Réception et distribution des courriers
et des fax entrants

 

Les documents papier et fax entrants dans les entreprises et les administrations continuent de représenter des flux importants. Le traitement et la ventilation des documents vers les bons destinataires peuvent être sources d’erreurs, de perte de temps et, lorsque ces informations doivent être dupliquées, de coûts supplémentaires. Dématérialisez, contrôlez et ventilez tous vos documents entrants rapidement, simplement. Gagnez du temps et supprimez les erreurs d’acheminement avec notre logiciel de réception et de distribution TOSHIBA SYSNEA DISPATCH.

Recevez, prévisualisez, tamponnez et distribuez électroniquement tous vos courriers et fax entrants.

Les nouvelles technologies vous permettent de router vos documents entrants vers une adresse email unique. Les outils de numérisation tels que les scanners ou les imprimantes multifonctions vous accompagnent dans la dématérialisation de vos documents et de vos courriers entrants. Ces solutions restent incomplètes quand vos documents doivent être contrôlés, validés puis ventilés vers les différents services ou les collaborateurs de votre société.

Avec SYSNEA DISPATCH soyez immédiatement informé de l’arrivée d’un nouveau document via un pop-up qui s’affiche sur votre poste de travail.
Vous visualisez le document directement dans l’outil et vous pouvez le renommer, éventuellement l’imprimer et le convertir en PDF recherchable, grâce à l’OCR intégré, afin de faciliter son indexation et sa recherche.
Vous pouvez également ajouter un tampon prédéfini ou une annotation personnalisée pour le prochain destinataire.

L’organigramme de votre entreprise apparait dans une fenêtre dédiée vous permettant, à l’aide d’un simple « Cliqué / Déposé », d’envoyer le fichier vers le prochain destinataire ou vers le destinataire final du document.
Automatiquement, le document sera réceptionné dans un dossier (l’utilisateur sera alors informé via un pop-up qui s’affichera sur son écran) ou directement dans sa boîte e-mail.

Une solution simple et efficace pour :

Réduire ses coûts et ses risques d’erreurs

Les fax entrants ne sont plus imprimés, ils sont réceptionnés directement dans l’interface du logiciel. Les documents indésirables peuvent être filtrés et le risque de supprimer un document mélangé aux publicités est supprimé.

Un gain de temps immédiat

Plus besoin d’ouvrir chaque document, un à un, pour identifier la nature du document reçu.

Plus besoin de créer un nouveau mail pour ventiler chaque document vers les divers services ou destinataires.

Les fax et les courriers entrants numérisés, peuvent être transmis aux destinataires où qu’ils se trouvent, au bureau, en télétravail ou en déplacement.

Mise en place de workflow simple

Un flux de travail linéaire peut être mis en place, en annotant les documents avant de les transmettre au prochain destinataire.

Ils peuvent aussi, bien sûr, être transmis vers une GED ou une application métier.

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