients permet d’affiner la stratégie marketing et de réaliser un ciblage et une communication plus pertinents ;
- la stratégie omnicanale : elle intègre les différents modes de communication de l’entreprise vis-à-vis de son client (mail, magasin physique, téléphone, chat en ligne, etc.) ;
- la gestion des documents : les documents de communication (propositions commerciales, e-mail, contrats, etc.) sont centralisés permettant d’offrir une expérience fluide aux clients.
Cas d’usage du CRM
Dans le secteur de la mode, les enseignes – et en particulier le service marketing – ont recours à un Customer Relationship Management puissant leur permettant de gérer une stratégie omnicanale efficace : suivi des achats des clients en ligne et en magasin, carte de fidélité, newsletters, envoi de réductions et de promotions, proposition personnalisée de produits, gestion de communautés, etc.
Qu’est-ce que le stockage cloud ?
Définition du cloud
Un cloud est un espace de stockage en ligne accessible depuis tout appareil informatique connecté à internet. C’est une option flexible, offrant une accessibilité facile et totale aux documents d’une entreprise. Les solutions de cloud sont généralement proposées sous la forme d’un abonnement mensuel ou annuel dont le montant dépend de la capacité de stockage choisie.
Les fonctionnalités principales du stockage cloud
Les solutions de cloud ne se limitent pas à du stockage de fichiers, mais proposent généralement d’autres fonctionnalités, en particulier de collaboration.
Google Drive permet par exemple le travail en simultané de plusieurs collaborateurs sur un document tout en communiquant sur un chat intégré. Cette solution offre également un historique des modifications du document et permet la synchronisation immédiate des fichiers sur tous les appareils.
Exemples d’utilisation du cloud
Il est courant qu’une entreprise pourvoyeuse d’un service d’hébergement de sites web utilise le cloud pour héberger les données (informations du site, médias, publications, etc.).
En outre, de nombreuses entreprises utilisent cette solution pour partager des fichiers. Le cloud permet aux entreprises d’autoriser certains utilisateurs à consulter, modifier et télécharger leurs documents.
Comparatif GED, ERP, CRM et stockage cloud
Tableau comparatif des solutions
Quelle complémentarité pour les solutions de GED, ERP, CRM et stockage cloud ?
La GED permet d’aller plus loin dans la gestion documentaire que l’ERP. En effet, l’ERP se concentre sur la gestion des informations opérationnelles sans prendre en charge l’ensemble du cycle d’un document. La GED est quant à elle une solution qui dispose de fonctions de centralisation documentaire complète et structurée. Pour ces raisons, de nombreux ERP intègrent d’ailleurs des modules de GED dans leur système.
La GED garantit en particulier la conformité réglementaire et la traçabilité documentaire permettant de sécuriser efficacement les informations. En outre, elle assure l’automatisation des workflows documentaires (suivi des différentes versions et des validations, archivage) avec pour avantages l’optimisation des flux d’information et une meilleure synchronisation du travail collaboratif. Ces bénéfices permettent de faciliter le travail aux équipes tout en diminuant le risque d’erreurs.
La GED apporte également des avantages considérables à l’utilisation d’un CRM seul. Elle vient ainsi enrichir les informations déjà présentes dans le CRM tout en automatisant la gestion documentaire client. Elle sécurise efficacement les documents (contrats, factures, devis, etc.) et réalise les procédures de e-invoicing (facture électronique) et de e-reporting si elle est dotée d’un module de Plateforme Agréée (PA).
En bref, la GED facilite l’accès à une documentation pertinente et complète aux équipes commerciales leur permettant ainsi de se dégager du temps pour d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée (satisfaction clientèle ou prospection par exemple).
Quant à lui, le cloud peut être utilisé en parallèle de toutes les autres solutions, notamment pour partager facilement des documents à des collaborateurs ou des partenaires par exemple.
Focus sur les principaux points de distinction des outils
La GED, l’ERP, le CRM et le cloud se distinguent de différentes façons : par la nature des données, leur finalité ou encore leur degré de complexité d’implémentation.
La GED gère des documents sous format numérique (PDF, word, scan, etc.), l’ERP s’occupe des données (production, ventes, stocks, etc.), les logiciels de gestion de la clientèle se chargent des informations de la clientèle et le cloud gère une grande variété de fichiers sans système structuré par métier.
Le principal objectif de la GED est la centralisation et la traçabilité documentaire tandis que celui de l’ERP est d’optimiser la gestion de l’entreprise et le pilotage de ses activités. Celui du CRM se concentre sur le suivi clientèle et le développement commercial tandis que celui du stockage cloud se cantonne généralement au partage et à l’accessibilité de fichiers sans objectif sur la gestion opérationnelle de l’entreprise.
Enfin, l’ERP nécessite un déploiement coûteux et qui prend du temps pour être parfaitement adapté à la structure de l’entreprise et à toutes les fonctions. La GED est un système plus standardisé qui nécessite un temps d’implémentation moins important que l’ERP.
Le Customer Relationship Management, qui implique une partie plus limitée de l’entreprise par rapport à l’ERP et la GED (service commercial et service marketing uniquement), a un temps de déploiement rapide et est plus facilement modulable. Enfin, le cloud est quant à lui très simple à mettre en place.
Il est à noter que la GED se distingue nettement des autres solutions par ses atouts en matière de sécurité et de conformité réglementaire.
Comment choisir la solution adaptée à votre entreprise ?
GED, ERP, CRM ou stockage cloud : quelle solution choisir ? La réponse dépendra de votre entreprise et de vos objectifs.
Les principaux critères à considérer dans votre choix sont :
- la taille de votre entreprise : l’ERP est par exemple plutôt adapté aux PME, ETI et grands groupes tandis que le CRM est modulable pour toutes les structures. Les solutions de GED sont utilisées des TPE aux ETI ;
- vos besoins et vos objectifs : souhaitez-vous renforcer votre stratégie de développement commercial, améliorer la gestion de votre entreprise dans sa globalité ou encore protéger efficacement l’accès à vos documents internes ? Le CRM répondra plutôt aux enjeux clientèle, l’ERP aux besoins de gestion transversale et la GED aux demandes de sécurisation et d’archivage de fichiers.
- votre budget : l’ERP est la solution la plus coûteuse et le cloud la moins chère. Entre ces deux options se situe la GED, qui offre une solution adaptée aux budgets des TPE et PME.
La force de la GED réside dans ses fonctionnalités de conformité réglementaire et de sécurisation des fichiers. Cette solution est en outre plus facile à mettre en place que l’ERP et moins coûteuse.
La GED permet de réellement structurer la gestion de documents à la différence du cloud, outil simple à mettre en œuvre, mais aux fonctionnalités limitées en matière de sécurité et de suivi. La GED permet de contrôler rigoureusement l’évolution du workflow de chaque document tout en garantissant le respect des obligations réglementaires (RGPD, facturation électronique, e-reporting, etc.).
La GED est particulièrement recommandée pour les TPE, les PME et les ETI. Elle peut également faire l’objet d’une intégration à un ERP, une solution complémentaire afin de décupler l’optimisation de la gestion de l’entreprise.
