Dématérialisation et Gestion des flux documentaires – La TRANSMISSION doit favoriser la traçabilité des documents (4/4)

Le cycle de vie d’un document se termine par la signature numérique et l’horodatage de celui-ci. Cela permet d’obtenir des documents numériques à valeur probatoire.

Cette dernière étape qui ponctue la circulation des contenus est la TRANSMISSION :

1. Acquisition
2. Intégration et Traitement
3. Validation et Conservation
4. TRANSMISSION (4/4)

La phase de Transmission ou l’enjeu de l’évolution du document dans le temps 

Une fois que les documents ont été traités, indexés, validés… ils sont transmis à différents destinataires. A ce stade interviennent principalement les problématiques de conformité, de sécurité et de traçabilité. En effet, le document ne doit subir aucune altération entre son état d’arrivée et celui dans lequel il est communiqué aux différents expéditeurs et récepteurs.

Lors d’échanges en interne comme en externe, il reste primordial pour l’entreprise et ses partenaires d’être capable de s’assurer de l’origine d’un message, de l’authenticité de son contenu et de ses pièces jointes par exemple. Trois méthodes permettent d’assurer la conformité des documents numériques transmis :

• L’EDI (échange de données informatisées), processus d’échange des données informatiques, utilisé principalement par les grandes entreprises en raison de son coût élevé
• La piste d’audit fiable, plébiscitée par de nombreuses entreprises, qui permet l’envoi de documents au format PDF tant qu’ils respectent des contrôles et trois grands principes (authenticité de l’origine de la pièce, lisibilité de la pièce, intégrité du contenu)
• La signature électronique, couplée à l’horodatage, est l’un des processus les plus simples permettant de garantir l’identité et l’intégrité du document.

La dématérialisation assure une sécurité optimale car tous les fichiers électroniques peuvent être stockés au sein de datacenters. Sécurisés, ces derniers permettent aux différents acteurs d’interagir directement via le document, tout en bénéficiant de la traçabilité de leurs adresses IP, de la date et de l’heure des modifications qui y sont apportées. D’autant plus que si l’un des partenaires fait face à un problème technique ou à une cyberattaque, l’entreprise pourra facilement retrouver les documents relatifs à la collaboration, tous sont indexés et classés.

L’automatisation du processus de transmission génère également un gain de temps non négligeable puisque les documents validés peuvent être routés directement vers les partenaires et services adéquats en fonction de leur nature. En cas de contrôle administratif ou fiscal, les entreprises seront également en mesure de pouvoir plus rapidement fournir les documents nécessaires.

Toshiba peut apporter son expertise sur les problématiques liées à la phase de TRANSMISSION des documents et les facteurs permettant de la rendre plus performante :  

• Quels sont les risques qui pèsent sur les documents lors de leur transmission ?
• Comment s’en prémunir ?
• Comment évaluer et comparer les performances des différentes solutions de GED à ce sujet ?
• Quelles sont les règlementations en vigueur à respecter ?
• Quelles sont les bonnes pratiques auxquelles les employés doivent être formés ?

Souhaitez-vous échanger avec un expert de la dématérialisation Toshiba ?

A votre disposition pour toute demande complémentaire.

Belle journée,

Cordialement,

L’équipe LEWIS pour Toshiba

Alice Soula, Marion Bosserelle & Gaétane Roche

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