Facture électronique, au cœur de la performance financière
Communiqué de presse
– Dématérialisation et Gestion des flux documentaires – La dématérialisation commence par l’ACQUISITION de documents papiers et électroniques (1/4)
Aujourd’hui, alors que les documents entrants (factures, courriers, contrats, etc.) nous parviennent encore très souvent en papier, améliorer la gestion des flux documentaires devient une nécessité. Comment la dématérialisation facilite-t-elle la gestion des flux documentaires ? Voici les étapes clés qui ponctuent le cycle de vie des contenus en interne :
Comment se décompose la phase d’acquisition des documents, quel que soit leur format (papier ou déjà dématérialisé), première étape dans la gestion des flux documentaires en interne ?
La dématérialisation commence par la phase d’ACQUISITION
Il s’agit d’abord de les numériser, ce qui est possible via un système multifonctions. Les solutions Toshiba permettent alors de dématérialiser tous types de documents : factures, courriers, contrats… Une fois digitalisés, ils existent alors dans l’écosystème dématérialisé de l’entreprise, le cloud.
Vient alors l’indexation. Cette étape consiste à identifier dans un document certains éléments significatifs qui permettront d’en faciliter sa recherche. Pour que cette étape soit un succès, et ultérieurement que le fichier soit correctement classé, le nom est important. Habituellement, chaque entreprise adopte un format standardisé en interne comme commencer par la date pour automatiser le rangement dans l’ordre chronologique. Parfois pourvus de hashtags, QR codes ou pastilles par exemple, ils sont indexés dans un répertoire puis sont classés et rangés dans un serveur protégé.
En tant que fournisseur de solutions de dématérialisation, Toshiba simplifie la vie des utilisateurs en automatisant les étapes d’ACQUISITION : numérisation, nommage, classement et archivage de n’importe quel contenu, et ce depuis n’importe quelle source de numérisation !
Enfin, à travers les flux documentaires, les solutions Toshiba facilitent le partage des fichiers, tout en garantissant leur traçabilité et leur intégrité.
On le voit bien, la dématérialisation pose de nombreuses questions, par exemple :
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A votre disposition pour toute demande complémentaire.
Belle journée,
Cordialement,
L’équipe LEWIS pour Toshiba
Alice Soula, Marion Bosserelle & Gaétane Roche
01 85 65 86 24 / 01 85 65 86 55
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