Sécuriser les flux documentaires de votre entreprise
Factures clients, bulletins de paie, rapports internes, devis et contrats sont autant de documents pouvant circuler au sein de votre entreprise. À l’heure de la transition vers le “tout numérique”, la sécurité de ces données apparaît comme un enjeu central.
Les solutions Toshiba Tec vous accompagnent pour sécuriser vos documents et vos données pour une gestion documentaire efficace, en toute sérenité.
Protéger les actifs stratégiques
Les structures aussi bien privées que publiques n’ont jamais été aussi confrontées aux cyberattaques, et plus d’une entreprise française sur deux en a déjà subi les frais. Les conséquences sont significatives : perte de revenus, perturbations et ralentissements de l’activité, altération de l’image de marque, vol de données, fraudes, insatisfaction des clients, indisponibilité du système d’information, etc.
Ces dernières années, les ransomwares, logiciels de cyberattaque exigeant une rançon, ont fait de nombreuses victimes : non seulement les données de l’entreprise sont indisponibles, mais il faut de plus payer une forte somme aux pirates pour espérer en retrouver l’accès.
Plusieurs tendances augmentent cette exposition aux risques. Le travail à distance et les habitudes de vos collaborateurs, l’ouverture des systèmes d’information internes à une cible plus large (aux clients, fournisseurs et autres partenaires), le contexte géopolitique et la prolifération des informations sont des failles possibles dans la sécurité de votre entreprise. Face à de telles contraintes, la protection de votre patrimoine informationnel et de votre écosystème de données est absolument cruciale.
Sécurité des documents : quatre exigences à satisfaire
La sécurité des documents de votre entreprise repose sur quatre grands principes :
- Une disponibilité garantie des informations et des documents. Sans une solution d’accès fiable et pérenne, vos collaborateurs risquent de contourner les processus mis en place par votre organisation, les rendant ainsi caduques ;
- Une intégrité des données certifiée. Une protection doit être assurée, notamment grâce à la mise en place d’un coffre-fort numérique ;
- Une traçabilité totale. Les documents, actions ou transactions doivent pouvoir supporter un historique des versions transparent. Chaque collaborateur sait qui a effectué la dernière modification, et des accusés de réception sont gérés pour neutraliser toute perte potentielle d’information ;
- La confidentialité de l’information. L’accès aux documents numériques est impossible pour toute personne étrangère à l’organisation, qui peut éventuellement disposer de droits restreints (pour la consultation d’un document ponctuel, par exemple).
Ces quatre grands principes, prérequis indispensables pour la mise en place de flux documentaires sécurisés dans une entreprise, sont assurés par différents moyens. Plans de continuité, sauvegardes, protection contre les logiciels malveillants (virus et ransomwares), archivage systématique, authentification forte, ou encore chiffrement des données sont autant de moyens pour y parvenir.
Découvrez nos solutions de dématérialisation
Toshiba vous accompagne dans la mise en place de la dématérialisation des documents. Découvrez notre bouquet de solutions, chacune répondant à un problème précis auquel votre entreprise est confrontée.
Grâce à un accompagnement personnalisé par nos équipes expérimentées et un déploiement sur-mesure qui correspond à vos besoins, les flux documentaires qui transitent au sein de votre organisation sont garantis sans aucune perte de données, ni aucune interruption d’activité !
La capture et le classement automatique des documents entrants, la gestion de la signature électronique, ainsi que la dématérialisation et la génération de factures en conformité avec la réglementation peuvent aider votre entreprise à réussir sa transformation numérique.
La Gestion Électronique des Documents (GED)
Afin de simplifier le nommage, le classement, l’archivage et l’accessibilité des documents, pensez à la solution de Gestion Électronique des Documents (GED).
Quel que soit le cœur d’activité de votre entreprise, la GED s’adapte à vos besoins spécifiques. Une solution de GED assure l’intégration parfaite des factures clients et des bulletins de paie, permet une traçabilité totale des données et intègre un système d’archivage.
Grâce à une organisation centralisée et une interface unique, vos collaborateurs gagnent en efficacité et en productivité : les documents sont collectés et traités automatiquement, garantissant ainsi une accessibilité totale. Placés dans un coffre-fort numérique, ils sont protégés des risques de détournement ou de suppression et leur historique de versions reste consultable à tout moment. De plus, la GED se combine parfaitement à d’autres fonctionnalités, comme la signature électronique.
Découvrez les différentes solutions de GED proposées par Toshiba Tec ou contactez-nous pour bénéficier de conseils sur mesure et choisir la gestion électronique de documents adaptée à vos problématiques.
Documents associés
Brochure Cyberprotection Atempo - Continuity
Flyer Cyberprotection - Continuity Essentielle Stations de travail
Flyer Cyberprotection - Continuity Solution
Flyer Cyberprotection – Continuity Essentielle M365
