Dématérialisation et Gestion des flux documentaires

Communiqué de presse

– Dématérialisation et Gestion des flux documentaires – La dématérialisation commence par l’ACQUISITION de documents papiers et électroniques (1/4)

Aujourd’hui, alors que les documents entrants (factures, courriers, contrats, etc.) nous parviennent encore très souvent en papier, améliorer la gestion des flux documentaires devient une nécessité. Comment la dématérialisation facilite-t-elle la gestion des flux documentaires ? Voici les étapes clés qui ponctuent le cycle de vie des contenus en interne :

  1. ACQUISITION
  2. Intégration et Traitement
  3. Validation et Conservation
  4. Transmission

 

Comment se décompose la phase d’acquisition des documents, quel que soit leur format (papier ou déjà dématérialisé), première étape dans la gestion des flux documentaires en interne ?

La dématérialisation commence par la phase d’ACQUISITION

Il s’agit d’abord de les numériser, ce qui est possible via un système multifonctions. Les solutions Toshiba permettent alors de dématérialiser tous types de documents : factures, courriers, contrats… Une fois digitalisés, ils existent alors dans l’écosystème dématérialisé de l’entreprise, le cloud.

Vient alors l’indexation. Cette étape consiste à identifier dans un document certains éléments significatifs qui permettront d’en faciliter sa recherche. Pour que cette étape soit un succès, et ultérieurement que le fichier soit correctement classé, le nom est important. Habituellement, chaque entreprise adopte un format standardisé en interne comme commencer par la date pour automatiser le rangement dans l’ordre chronologique. Parfois pourvus de hashtags, QR codes ou pastilles par exemple, ils sont indexés dans un répertoire puis sont classés et rangés dans un serveur protégé.

En tant que fournisseur de solutions de dématérialisation, Toshiba simplifie la vie des utilisateurs en automatisant les étapes d’ACQUISITION : numérisation, nommage, classement et archivage de n’importe quel contenu, et ce depuis n’importe quelle source de numérisation !

Enfin, à travers les flux documentaires, les solutions Toshiba facilitent le partage des fichiers, tout en garantissant leur traçabilité et leur intégrité.

On le voit bien, la dématérialisation pose de nombreuses questions, par exemple :

  • Comment garantir la traçabilité des documents numérisés ? Et leur sécurité ?
  • Quels sont les bénéfices de la dématérialisation concernant les formats papier ?
  • Comment ces solutions se démarquent-elles sur le marché ?

Souhaitez-vous échanger avec un expert de la dématérialisation Toshiba ?

A votre disposition pour toute demande complémentaire.

Belle journée,

Cordialement,

L’équipe LEWIS pour Toshiba

Alice Soula, Marion Bosserelle & Gaétane Roche

Toshiba@teamlewis.com

01 85 65 86 24 / 01 85 65 86 55

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