Dématérialisation du bulletin de salaire :
la solution et l'accompagnement Toshiba Tec

Gagnez du temps, réduisez vos coûts, simplifiez vos processus RH, améliorez l’image de marque de votre entreprise, sécurisez vos données et garantissez l’accès de vos collaborateurs à leurs documents essentiels ! Depuis le 1er janvier 2017, la loi vous autorise à dématérialiser les bulletins de salaire, à condition de respecter certaines contraintes.

La dématérialisation de la fiche de paie : qu’est-ce que c’est ?

Recourir à la dématérialisation des fiches de paie, c’est fournir une version numérique de ce document à vos collaborateurs, en remplacement du format papier traditionnel. Le bulletin de salaire électronique a donc une valeur légale, à condition que les informations qui y figurent soient identiques au document papier (identité du salarié et de l’employeur, rémunération, montant des cotisations, etc.).

Depuis 2017, l’accord des salariés est présumé pour cette mesure. En cas de refus du format numérique, un salarié peut cependant avertir l’employeur de son choix : ce dernier dispose alors de trois mois pour se mettre en conformité et fournir un bulletin de paie au format papier.

Même si le salarié n’a pas à motiver son choix, ce refus peut être dû à un défaut d’accès régulier à un ordinateur (ou autre support adapté). C’est pourquoi tout employeur est désormais tenu de veiller à l’accessibilité des documents numériques, en proposant des solutions simplifiées sur téléphone ou des points d’accès à ce service dans l’entreprise.

Pourquoi mettre en place le bulletin dématérialisé ?

Les avantages apportés par la dématérialisation des documents sont nombreux et concernent aussi bien les salariés que leur entreprise.

Des économies substantielles

En supprimant les contraintes de papier, d’impression, de mise sous pli, ou encore d’archivage physique, toute organisation peut considérablement réduire ses frais de traitement grâce à la dématérialisation des bulletins de salaire.

Ces économies ne se limitent pas à l’aspect financier et concernent également le gain de temps : en automatisant ce procédé, vous affranchissez le personnel des Ressources Humaines de tâches répétitives et chronophages. Vos équipes peuvent se concentrer sur une activité à plus forte valeur ajoutée, et le risque d’erreur sur les fiches de paie est également réduit.

Une sécurité accrue

Recourir à des solutions de dématérialisation numérique renforce la sécurité de vos documents. Automatiquement archivés et conservés dans un coffre-fort numérique, ils sont protégés de la perte et du vol. Dans le même temps, leur accès reste assuré pour tout collaborateur grâce à un système d’authentification forte et leur intégrité est garantie. Les salariés ayant quitté l’entreprise peuvent conserver un accès à cet espace de travail, ce qui simplifie le stockage et l’archivage des documents.

Transparence et image de marque renforcées

Dématérialiser les fiches de paie améliore la transparence entre l’entreprise et ses collaborateurs. La distribution des documents est horodatée avec précision et chaque salarié est notifié de l’ajout dans son espace personnel en ligne, le rendant autonome dans sa consultation et dans son organisation administrative.

Par ailleurs, un tel service contribue à moderniser l’entreprise, renforçant ainsi son image de marque. En plus d’être innovante, la dématérialisation des bulletins de paie est également écologique, puisqu’elle vous dispense du format papier et libère de la place dans vos locaux.

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Quelles obligations doivent être respectées ?

Les informations devant obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire dématérialisé sont les mêmes que pour une fiche de paie au format papier : identités de l’employeur et du salarié, montant du salaire de base et éléments variables, cotisations sociales, ou encore prélèvement à la source. Ces données sont d’autant plus importantes qu’un défaut de conformité expose l’entreprise à une amende de 450 € par fiche de paie.

Afin de conférer sa valeur d’original (sa probité) au bulletin de salaire dématérialisé, une signature électronique identifie ensuite l’émetteur (l’entreprise) pour garantir l’intégrité du document contre toute falsification.

Enfin, un coffre-fort numérique certifié pérennise le stockage des documents pour une durée de 50 ans (ou jusqu’aux 75 ans du salarié). La sécurité et la confidentialité des données sont assurées par un accès personnalisé dont l’accès est uniquement communiqué au collaborateur concerné. C’est l’article L3243-2 du Code du travail qui autorise cette pratique, même si le salarié peut s’y opposer librement, et changer d’avis sans motif.

La nature des informations archivées étant sensible, il est important de bien choisir une solution de signature électronique avancée pour la déployer au sein de la structure. Cette solution doit pouvoir s’intégrer dans un dispositif plus large afin de garantir la disponibilité des documents, tels que les fiches de paie.

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Quels sont les changements de réglementation à partir de 2024 ?

Au vu des nombreux avantages, les entreprises ont rapidement adopté la dématérialisation des bulletins de salaire. La loi a donc évolué pour mieux encadrer cette pratique.

Tout employeur est désormais soumis à des mesures de sécurité renforcée afin de protéger les informations personnelles de ses salariés. Le chiffrement de données et l’authentification forte font partie des options possibles. Équiper sa structure d’une Gestion Électronique des Documents (solution GED) peut être un moyen de s’assurer de la conformité de l’entreprise à la loi.

Enfin, l’article L3243-4 du Code du travail dispose que l’employeur a l’obligation de conserver un double des bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans. Une fois cette date passée, le salarié peut toujours en faire la demande à son employeur (par exemple, s’il perd ses accès sécurisés), mais ce dernier n’est plus tenu de lui fournir le document demandé.

Il ne faut donc pas confondre la durée légale de cinq ans de la conservation des données par l’employeur et la mise à disposition des bulletins sous forme dématérialisée dans un coffre-fort numérique pendant 50 ans (ou jusqu’aux 75 ans du salarié).

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Notre accompagnement pour une solution sur mesure

Les solutions d’automatisation des processus métier permettent d’améliorer productivité, sécurité, et transparence dans les démarches de vos collaborateurs. Pour déployer un tel service, deux approches sont possibles : répondre à une problématique précise (telles que la dématérialisation des fiches de paie ou la mise en place de la signature électronique, par exemple) ou s’inscrire dans une vision globale.

Dématérialiser les bulletins de paie en toute simplicité

Nous assurons la dématérialisation des factures clients et des bulletins de salaire. Ces derniers bénéficient d’une transmission automatique vers un coffre-fort numérique et les collaborateurs peuvent y accéder depuis un espace de stockage en ligne dédié. L’horodatage et l’archivage sont assurés, pour garantir une traçabilité totale et conforme à la loi.

Une approche globale avec la Gestion Électronique des Documents (GED)

Pour dématérialiser et centraliser l’ensemble des documents qui circulent au sein de votre entreprise tout en intégrant d’autres services tels que le classement automatique de fichiers, privilégiez le recours à la GED (Gestion Électronique des Documents).

Toshiba Tec propose plusieurs solutions personnalisables pour s’adapter à vos besoins

E-geide, Sysnea Ultimate ou DocuWare sont autant de services disponibles selon la taille et les objectifs de votre structure. Vous pouvez alors gérer les fiches de paie de chaque salarié, mais aussi les factures pour clients publics et privés, tout en bénéficiant d’un archivage automatisé.

Contactez-nous pour toute demande d’informations sur la mise en place d’une solution de GED et bénéficiez d’un accompagnement sur mesure.

Des bénéfices pour votre entreprise :

SIMPLICITÉ

Un même outil pour la dématérialisation de vos factures clients (Privés et Publics) et pour vos bulletins de salaire

TRANQUILITÉ

Suppression des tâches manuelles.

GAIN DE TEMPS

Gain de temps et de productivité pour votre service RH Paie

ÉCONOMIE

Sur les consommables (papier, encre, enveloppes), la mise sous pli, les frais postaux, le classement et l’archivage papier.

Des bénéfices pour vos collaborateurs :

RAPIDITÉ

Mise à disposition rapide et confidentielle des bulletins de paie électroniques..

CONFORMITÉ

Même valeur probatoire que l’original papier.

ACCESSIBILITÉ

Facilité d’accès (à distance) et de partage avec des tiers

SÉCURITÉ

Elimination des risques de pertes ou de destruction d’originaux essentiels.

Dématérialisation du bulletin de salaire :
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Pourquoi mettre en place le bulletin dématérialisé ?

Quelles obligations doivent être respectées ?

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Dématérialiser les bulletins de paie en toute simplicité

Une approche globale avec la Gestion Électronique des Documents (GED)