Dématérialisation des factures : trois idées reçues à déconstruire

Par Laurence Nentas, Directrice marketing et communication Toshiba TFIS

Depuis plus d’un an maintenant, la pandémie a entraîné une accélération de la transformation numérique. Les domaines de la finance et de la comptabilité sont fortement concernés. La dématérialisation des factures notamment, se heurte parfois à une méconnaissance juridique et à la persistance d’idées reçues sur ses enjeux, sa mise en œuvre et ses bénéfices. On distingue trois grandes idées reçues.

Idée reçue #1 – « Seul le papier fait foi au niveau fiscal »

Bien au contraire ! Cette question de la valeur probatoire du numérique par rapport au papier persiste depuis des années malgré la Directive européenne 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 qui pose le principe d’égalité de traitement entre la facture papier et la facture électronique. Mais bientôt, le doute ne sera plus permis.

En effet, la loi de finances 2020 oblige les entreprises assujetties à la TVA à émettre des factures électroniques. Cette obligation sera progressive, et entrera en vigueur, selon la taille des entreprises, entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025.

En outre, au niveau européen, la norme Factur-X accélérera l’usage de la facturation électronique, même si ce format n’est pas encore reconnu par l’administration fiscale, il est fortement encouragé par le FNFE-MPE (Forum National de la Facture Électronique et des marchés publics électroniques).[1] Par rapport à une facture électronique classique, ce standard de facture électronique est dit « mixte » ou « hybride ». Il est en effet composé d’un fichier PDF de la facture originale, et d’un fichier de données structuré XML de faciliter les échanges et l’automatisation complète du processus de dématérialisation de factures. 

Idée reçue #2 – « Une solution de dématérialisation coûte toujours trop cher ! »

Dès lors que des investissements en solutions logicielles sont nécessaires, certaines personnes considèrent qu’il s’agit davantage d’un coût que d’une source de création de valeur. Toutefois, aujourd’hui, il est communément admis que traiter une facture papier coûtera toujours plus cher que la même opération numérique.

Il convient de mettre en perspective les coûts directs et visibles (montant de l’investissement logiciel, consulting, intégration et réorganisation des processus) et les gains obtenus. La dématérialisation des factures permet ainsi la réduction des délais de paiement, l’optimisation de la trésorerie (pour les factures sortantes), le gain de temps en saisie des informations, des économies de papier et d’espace de stockage….

Elle améliore aussi la conformité fiscale de l’entreprise, la fluidité des workflows, et offre une vision de bout en bout du cycle de vie de la facture, réduisant ainsi les litiges, les pénalités, les relances….

Il faut aussi valoriser, dans les bénéfices, la diminution des tâches chronophages et fastidieuses, la réduction du stress induit par la recherche d’informations, la motivation des collaborateurs, l’amélioration de l’image de marque de l’entreprise…

Une solution de dématérialisation coûte donc moins cher, comparée aux bénéfices qu’elle apporte… Le calcul du ROI doit intégrer tous ces gains qualitatifs.

Idée reçue #3 – « Les processus de dématérialisation de factures sont vraiment trop complexes et les utilisateurs ne les adopteront pas »

Des workflows trop complexes, des responsabilités diluées, une gestion de la facturation en silos, des collaborateurs habitués à gérer du papier… : autant de raisons pour considérer que cette complexité ne peut s’accommoder aisément d’une remise en question de l’existant sans y consacrer une énergie démesurée.

Cette complexité peut être largement atténuée par la mise en place d’une solution de dématérialisation de factures, qui introduit de la fluidité, de la sécurité et de la simplicité de bout en bout. En particulier pour gérer les factures entrantes, le processus de gestion des factures sortantes étant nettement moins complexe, si l’on dispose des e-mails à jour des clients…

Il est normal de craindre une certaine résistance au changement mais celle-ci est souvent surestimée. En effet, les collaborateurs sont souvent preneurs de ce qui peut faciliter leur travail quotidien et éliminer les aspects les plus chronophages de la gestion des factures, qu’elles soient entrantes ou sortantes !

Ce processus doit être accompagné d’une politique d’accompagnement au changement basée sur une communication pédagogique et une formation des équipes.

C’est un fait, les différentes réglementations (comme la Loi de Finances 2020) occasionnent une pression réglementaire, aux niveaux national et européen, qui tend à généraliser l’usage de la facture électronique. C’est une opportunité de création de valeur au vu des nombreux avantages de la dématérialisation des factures. Il est, de fait, essentiel d’investir dès à présent, en allant au-delà des idées reçues, pour être prêts à relever de nouveaux défis.