Gestion Électronique de documents : dix bonnes raisons de s’équiper

Par Laurence Nentas, Directrice Marketing chez Toshiba TFIS

Les solutions de gestion électronique de documents (ensemble d’outils qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents) sont aujourd’hui bien connues et implémentées dans les entreprises, mais le marché reste porteur. D’après Markess, le marché de la GED représentait, en 2021, 2,8 milliards d’euros et devrait connaitre une croissance moyenne de 7 %, d’ici 2025. Les besoins autour de la poursuite de l’activité à distance, l’accélération de la dématérialisation et l’automatisation des processus métiers sont des leviers de croissance majeurs du secteur.

Pour tirer parti de la GED et la pérenniser, il est important de s’assurer que les solutions mises en place soient adaptées à l’évolution des besoins, de l’environnement et aux changements organisationnels. Voici dix bonnes raisons d’implémenter ou de faire évoluer son écosystème GED.

1. Le télétravail chamboule les modes de recherche de documents.
   Il s’est installé durablement dans la plupart des organisations et remet en cause la manière de stocker, gérer, rechercher et utiliser les documents. L’usage de l’e-mail pour gérer les échanges de documents a ses limites, tout comme le stockage non coordonné dans le cloud. Sans oublier l’inévitable duplication à plus ou moins grande échelle de documents strictement identiques, contribuant à une empreinte numérique négative.
2. Les solutions de GED s’enrichissent régulièrement.
   Celles d’aujourd’hui intègrent de nombreuses innovations. Plus riches en fonctionnalités (notamment collaboratives), plus performantes en indexation de documents, utilisables en situation de mobilité, moins coûteuses (grâce au cloud) et plus faciles à prendre en main, les entreprises ont tout à gagner à repenser leurs systèmes pour tirer parti de ces innovations.
3. Les volumes de documents et de données explosent.
   En 2020, au niveau mondial, les données créées et répliquées ont atteint 64,2 zetabytes, selon IDC, deux fois plus qu’en 2018. Ce volume est estimé à 175 Zettabytes pour 2025. Il est important de noter qu’une part significative de ces données sera transformée en documents qu’il faudra bien gérer.

4. Gagner du temps est de plus en plus un impératif.
   Les analystes de Gartner estiment que, en moyenne, 28 % du temps des salariés est consacré à chercher de l’information. Les documents sont souvent difficiles à retrouver, perdus dans des échanges e-mails ou sur des dossiers différents. Il y a donc un potentiel significatif de gain de temps, mais aussi de fluidité du travail, avec une gestion optimisée des documents.

5. Un besoin d’intégration des documents aux applications métiers.
   La transformation digitale, qui s’est accélérée avec la crise sanitaire, impose une reconfiguration des processus et des workflows, afin de gagner en agilité et en fluidité. L’un des leviers pour y parvenir réside dans la gestion intelligente des documents, hors des silos encore trop nombreux. L’une des tendances majeures, mise en exergue par Gartner lors de son dernier symposium, est le concept d’applications « composables », c’est-dire l’intégration de multiples briques métiers pour gagner en excellence opérationnelle. La GED constitue le ciment permettant d’assembler intelligemment ces briques.

6. Un besoin croissant d’échanges de documents avec les partenaires, les fournisseurs et les clients.
   L’efficacité des relations avec des tiers repose en partie sur un management de documents qui, grâce à une solution innovante et à l’état de l’art, permette de créer de la valeur.

7. Un alignement des processus de décision et de validation.
   Les deux-tiers des décisions sont plus complexes à prendre qu’il y a deux ans, selon Gartner. Essentiellement parce qu’il faut davantage prendre en compte le contexte et décider plus vite sur des périmètres plus étendus. La GED, en permettant d’accéder au bon document, au bon moment, contribue à simplifier les processus de décisions.

8. L’expérience utilisateur passe par la modernisation des solutions de gestion de documents.
   A l’heure où l’on parle beaucoup de la Digital Workplace, dont l’un des atouts est une gestion optimisée des documents, de plus en plus d’entreprises souhaitent aligner l’expérience collaborateur et l’expérience client. La modernisation des applications existantes, dont celle de GED, avec des fonctionnalités enrichies et des interfaces utilisateur attractives, contribuent à ce rééquilibrage.

9. Renforcer la sécurité dans un contexte d’incertitude.
   Garantir la disponibilité, l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité des documents est essentiel, dans un environnement où se multiplient les attaques contre les systèmes d’information et le piratage de données. Les solutions de GED permettent l’horodatage des documents et des accès sécurisés, avec une gestion granulaire des droits des utilisateurs et, pour les solutions cloud, des transferts sécurisés.

10. Des exigences de gouvernance de l’information.
    Les évolutions réglementaires imposent aux entreprises une gestion professionnelle des données et des documents. C’est le cas, par exemple, pour la protection des données personnelles, avec le RGPD : la prolifération non maîtrisée de documents contenant des informations nominatives fait courir un risque juridique aux entreprises qu’il ne faut plus négliger.

Les entreprises ont donc tout à gagner à investir dans la Gestion Electronique des Documents, qui, en plus d’apporter un gain d’efficience, leur permettra de réduire leur impact environnemental.