Logiciel de capture, de traitement et de stockage automatique des documents numérisés
Automatisez entièrement les traitements de vos documents numérisés avec le logiciel e-Bridge Capture & Store de TOSHIBA
Découvrez dès maintenant tout le potentiel de ce virtuose de la numérisation !
La solution e-Bridge Capture & Store de TOSHIBA numérise, renomme, crée l’arborescence de classement et dépose vos documents numérisés dans leurs dossiers dédiés… mais pas seulement !
e-Bridge Capture & Store s’interface facilement avec vos logiciels métiers pour automatiser les dépôts et les classements de vos fichiers. Et si vos documents contiennent des codes-barres, e-Bridge Capture & Store les exploitera pour automatiser les traitements.
La solution Capture & Store, par sa modularité et son évolutivité, vous permet de modéliser, d’optimiser et d’automatiser vos processus de capture documentaire avancés.
Les atouts de la solution e-Bridge Capture & Store
Avec e-Bridge Capture & Store, vous disposez d’une véritable boîte à outils logicielle vous permettant d’accéder à des fonctionnalités de dématérialisation simples.
e-Bridge Capture & Store automatise le traitement et la gestion de vos flux papier répétitifs et chronophages. Grâce à ces automatismes, vos utilisateurs bénéficient d’une productivité accrue, d’une meilleure sécurité et confidentialité et d’un confort de travail inégalé.
Une amélioration visible et immédiate de la productivité
Les gains de productivité se manifestent en particulier par :
- Un réel gain de temps sur les phases de numérisation, de traitement, de conversion de format, de nommage de fichiers, de classement ou de dépose dans un applicatif métier.
- Une recherche facilitée dans vos informations, tâches toujours chronophages et irritantes pour vos utilisateurs.
- Une réduction des risques d’erreurs de classement de vos fichiers et documents.
Une sécurité renforcée et une confidentialité garantie
Avec e-Bridge Capture & Store, vous réalisez une copie numérique de vos documents importants. De même, l’authentification des utilisateurs est garantie pour l’accès aux processus de dématérialisation critiques portant sur des documents confidentiels.
Un confort de travail pour vos utilisateurs
Ergonomique et personnalisable, la solution s’adapte aux besoins de vos collaborateurs. Elle automatise les tâches répétitives et chronophages, avec une prise en main intuitive (un bouton est nécessaire pour lancer un process complexe).
Fonctionnement de e-Bridge Capture & Store
La solution e-Bridge Capture & Store traite vos documents en trois étapes logiques : la numérisation, le nommage automatique, simple ou avancé, et le classement automatique de vos documents, selon l’arborescence que vous avez définie.
1. La numérisation
Cette étape permet la numérisation automatique des originaux papier (factures, bons de livraison, contrats, ordres de fabrication, feuilles de présence, fiches d’intervention, etc.). Tous vos documents ou dossiers papier sont concernés, avec un décrochage automatique des documents en pièces jointes aux e-mails.
La phase de capture fait appel à différentes technologies, en particulier l’OCR (reconnaissance optique de caractères), l’utilisation de codes-barres dans le document original ou sur des feuilles de séparation pour numériser par lot et par typologie de documents, ou encore le traitement d’images pour faciliter la reconnaissance des documents et leur intégration automatique dans les flux documentaires.
2. Le traitement des documents
Plusieurs fonctionnalités sont proposées par la solution e-Bridge Capture & Store :
- Le traitement automatique de la qualité des documents numérisés (redressement, contraste, nettoyage, suppression des pages blanches…).
- La reconnaissance automatique du type de documents par détection d’un code-barres ou du moteur de RAD (Reconnaissance Automatique du Document) ou script de recherche d’un mot-clé spécifique.
- Le traitement OCR de l’ensemble des pages numérisées ou d’une partie du document.
- La création de métadonnées, issues du document lui-même, extraites d’une liste de choix prédéfinis ou issues d’une base de données externe, utilisées ensuite pour le nommage des fichiers, les répertoires de stockage, l’indexation, etc.
- La conversion automatique du document numérisé vers les formats bureautiques standards : Word, Excel, PDF, PDF/A.
3. Le stockage
Ce processus consiste à distribuer et à déposer automatiquement des documents traités dans une arborescence structurée dynamiquement sous Windows, directement dans votre application métier (GED, CRM, ERP, SharePoint, etc.), ou vers des adresses électroniques.
Deux modules pour aller plus loin : Next et Next Plus
Pour optimiser l’usage de la solution e-Bridge Capture & Store, une phase manuelle de préparation et de tri des originaux en lots identiques est nécessaire. Cette action peut vite s’avérer chronophage et source d’erreurs.
La solution e-Bridge Capture & Store est donc enrichie de deux modules optionnels (Next et Next Plus), pour simplifier et automatiser la capture des informations contenues dans les documents. Ces modules accélèrent et automatisent la numérisation, la reconnaissance et le classement de vos documents. Parmi les fonctionnalités : des capacités étendues de nommage des fichiers numérisés et la création de plan de classement à partir des informations clés de vos documents.
Ces modules vous apportent plusieurs bénéfices majeurs :
- La réduction des tâches de préparation des documents originaux.
- Une utilisation très simple et intuitive.
- Un taux de reconnaissance très élevé quels que soient les formats des documents.
- La mise à jour des critères de reconnaissance de contenus en temps réel.
- L’extraction d’informations spécifiques contenues dans le corps des documents.
Les 6 bénéfices majeurs de la solution
AUTOMATISATION
INTUITIF
PERSONNALISABLE
GAIN DE TEMPS
CONFIDENTIALITÉ
SÉCURITÉ
Documents associés
Brochure Capture and Store
Brochure Gamme Toshiba
