Logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs
1er septembre 2027 : au plus tard à cette date, toutes les entreprises françaises auront l’obligation de recevoir des factures électroniques. Vous ne pourrez plus recevoir de vos fournisseurs des factures papier. L’objectif est de lutter contre la fraude à la TVA tout en améliorant la compétitivité. C’est là que la dématérialisation entre en jeu.
De plus en plus de sociétés prennent les devants pour s’équiper des logiciels nécessaires, mais ce projet ne s’improvise pas. Comment fonctionne la dématérialisation de la facture fournisseurs ? Pourquoi s’engager dans ce processus sans attendre que la loi vous y oblige ? Toshiba vous explique tout et vous présente la solution Sysnea Fournisseurs, une plateforme cloud sécurisée et dédiée à la dématérialisation des factures.
Qu’est-ce que la dématérialisation de la facture fournisseurs ?
En tant que client, en dématérialisant une facture fournisseurs, vous remplacez un processus basé sur des échanges de documents et factures papier par un traitement automatisé. En d’autres termes, il s’agit d’obtenir une facture fournisseur en format numérique.
Cependant, scanner la facture de votre prestataire et l’envoyer par e-mail ne suffit pas. La dématérialisation est un projet qui implique de garantir :
- l’authenticité de l’origine de la facture ;
- son intégrité ;
- la présence des mentions obligatoires ;
- la conformité à loi dans le processus de digitalisation et la durée d’archivage.
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Gestion des factures fournisseurs : un processus lourd
Ne pas avoir recours à une facture fournisseurs dématérialisée peut nuire à vos opérations. En effet, outre une surcharge pour votre service comptabilité, c’est l’efficacité globale de toute votre entreprise qui risque d’en pâtir.
Le traitement : une tâche chronophage
Comptabiliser et approuver une facture en format papier manuellement demande des efforts et du temps. Cela constitue donc un frein à une réponse rapide à vos fournisseurs.
Factures fournisseurs sur papier : des risques d’inexactitude
L’erreur est humaine, et celle-ci peut arriver bien plus fréquemment sur un document papier traité manuellement que sur un document numérique.
Une perte de temps
Trouver l’interlocuteur interne en charge de la facture, se saisir du dossier correspondant au projet en question, identifier le bon document… Chercher une facture fournisseur dans des archives papier est compliqué et vous faire perdre de précieuses heures.
Dématérialisation de la facture fournisseurs : quels avantages ?
Quel que soit le problème qui cause le plus de tort lors du traitement des factures fournisseurs papier, on peut tirer de nombreux bénéfices en optant pour un système électronique de dématérialisation.
Une diminution des coûts
L’entreprise qui utilise un logiciel de gestion de la facturation électronique peut tout d’abord faire des économies et améliorer sa trésorerie. En effet, le processus implique le traitement du courrier, la saisie, la validation, le paiement, l’archivage et la gestion des litiges. Toutes ces étapes ont un coût pour la société qui émet une facture.
On estime que ces frais sont 50 % à 75 % moins élevés (source : https://www.entreprises.gouv.fr/).
Numériser les factures fournisseurs facilite la conformité
En mettant en place un outil en ligne à la place d’un processus manuel basé sur le format papier, vous vous assurez rapidement que toutes les mentions obligatoires figurent sur les factures. Cela vous permet d’éviter des problèmes avec l’administration fiscale.
La dématérialisation de la facture fournisseurs apporte des gains de productivité
Le temps que vos collaborateurs du service comptable ne passent pas à traiter manuellement les factures peut servir à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, ils peuvent se consacrer à la performance de la finance, à la gestion de la trésorerie, à l’optimisation fiscale ou au recouvrement des factures impayées.
Une réduction des erreurs
Les logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs permettent de détecter les doublons automatiquement. Les capacités d’automatisation du système peuvent aussi identifier les erreurs de saisie. Elles présentent l’avantage d’éviter les erreurs humaines et les retards de paiement.
Une sécurité renforcée
Les factures en format papier peuvent se perdre ou être détruites. De plus, on peut les voler facilement. À l’inverse, la gestion électronique de document (GED), dont les factures, garantit une grande sécurité, notamment en ce qui concerne la protection des données sensibles. Un logiciel adapté doit héberger toutes les données de façon sûre sur un seul portail.
Toshiba vous accompagne dans la dématérialisation facture fournisseurs
Si vous souhaitez passer à la facturation électronique pour vos fournisseurs, nous conseillons d’utiliser un logiciel dédié. La solution Sysnea Fournisseurs de Toshiba est là pour vous, à toutes les étapes du processus.
Sysnea Fournisseurs : une solution de dématérialisation de la facture fournisseur facile d’utilisation et efficace
La plateforme SaaS (Software as a Service) Sysnea Fournisseurs permet de capturer les données de vos factures fournisseurs en s’appuyant sur l’automatisation. Par exemple, vous extrayez le nom du fournisseur, le numéro de facture et le taux de TVA. Pour cela, vous pouvez collecter les factures depuis une imprimante multifonctions, un dossier Windows, un portail fournisseur ou simplement des pièces jointes d’email.
Peu importe qu’elles soient imprimées ou déjà numérisées, ces informations viennent alimenter votre logiciel comptable ou votre ERP (Enterprise Resource Planning). Ensuite, les workflows conditionnels font circuler les documents parmi les valideurs dans votre organisation. Le processus de validation est standardisé et automatisé, ce qui permet de respecter les délais.
L’extraction des lignes garantit enfin un rapprochement rapide et fiable entre vos devis, bons de commande et factures.
Des offres qui répondent à chacun de vos besoins
Lorsqu’il s’agit de facturation électronique, les entreprises ont des spécificités propres. C’est pour cette raison que nous proposons à nos clients 3 offres, ciblant chacune un type d’usage :
- Essential : ce plan inclut les fonctionnalités essentielles. Vous pouvez héberger vos données sur Windows ou sur le cloud. La capture se fait via des glisser-déposer ;
- Advanced : la capture est multicanale et l’accès s’opère via le cloud, ou un coffre-fort numérique, où le client peut conserver des données ;
- Ultimate : le client a accès à toutes les fonctionnalités, y compris la gestion de la relation fournisseurs.
Pourquoi faire confiance à Toshiba ?
Depuis plus de 40 ans, en France, Toshiba accompagne les entreprises dans leur transformation digitale. En tant qu’allié de votre développement, nous proposons une gamme complète de solutions, de logiciels et de services associés, pour répondre à tous vos enjeux de dématérialisation.
Nos équipes incarnent au quotidien les valeurs de l’entreprise : expertise métiers, proximité avec les clients et excellence.
FAQ Facturation électronique
Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?
Depuis 2021, toute entreprise travaillant avec le secteur public doit transmettre ses factures sous format dématérialisé, via le portail Chorus Pro. Dans le secteur privé, les grandes entreprises sont déjà concernées par la dématérialisation obligatoire des factures.
Bientôt, cette obligation touchera toutes les entreprises. L’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques entre ainsi en vigueur :
- en septembre 2026 pour les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) ;
- en septembre 2027 pour les PME (Petites et Moyennes Entreprises).
Quelles factures sont soumises à l’obligation de dématérialisation ?
Toutes les factures des entreprises devront être dématérialisées aux dates prévues par le calendrier législatif. Ainsi, cette obligation touche la dématérialisation des factures clients comme celle des factures fournisseurs.
Quelles sont les plateformes de dématérialisation ?
Une plateforme de dématérialisation des factures est une plateforme officielle, immatriculée par l’administration fiscale : elle fait partie des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). La liste est en cours d’élaboration par l’État et sera publiée sur les sites officiels.
Documents associés
Livre blanc - Dématérialisation des factures
e-Book Dématérialisation
Infographie optimisez vos factures Sysnea Fournisseurs
Vidéo Tribulations Demat' des Factures
Brochure Sysnea Dispatch
Brochure Sysnea Fournisseurs
