L'automatisation au service de la performance de la finance

Depuis plusieurs années, Toshiba Tec s’est engagé dans la digitalisation pour soutenir l’efficacité et la performance des entreprises. Découvrez les bénéfices réels de l’automatisation des processus financiers, ainsi que les outils les plus pertinents pour réussir cette démarche au sein de votre entreprise.

Pourquoi automatiser les processus financiers ?

1. Qu’est-ce que l’automatisation des processus financiers ?

L’automatisation des processus financiers consiste à mettre en place des outils technologiques comme des logiciels pour réaliser les tâches de la fonction finance réalisées manuellement. Elle est très liée à la dématérialisation de la gestion d’activité d’une entreprise : la gestion de documents dans le cloud, la facturation électronique, la signature électronique, etc.

2. Les objectifs visés par l’automatisation

L’automatisation des processus financiers permet de libérer les collaborateurs de tâches répétitives et à faible valeur ajoutée pour les confier aux machines (logiciels ou robots). Elle a deux principaux objectifs :

l’amélioration de la productivité des collaborateurs qui peuvent dédier plus de temps de travail aux tâches à forte valeur ajoutée ;
la réduction des erreurs humaines pouvant intervenir facilement dans la réalisation de tâches répétitives comme les erreurs de saisie, de calcul ou de copie.

Les erreurs humaines peuvent avoir des conséquences importantes sur l’activité des entreprises. Elles représentent notamment la première cause des cyberattaques, entraînant des risques importants pour les entreprises (vol de données, rançon, paralysie de l’activité, etc.).

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3. Qu’est-ce que le RPA (Robotic Automation Process) ?

Le RPA (Robotic Automation Process) regroupe des outils permettant de robotiser l’exécution de différentes tâches. Il est de plus en plus utilisé par les fonctions financières et de comptabilité d’une entreprise avec une intégration dans l’ERP (Enterprise Resource Planning). Il peut par exemple réaliser le traitement de bons de commandes ou de factures, réaliser des tâches de comptabilité ou encore assurer la gestion des dépenses

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Comment réaliser l’automatisation des processus financiers ?

1. Quelles sont les tâches concernées par les outils d’automatisation ?

Des tâches variées des fonctions financières et de comptabilité font de plus en plus l’objet d’automatisation comme :

la gestion de comptes clients et fournisseurs avec les Customer Relationship Management (CRM), regroupant plusieurs logiciels intégrés et permettant d’assurer, par exemple, les processus de devis et de facturation, les paiements en ligne, la surveillance des délais de paiement, etc. ;
la facturation électronique ;
les paiements électroniques : avec les outils adéquats, l’entreprise peut gérer ses paiements en ligne (notes de frais, factures, etc.) ;
l’analyse de données : la collecte des données permet de faciliter le reporting financier. La direction financière est alors en mesure de mieux anticiper les performances, de mieux gérer la trésorerie et d’identifier des axes d’optimisation des coûts ;
le suivi des dépenses : le suivi des dépenses en temps réel permet de faciliter la planification budgétaire.

Toshiba Tec vous accompagne dans votre transition numérique avec sa vaste gamme de solutions de dématérialisation : la capture et le classement de documents, les factures fournisseurs, la dématérialisation des documents sortants, la gestion électronique de documents et la signature électronique.

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2. Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place une stratégie d’automatisation ?

Mettre en œuvre une stratégie d’automatisation des services financiers doit être pensé globalement et se faire par étapes. Celles-ci sont notamment les suivantes :

Réalisation d’un état des lieux de l’existant. Cela permet de décomposer les tâches à exécuter et de se rendre compte des besoins ;
Choix de l’outil répondant aux besoins identifiés ;
Formation des utilisateurs au bon usage de l’outil. Les utilisateurs doivent être formés techniquement, mais aussi sensibilisés aux avantages que leur apporte l’outil dans leur quotidien au travail (gain de temps, concentration sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, développement de compétences, etc.). Sans l’adhésion de l’utilisateur, l’outil pourrait être détourné de sa fonction première.

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3. Automatisation du Purchase to pay

Le Purchase to pay (appelé aussi Procure-to-pay) correspond au processus d’achat d’une entreprise. De plus en plus d’étapes des achats sont concernées par l’automatisation des processus comme le choix du fournisseur, la validation de bons de commande ou encore le paiement de la facture. L’automatisation ou la robotisation (RPA) permet notamment de se prémunir contre les risques de fraude en améliorant les contrôles comptables et la détection d’anomalies.

Facile à mettre en oeuvre, la facturation électronique offre de nombreux bénéfices aux entreprises et à leur service comptabilité : suppression de tâches (contrôles de saisies, re-saisies, éditions et rééditions pour signatures et validation, etc.), raccourcissement des délais de traitement ou encore archivage électronique sécurisé.

La facturation électronique deviendra en outre obligatoire pour toutes les entreprises entre septembre 2026 et septembre 2027. Vous pouvez dès maintenant mettre en place la dématérialisation de vos factures clients avec Sysnea e-facture, la solution de facturation électronique de Toshiba Tec.

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Pourquoi automatiser les processus financiers ?

1. Qu’est-ce que l’automatisation des processus financiers ?

2. Les objectifs visés par l’automatisation

3. Qu’est-ce que le RPA (Robotic Automation Process) ?

Comment réaliser l’automatisation des processus financiers ?

1. Quelles sont les tâches concernées par les outils d’automatisation ?

2. Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place une stratégie d’automatisation ?

3. Automatisation du Purchase to pay

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Brochure Sysnea Fournisseurs

Livre blanc - Dématérialisation des factures

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2. Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place une stratégie d’automatisation ?

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