Dématérialisation et Gestion des flux documentaires – VALIDATION et CONSERVATION, deux étapes garantes de la traçabilité et de la sécurité des documents (3/4)

Communiqué de presse

Une fois acquis, intégrés et traités, les documents qui entrent dans l’entreprise doivent encore passer par une étape de Validation avant de passer à la phase de Conservation.

Voici où elles se situent parmi les étapes clés qui ponctuent la circulation des contenus en interne :

  1. Acquisition
  2. Intégration et Traitement
  3. VALIDATION et CONSERVATION
  4. Transmission

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La phase de Validation, une étape incontournable  

Après la phase de traitement, les documents entrants sont soumis à une étape de validation. Ceci correspond à la visualisation et à la vérification de la bonne traçabilité des documents. On constate, à ce stade, combien l’optimisation des processus métier, avec des workflows avancés comme l’usage de règles de validation conditionnelles, contribue à accélérer considérablement la transformation numérique des entreprises. Grâce à l’automatisation des processus, l’existence d’outils de workflow améliore ainsi la productivité de l’entreprise, en lui assurant la maîtrise du flux documentaire.

La Conservation, un défi alors qu’en France, 67% des entreprises ont été victimes de cyberattaques en 2019.1

La conservation des documents est un enjeu majeur pour les entreprises. Elles doivent prouver leur capacité de sauvegarde et de stockage des documents ! Loi RGPD, Loi Pacte, comment les entreprises réagissent face à ces législations ? Bien qu’assurant la protection des données personnelles, ces lois obligent les entreprises à se munir d’importants moyens pour protéger ces données. De plus, les logiciels de paie, de gestion RH, de facturation électronique… sont eux-mêmes soumis à des réglementations précises. Réglementations qui sont vouées à se multiplier et à se préciser à chaque avancée technologique.

C’est pourquoi les solutions vont encore plus loin et offrent la possibilité d’accès à un coffre-fort numérique !

Toshiba peut témoigner de l’importance des phases de VALIDATION et de CONSERVATION des documents qui circulent en interne, comme des enjeux qui en découlent.

En effet, ceci soulève de nombreuses interrogations, par exemple :

  • Les environnements collaboratifs complexifient-ils cette tâche ?
  • Comment optimiser les workflows en entreprise ?
  • Combien d’attaques touchent les entreprises par an en moyenne ?
  • Comment évoluera la réglementation sur la conservation des données dans les 5, 10, 15 années à venir ?
  • Les entreprises peuvent-elles anticiper et se doter de solutions allant au-delà de la réglementation actuelle ?

  Souhaitez-vous échanger avec un expert de la dématérialisation Toshiba ?

A votre disposition pour toute demande complémentaire.

Belle journée,

Cordialement,

L’équipe LEWIS pour Toshiba

Alice Soula, Marion Bosserelle & Gaétane Roche

Toshiba@teamlewis.com

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