Dématérialisation et Gestion des flux documentaires – INTEGRATION et TRAITEMENT des documents, une phase clé pour automatiser les processus métiers (2/4)

Les entreprises reçoivent de nombreux documents. Dans l’optique de les dématérialiser, une fois réceptionnés, ceux-ci sont numérisés, indexés, classés pour être retrouvés facilement par la suite. Il s’agit de la phase d’acquisition dans la gestion des flux documentaires ; viennent ensuite les phases d’Intégration et de Traitement :

1. Acquisition
2. INTÉGRATION et TRAITEMENT
3. Validation et Conservation
4. Transmission

A quoi correspondent ces phases ? Comment contribuent-elles à optimiser le processus de dématérialisation ?

L’INTEGRATION, lien avec les ERP et logiciels métiers de l’entreprise

Lorsque l’entreprise reçoit des documents, comme des contrats ou factures, elle doit assurer un niveau de traitement qui peut s’avérer conséquent lorsque les documents entrants arrivent en grand nombre. Afin d’optimiser leur traitement, l’automatisation peut être une solution ! En effet, avec des capacités d’intégration et d’interaction avec les principaux ERP et logiciels, une solution de GED transverse (Gestion électronique de documents) permet d’automatiser les opérations comptables, de vente ou RH notamment.

Le gain de temps généré est considérable et cela permet à l’entreprise de standardiser ce process grâce à la mise en place de connecteurs métiers.

 Cette étape est très importante pour la plupart des fonctions de l’entreprise : financières, comptables mais aussi pour les services relations clients, fournisseurs, etc.

Après réception et numérisation, il faut maintenant TRAITER les documents dématérialisés

Dans une bibliothèque physique, la recherche des ouvrages est facilitée par leur classement. La bibliothèque est scindée en sections thématiques ; dans ces sections les ouvrages sont rangés en fonction de leurs auteurs, et les auteurs eux-mêmes se suivent par ordre alphabétique.

La bibliothèque dématérialisée dispose d’un avantage démesuré comparé à la bibliothèque physique : la fonction de recherche.

Le succès du traitement des documents repose sur la puissance et l’ergonomie du moteur de recherche des entreprises. Plus il est puissant, plus la recherche est rapide, ce qui représente du temps gagné. Ce traitement assure non seulement un accès simple et rapide mais aussi un partage grandement facilité des documents.

Une autre force des solutions de dématérialisation Toshiba ? La capacité de traitement collaboratif. En effet, la collaboration au sein d’une entreprise est primordiale, et la faciliter représente un gain d’efficacité. Le partage d’informations est gage de performance, notamment dans un contexte de forte croissance d’informations. De plus, il est indispensable à la prise de décision, qui impacte l’ensemble de l’entité.

Toshiba TFIS accompagne les problématiques liées aux phases d’INTEGRATION et de TRAITEMENT des documents qui circulent en interne en proposant des solutions de GED adaptées et efficaces pour accroître les bénéfices utilisateurs. 

• Comment automatiser le processus d’intégration des documents dématérialisés ?
• Quels connecteurs métiers envisager pour optimiser l’intégration au sein de l’IT de la société ?

• Quels sont les enjeux et les risques liés à l’intégration dans la gestion des flux documentaires ? 

• Quels sont les freins potentiels à la collaboration en interne autour de la gestion des documents dématérialisés ?
• La dématérialisation est-elle un prérequis à la collaboration ?
• Quels bénéfices (gain de temps, accroissement des performances) offrent ces solutions, à court comme à moyen terme ?

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A votre disposition pour toute demande complémentaire.

Belle journée,

Cordialement,

L’équipe LEWIS pour Toshiba

Alice Soula, Marion Bosserelle & Gaétane Roche

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