Foire aux questions (FAQ)

Imprimantes multifonctions

C'est quoi une imprimante multifonctions ?

Une imprimante multifonctions est un appareil d’impression pouvant être utilisé par un particulier ou un professionnel. Elle permet d’effectuer plusieurs travaux : impression de documents variés, photocopie, numérisation de documents pour le partage et l’archivage, fax.

Le système multifonctions peut utiliser une technologie d’impression à jet d’encre ou laser et produire des documents en noir & blanc et en couleur en différents formats (A4, A3, …). La majorité des imprimantes multifonctions proposent une interface interactive via un écran LCD pour effectuer les tâches sans devoir obligatoirement passer par un ordinateur.

Comment assurer la maintenance de mon système d’impression ?

Il est très souvent proposé un contrat de maintenance lors de l’achat du matériel. Celui-ci intègre de manière générale l’entretien et le remplacement des pièces d’usures, le dépannage, le déplacement du technicien, la mise à jour du matériel et la livraison des consommables. Il intègre le coût d’impression (forfait ou à la page) et varie en fonction du modèle et du volume d’impression mensuel.

Comment optimiser ses coûts d'impression ?

De nombreuses options intégrées au système d’impression permettent de réduire les coûts d’impression en réduisant le gaspillage de ressources. Il est possible de prévisualiser les documents sur l’interface tactile et éviter ainsi les impressions inutiles. Par ailleurs, différents modes de mise en veille réduisent considérablement la consommation électrique.

Quelle est la durée de vie d'un photocopieur professionnel ?

Il existe un grand nombre de modèles d’imprimantes multifonctions, celles-ci étant principalement classifiées en fonction de leur vitesse (page par minute) et du volume total d’impressions qu’elles peuvent accepter.

La durée de vie sera donc liée étroitement à votre activité et au volume d’impression global que vous demanderez au système multifonctions.

Quelles options peut-on trouver sur un système d'impression multifonctions ?

Chaque système multifonctions bénéficie d’une liste d’options lui permettant de répondre aux besoins de l’utilisateur :
– Cassette papier pour augmenter sa capacité et éviter d’avoir à recharger l’imprimante trop souvent.
– Chargeur de documents à grande vitesse et à haute capacité papier permettant d’accélérer la numérisation de documents.
– Finisseur avec agrafage, et suivant l’option, permettant de créer des livrets ou d’ajouter des perforations
– Logiciels et connecteurs pour partager et stocker dans le cloud des documents et optimiser la gestion de son imprimante ou de son parc d’impression.

Quelles sont les principales caractéristiques à prendre en compte dans le choix d'un système multifonctions ?

Une étude sur les besoins de son service ou de son entreprise permettra d’affiner le choix de l’imprimante multifonctions. Cette étude pourra se baser sur une liste (non exhaustive) de questions :

– Quel est le format maximal à imprimer : A3 / A4 ?
– L’impression est-elle en noir & blanc exclusivement ou également couleur ?
– Quel est le volume moyen d’impression mensuel ?
– L’assemblage des documents (agrafage) est-il nécessaire ?
– Quel est le volume moyen de numérisation de documents ?
– Vos documents numérisés seront-ils stockés ?
– Souhaitez-vous piloter et gérer les droits d’impression au sein du service, de l’entreprise ?

Les éléments de réponses à ces différentes questions vous permettront d’affiner votre choix en choisissant le système adapté à vos besoins ainsi que le choix des logiciels qui vous permettront de simplifier la gestion des documents numériques et le contrôle de vos coûts d’impression.

Quels types de panne peut-on rencontrer sur un système multifonctions ?

Les pannes les plus récurrentes peuvent venir :
– de l’alimentation papier (bourrage, absence de papier dans le tiroir et mauvais format)
– d’une perte de connexion avec le réseau informatique
– d’un problème mécanique interne.

Les modèles actuels sont en mesure de s’autodiagnostiquer et de dialoguer via leur interface utilisateur ou administrateur. Par exemple, ils sont en mesure d’annoncer une future révision partielle ou totale ou bien de lancer la commande de toners afin d’éviter toute rupture.

Qu'est-ce qu'un contrôleur d'impression ?

Logiciel principalement mis en place dans les grandes entreprises ou collectivités, le contrôleur d’impression permet d’optimiser l’usage d’un ou plusieurs systèmes multifonctions. A l’aide de plusieurs paramètres définis en fonction du service et de l’utilisateur, il est possible de contrôler les coûts d’impression et accompagner une politique environnementale en réduisant l’usage de consommables.

Le contrôleur d’impression permet notamment :
– de sécuriser les données en contrôlant la délivrance des documents imprimés ou numérisés (badges, code d’accès) et d’avertir en cas d’incidents.
– de gérer les options d’impressions (noir et blanc / couleur, format, recto/verso, ….) et de mettre en place des quotas (par service et/ou par personne) afin de contenir les coûts d’impression.
– de bénéficier de reporting complets détaillant l’usage fait du système d’impression.

Dématérialisation

Qu'est-ce que la dématérialisation des documents ?

La dématérialisation des documents consiste principalement à remplacer les documents papier par des documents aux formats numériques. Mais la dématérialisation va bien plus loin que la transformation numérique. La notion de dématérialisation s’adresse également aux processus documentaires de l’entreprise. Les circuits de validation (workflows) sont également concernés : note de frais, demandes d’engagement, demande de congé, etc. tous ces circuits habituellement papier deviennent dématérialisés. Nous parlons également d’une dématérialisation plus globale au sein de l’entreprise avec la mise en œuvre d’un logiciel de gestion électronique de documents (GED). Ces GED ont pour objectifs de centraliser la base documentaire de l’entreprise afin de faciliter la recherche, l’accès et le partage de l’information. La GED permet également de sécuriser les données, c’est-à-dire limiter les accès selon les utilisateurs et garantir leur pérennité selon les durées légale de conservation

Pourquoi dématérialiser ces documents et ces processus métiers ?

Faciliter la recherche et le partage des documents entre les collaborateurs ou des personnes extérieures. Sécuriser le patrimoine documentaire de l’entreprise et préserver la confidentialité des documents sensibles, aide à la mise en conformité au RGPD. Les bénéfices de la dématérialisation sont nombreux, mais ce qui est peut-être moins connu ce sont tous les bénéfices indirects de la dématérialisation : automatisation des traitements des factures fournisseurs avec les nouvelles technologies de RAD/LAD (Reconnaissance et Lecture Automatique des Documents) synonyme de grain de temps considérable. Dématérialisation des documents sortants à l’image des contrats (embauche, client, fournisseurs, etc.), des factures clients (suppression des coûts inhérents au papier, enveloppe et surtout affranchissement), des bulletins de salaire des collaborateurs pour répondre aux attentes des nouvelles générations.

Copie Fiable : peut-on garantir la vocation probatoire des documents numérisés ?

Lors de la numérisation de documents initialement papier, il est important de s’intéresser à la capacité de ceux-ci d’être utilisés comme preuve légale (valeur probatoire).
Depuis le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, la copie numérique d’un document papier est présumée fiable, sous réserve que tous les moyens adaptés soient employés pour sa création et sa conservation.
La copie fiable offre la possibilité de se substituer à un original papier, offrant ainsi la possibilité d’éliminer les originaux papier.
Pour obtenir une copie fiable, il est recommandé de mettre en place des procédures pour gérer les documents de manière appropriée, en respectant les exigences réglementaires en matière de gestion des documents.
L’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales nous informe de ces obligations :
– Le transfert des factures établies originellement sur papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.
– Les couleurs sont reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits.
– En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.
– Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
– 1° D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (eIDAS) de niveau simple (RGS*) ;
– 2° D’une empreinte numérique ;
– 3° D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
– 4° Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
– Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
En synthèse, la copie fiable, possible, mais pas simple.

Télétravail : la dématérialisation des documents parfaitement adaptéé

La période de la COVID-19 a profondément bouleversé notre relation avec l’entreprise et ses locaux. De nos jours, le télétravaille est largement admis et avec lui ses difficultés d’accès à l’information. Comment consulter ma facture si celle-ci est stocké dans un classeur de la salle d’archives qui est, elle-même, sur le lieu de travail. Ce qui explique l’intérêt croissant des entreprises pour la dématérialisation : l’accessibilité. La dématérialisation c’est un accès aux documents partout et tout le temps. La dématérialisation c’est l’accès aux données en respectant leur confidentialité, c’est la validation d’une facture, d’un bon de livraison, la signature d’un contrat, depuis chez vous ou lors de vos déplacements professionnels. La dématérialisation c’est « rapprocher l’information » & « réduire les délais » de va-et-vient

Facture électronique

e-reporting : comment les données de mes transactions seront-elles transmises ?

De manière générale, les entreprises disposeront de deux méthodes pour transmettre leurs données des transactions financières :
– Automatisé via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
– Manuelle avec dépôt sur le portail public de facturation (PPF).
Depuis un logiciel de caisse, les données incluses dans le récapitulatif des données journalières d’une caisse (ticket Z) faciliteront la transmission des données au format dématérialisé.
Lors de l’émission de factures électroniques à destination des clients particuliers (BtoC), les facture sous format dématérialisé pourront être déposées sur la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) de votre choix ou sur le portail public de facturation (PPF). Les deux méthodes (PDP ou PPF) extrairont les seules données utiles au e-reporting pour les besoins de l’administration fiscale.
Point de vigilance PDP : Les plateformes n’ont pas l’obligation d‘adresser les factures aux clients finals. Ce point dépendra de l’offre commerciale et du contrat que vous aurez passé avec votre partenaire.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui intègre obligatoirement un socle minimum d’informations sous forme structurée. Ces obligations différencient les factures électroniques des factures « papier » ou du format PDF (article 153 de la loi de finances 2020). Elle sera communiquée au client via une plateforme de dématérialisation (portail public de dématérialisation ou plateforme de dématérialisation partenaire). Outre la réduction conséquente des délais de paiement, la généralisation de la facture électronique pour l’ensemble des entreprises permettra de réaliser des économies substantielles tout en simplifiant sa gestion et son suivi.

Quelle est la différence entre numérisation et dématérialsiation d'une facture ?

La numérisation des factures consiste à créer une version électronique d’une facture papier. Cette copie numérique du document papier a pour principal objectif d’intégrer un logiciel tiers (GED par exemple) pour en faciliter le partage, la recherche, l’accessibilité. Attention toutefois, cette copie numérique n’a pas de valeur probatoire et ne peut être considérée comme un original. Il conviendra donc de conserver son original papier.

La dématérialisation des factures désigne le fait de générer, émettre et conserver des factures nativement au format électronique. La facture électronique signée devient l’original probatoire et devra être envoyée dans l’état au client. Le format original de la facture est donc électronique et n’a pas pour vocation d’être imprimé. Nous retrouvons, pour la facture électronique, la même règle qui régit les factures papier. Une facture électronique imprimée perd sa valeur probatoire et ne peut être considérée comme un original. Il conviendra donc de conserver son original électronique signé.

Quelle réglementation vient encadrer la facture électronique ?

La réglementation française concernant la facture électronique évolue rapidement avec une nouvelle échéance au mois de juillet 2024 et selon le calendrier ci-dessous :
• 1er juillet 2024 : obligation en réception à l’ensemble des entreprises et en émission pour les grandes entreprises
• 1er janvier 2025 : obligation en émission aux entreprises de taille intermédiaire
• 1er janvier 2026 : obligation en émission aux petites et moyennes entreprises et microentreprises
Trois méthodes permettant d’envoyer une facture électronique légalement cohabitent (échéances assujetties au calendrier renseigné ci-dessus)
1/ Mettre en œuvre une PAF (Piste d’Audit Fiable) permettant de lier la facture électronique au bon de commande et au bon de livraison démontrant la démarche de l’acte de vente ou de la prestation réalisée.
2/ Apposer sur la facture une cachet-serveur électronique de niveau eIDAS Avancé (cachet serveur électronique = personne morale)
3/ Via une plate-forme EDI (échange de données informatisé).
Pour l’heure, l’accord de ses clients du secteur privé reste nécessaire pour l’échange des factures au format électronique.
Les entreprises travaillant avec des organismes gouvernementaux (BtoG) et depuis le 1er janvier 2020, ont l’obligation de déposer leurs factures sur la plateforme CHORUS PRO.

Quels sont les bénéfices de la facture dématérialisée ?

La dématérialisation des factures clients présente de nombreux bénéfices pour les entreprises :
Gain financier :
Le premier avantage de la dématérialisation est la diminution des coûts pour l’entreprise. En passant à la facture électronique, vous supprimez une grande partie des coûts de traitements tels que les frais d’impression, d’affranchissement et d’archivage physique.
Gain de temps/de productivité :
Les factures clients, mais également les factures fournisseurs sont concernées par la dématérialisation. Pour les factures clients, c’est la totale automatisation du processus de traitement. Les factures sont découpées selon le bon nombre de pages, le cachet serveur est apposé, le mail automatiquement généré, la facture envoyée. Vous disposez d’une console de gestion pour vous assurer du bon déroulement de l’opération.
Pour les factures fournisseurs, c’est une réduction drastique du temps nécessaire à leurs saisies manuelles dans le logiciel comptable (en moyenne un comptable consacre 30% de son temps à ces opérations). Le passage à la facture électronique permet d’envisager une diminution conséquente du temps de traitement à hauteur de 75% réduisant ainsi les risques de retard de paiement.

Qu'est-ce que le e-reporting mis en place avec la nouvelle réforme de la facture électronique ?

L’e-reporting, c’est l’obligation de transmettre à l’état (DGFIP) les données concernant les transactions.
Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France ont ainsi l’obligation de transmettre aux autorités fiscales l’ensemble des données issues des transactions non-concernées par la facturation électronique.
Les entreprises concernées doivent réaliser l’e-reporting pour les opérations suivantes :
• La transmission de données de paiement sur les ventes de prestations de services ;
• Les ventes et prestations effectuées auprès d’opérateurs étrangers ;
• Les ventes et prestations effectuées auprès de particuliers.

GED (Gestion Electronique des Documents)

À quoi sert la GED ?

La GED sert à améliorer la gestion documentaire en offrant une solution centralisée pour l’accès, la modification et l’archivage des documents. Elle vise à réduire l’utilisation de papier, augmenter la productivité, améliorer la sécurité et assurer la conformité réglementaire.

À qui s'adresse une GED ?

Une GED s’adresse à toute organisation, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, qui gère une grande quantité de documents et souhaite améliorer son efficacité, sa sécurité et sa conformité réglementaire. Cela inclut des cas d’usage variés comme la gestion des factures, des dossiers clients, des bulletins de salaires, etc.

Comment assurer la sécurité des données dans un logiciel de GED

Un logiciel de gestion électronique de documents doit assurer la sécurité et la confidentialité de son contenu en fonction de l’importance des documents qu’il héberge.
Pour ce faire, différents moyens sont mis en œuvre pour protéger les informations des entreprises :
Le choix du datacenter (solution en Saas) est primordial :
Datacenters hébergés en France afin de garantir souveraineté et haute disponibilité ou en Europe pour se conformer à la réglementation RGPD (Règlement General de Protection de Données)
Les infrastructures doivent répondre à un large éventail de normes conformité et spécifiques à des secteurs, telle que la norme ISO 27001. Des audits précis réalisés par des organismes tiers vérifient le respect des contrôles de sécurité stricts que ces normes imposent.
Cloud monitoring : Signalent instantanément toute faille du système.
Sauvegarde périodique pour préserver l’intégrité et la disponibilité des données limitant le risque de perte d’informations et favorisant la restauration des données en cas de sinistres.
Les protections de la GED assurent la confidentialité des données :
– Gestion des droits en lecture, de modification ou de suppression d’un document selon l’utilisateur ;
– Traçabilité des flux de documents et gestion de chaque étape de leur cycle de vie ;
– Scellement des documents et identification de l’auteur par signature électronique
– Mise en œuvre d’un coffre-fort numérique pour garantir la probité et la pérennité pendant la durée de conservation légale des documents juridiquement recevables.

Comment conduire un projet GED dans son entreprise ?

Pour conduire au succès un projet de déploiement d’un logiciel de Gestion Electronique de Documents au sein de son entreprise, il est nécessaire de respecter une certaine méthodologie.
En amont de tout projet, il est nécessaire de nommer un chef de projet GED. Il rencontrera les différents services et les collaborateurs pour identifier les façons de travailler et les besoins en :
• Volume de documents à intégrer dans le futur outil de GED
• Traitement des documents entrants (factures, notes de frais, bulletins de paie, documents métiers, courriers, contrats clients, contrats de travail, etc.)
• Différente forme des documents (Papier = numérisation et documents nativement numériques)
• Méthodes de classement et de recherche documentaire
• Circuits de validation existants (factures, congés, bons achats, courriers, etc.)
• Sécurités et les droits des utilisateurs (gestion des droits d’accès, de modification, de suivi, de partage, etc.)
• Utilisation de la Signature électronique
• Archivages (Cloud, coffre-fort numérique, etc.)
• Dématérialisation des documents sortants (Factures clients, bulletins de paie, contrats)

Rédiger un cahier des charges technique du projet qui comprendra :
• Un plan de classement des documents
• La cartographie des workflows
• La cartographie des services, des utilisateurs et des droits.
• Le calendrier de conservation des documents
• Les processus de réception des documents
• Les processus d’émission des documents

Une fois les méthodes de travail et les besoins des utilisateurs identifiés la liste des critères de sélection de la GED sera rédigée. Ces critères peuvent être :
• Type de documents gérés
• Volume de stockage
• Technologies de traitements des documents entrants
• Connecteurs disponibles
• Ergonomie, intuitivité
• Simplicité d’utilisation
• Possibilités d’évolution
• Prix
• Solution On Premise ou Cloud
• Emplacement des datacenters
• Sécurité des données
• Etc.

Evaluer plusieurs solutions de GED
La France est riche en éditeurs de logiciels de GED, vous en trouverez plusieurs dizaines. Certains de ces logiciels sont adaptés aux grandes entreprises, d’autres aux PME (Petites et Moyennes Entreprises), d’autres dédiés à certains métiers. Les critères d’évolutivité ainsi que les fonctions complémentaires (traitements automatisés des documents entrants et sortants, workflows, etc.) devront, selon la liste des critères précédemment rédigée, eux aussi être évalués.

Déploiement de la solution de GED
Deux approches distinctes peuvent être envisagées pour le déploiement de l’outil de GED :
• En mode « Global » : la solution est déployée dans tous les services de l’entreprise.
• En mode « projet » : la solution est déployée service après service
Quelle que soit l’approche choisie, un comité d’observation sera mis en œuvre et aura pour objectif :
• D’assurer le bon déroulement du projet
• D’évaluer la satisfaction des collaborateurs
• De s’assurer du bon niveau de formation des collaborateurs, utilisateurs de la solution

Accompagner et informer les collaborateurs pendant et après la mise en place de la solution
La mise en place d’une gestion Electronique de Documents entraîne des bouleversements majeurs dans l’organisation du travail. La résistance au changement peut être parfois très importante parmi les collaborateurs.
Il est donc important de prendre en compte les éventuels freins et de préparer la conduite du changement :
• Expliquer les objectifs du projet en valorisant tous les bénéfices de la GED pour les collaborateurs (gain de temps, accessibilité, partage de l’information, fiabilité des processus, etc.)
• Permettre à chacun de s’exprimer, recueillir les besoins
• Communiquer régulièrement sur l’état d’avancement du projet
• Former les utilisateurs au nouveau logiciel
Une mauvaise conduite du changement peut mener à l’échec un projet de GED

Comment fonctionne la GED ?

La GED fonctionne en plusieurs étapes :

Numérisation des documents papier via des scanners et logiciels OCR (Reconnaissance Optique de Caractères).
Classification des documents selon une structure prédéfinie.
Indexation et attribution de métadonnées pour faciliter la recherche.
Stockage sécurisé avec des stratégies de sauvegarde et de récupération.
Partage des documents et gestion des permissions d’accès.
Archivage selon les politiques définies par l’entreprise.

Comment procéder à l'acquisition des documents dans la GED

La première étape consiste à créer une base de données centralisée dans laquelle sera intégré l’ensemble des documents de l’entreprise. Un document produit de manière électronique (Word, Excel, Power Point, PDF), trouvera naturellement sa place et ne nécessitera pas de traitement particulier. Ce sont bien souvent les informations réalisées en interne par les collaborateurs de l’entreprise.
Les documents papier, provenant de sociétés externes et des archives, devront passer par des traitements de dématérialisation. Après avoir été scannés pour obtenir une image du contenu, plusieurs traitements sont apportés au document pour le rendre exploitable dans la GED :
– La technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) : cet outil a pour objectif d’identifier et de rendre exploitable le texte contenu dans une image (document scanné) en comparant les caractères à sa base de données.
– Technologie de RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) : elle permet de reconnaitre la nature d’un document (facture, devis, bon de commande, de livraison, CV, etc.) et de le catégoriser automatiquement.
– Technologie de LAD (Lecture Automatique de Document) : Associé à de l’intelligence Artificielle (Deep Learning) la LAD à la capacité de reconnaitre les informations contenues dans le document et d’extraire automatiquement ces données avec pour objectif de l’auto indexer (classement automatique du document)
_ Technologie de Machine Learning : Une seconde intelligence pour permettre à la solution d’apprendre. Apprendre de nouveaux documents, apprendre de nouveaux modes d’indexation. En bref, une solution qui évolue dans le temps avec l’entreprise et ses documents.

Est-il possible d'intégrer des documents numérisés à une GED ?

Oui, les documents numérisés peuvent être intégrés à une GED. Après numérisation, les documents papier sont convertis en fichiers numériques, puis importés dans le système GED pour être classés, indexés et recherchés grâce à des technologies comme l’OCR.

Quelle est la différence entre GED et SAE ?

• La GED se concentre sur la gestion et l’organisation des documents électroniques avec des fonctionnalités de numérisation, stockage, recherche et partage.
• Le SAE (Système d’Archivage Électronique) est spécialisé dans l’archivage à long terme, garantissant l’intégrité et l’accessibilité des documents pour une durée prédéfinie.

Quelles sont les critères à pendre en compte pour choisir sa GED ?

De par la portée stratégique de l’outil de GED au sein de l’entreprise, sa mise en place demande de l’analyse, de la rigueur et de la préparation. Si un projet GED réussie est synonyme d’importants gains de productivité et d’économies, une préparation désordonnée rendra le travail particulièrement fastidieux, conduisant bien souvent à l’échec du projet. Pour maximiser ses chances de réussite et s’assurer que toutes les méthodes de travail ont bien été prises en compte, il convient d’intégrer les utilisateurs dès le début du processus d’analyse des besoins.
Les logiciels de Gestion Electronique de Documents proposent en général différentes solutions de stockage permettant la conservation et l’archivage des documents. Une analyse préalable des besoins guidera l’entreprise dans le choix du logiciel le plus approprié à son organisation et la nature de ses documents.
Le volume de stockage existant (reprise d’antériorité) et les besoins futurs, la durée de vie des données et la sécurité d’accès aux contenus doivent être connus.
Serveur On Premise (sur site), ou solution cloud (Saas), l’installation informatique locale guidera ce choix. La sécurité des données et la qualité de la connexion internet sont bien souvent les meilleurs critères de sélection. Quelle que soit la solution choisie, celle-ci devra proposer un espace de stockage évolutif dans le temps et répondre aux besoins de l’entreprise.
Les fonctionnalités complémentaires doivent également être identifiées : Dématérialisation des documents entrants (factures fournisseurs), des documents sortants (factures clients, bulletins de salaire, contrats), dématérialisation des processus métier (workflow), moyen de diffusion de l’information, versioning, etc.
L’évolutivité du logiciel est un point primordial. Celui-ci doit pouvoir accompagner l’entreprise dans le temps et proposer des technologies et des fonctionnalités en corrélation avec les évolutions rapides des sociétés.

Quels sont les avantages de la GED ?

La mise en place d’une GED permet de :

Améliorer l’efficacité opérationnelle grâce à la recherche facile des documents, même à distance, et à l’automatisation des processus documentaires.
Favoriser la collaboration interne et externe avec des outils de co-édition et de commentaires en temps réel.
Garantir la sécurité et la confidentialité des informations grâce à une gestion fine des accès et un suivi des modifications.
Assurer la conformité réglementaire en facilitant les audits et l’archivage selon les normes légales.
Réduire les coûts de gestion documentaire (papier, encre, équipements, espace de stockage physique).

Qu'est-ce que la GED ?

La Gestion Électronique des Documents (GED) désigne un système informatique (ou solution) permettant de numériser, stocker, organiser, partager et archiver des documents électroniques de manière sécurisée et efficace au sein d’une organisation.

Qu'est-ce qu'une piste d'audit documentaire ?

Une piste d’audit documentaire est un enregistrement détaillé de toutes les actions effectuées sur un document dans une GED, incluant qui a accédé au document, quelles modifications ont été faites et quand. Elle garantit la traçabilité, la conformité réglementaire et la sécurité des documents.

Qu'est-ce que l'OCR ?

L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est une technologie qui convertit les images de texte en texte éditable. Elle est utilisée pour numériser des documents papier et les intégrer dans une GED, facilitant ainsi leur gestion et leur recherche.

Qu'est-ce que la LAD / RAD ?

La LAD (Lecture Automatique de Documents) et la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) sont des technologies utilisées pour extraire automatiquement les informations pertinentes des documents numérisés, améliorant ainsi l’efficacité du traitement documentaire.

Sur quels critères la GED classe-t-elle mes documents automatiquement ?

La GED classe les documents automatiquement en utilisant des critères tels que les métadonnées, les mots-clés, les dates et les catégories définies par l’utilisateur. Des technologies comme l’OCR et la LAD/RAD peuvent également être utilisées pour extraire et utiliser ces informations pour le classement automatique.

Une GED peut-elle se connecter aux outils métiers de l’entreprise ?

Oui, une GED peut se connecter à divers outils métiers comme les ERP, CRM et autres systèmes informatiques. Cette intégration permet un flux de travail harmonieux et centralisé, améliorant ainsi l’efficacité et la productivité de l’organisation.

Signature électronique

C'est quoi une signature électronique ?

La signature électronique est une technologie permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et l’authentification de son auteur pour s’assurer que l’acte ne puisse être remis en question (non répudiation).
Les trois objectifs majeurs de la signature électronique :
• Garantir l’intégrité d’un document (s’assurer que le document n’ait pas été altéré/modifié entre sa signature et sa consultation).
• Authentifier le signataire (s’assurer de l’identité de la personne signataire du document)
• Rapporter la preuve du consentement
Pour répondre à ces objectifs, la signature doit avoir les caractéristiques suivantes :
• Authentique : Possibilité de retrouver l’identité du signataire de manière certaine
• Infalsifiable : une personne ne peut pas se faire passer pour un autre
• Non réutilisable : la signature présente dans le document signé ne peut être déplacée/réutilisée dans un autre document
• Inaltérable : Le document signé ne peut plus le modifier
• Irrévocable : La personne qui a signé ne peut le contester

Existe-t-il une diffèrence entre une signature numérisée et électronique ?

Une signature numérisée peut consister en une simple image de votre signature manuscrite apposée dans un document (Word, PDF, etc.). Du fait de son manque de traçabilité et de sécurité (usage abusif d’une signature manuscrite récupérée d’un autre document, absence d’intégrité du document signé, etc.), ce procédé de signature n’est pas reconnu juridiquement.
Une signature électronique repose quant à elle sur l’authentification du signataire et sur une technologie de cryptographique qui fournit un haut niveau de sécurité et d’intégrité au document.

Quelle est la diffèrence entre un cachet-serveur (ou cachet électronique) et une signature électronique ?

Le cachet-serveur peut être comparé au tampon de l’entreprise auparavant apposé sur les documents papier. Le cachet-serveur est une version numérique du tampon de l’entreprise. Il permet de sceller des documents au nom des entreprises et des entités publiques (personne morale). Tout comme la signature électronique, le cachet-serveur garanti l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité d’un document envoyé par voie électronique. La signature cachet-serveur permet de signer simultanément d’importants volumes de documents tels que les factures clients ou les bulletins de salaire des collaborateurs.

Quels documents peuvent être signés avec une signature électronique ?

La loi du 13 mars 2000 stipule que « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve, au même titre que l’écrit sur support papier ».
Ainsi, la signature électronique possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite et peut s’appliquer aux mêmes documents que leur version papier :
– Les contrats de travail
– Les contrats commerciaux ;
– Les accords-cadres
– Les documents liés à la Qualité
– Les factures, devis, bons de livraisons
– Les mandats et les compromis de vente
– Les documents comptables
– Les documents juridiques
Concernant les documents très sensibles, la mise en place d’une signature électronique est possible, mais doit respecter des critères de sécurité et de certification d’identité plus importants (signature eIDAS Qualifiée)

Quels sont les bénéfices de la signature électronique ?

Gain de temps :
La signature numérique permet de réduire de manière drastique les temps nécessaires aux processus de transmissions. Quand une demande de signature se fait par voie électronique, elle est instantanée. Le signataire est immédiatement notifié par voie de mail avec un lien vers la plateforme de signature sécurisée. Une fois son identité vérifiée, le processus de signature peut être réalisé en l’espace d’un instant. Selon Docusign, 80% des documents sont signés dans la journée et 64% en moins d’une heure. Le constat est sans appel, car la signature manuelle avec envoi postal prend en moyenne 8 jours.

Gain financier :
Autre avantage de la signature numérique, la réduction très importante des coûts d’impression (suppression des impressions papier), d’expédition (suppression des affranchissements) et de traitement (mises sous pli).

Suivi de l’état d’avancement des signatures :
Lors de la signature d’un contrat et que plusieurs personnes doivent signer le document, il est difficile de suivre l’avancement des signatures. La signature électronique vous permet de définir votre parcours des signataires et d’être informé en temps réel de l’état d’avancement de vos documents.

Signature des documents en tous lieux :
Les applications de signature électronique fonctionnent sur les ordinateurs et les applications mobiles. Une simple connexion internet suffit. Vous accédez et signez vos documents où que vous soyez, source de gain de temps considérable pour vous et votre organisation.

Peut-on s'assurer de la validité d'une signature électronique ?

Pour l’émetteur du document (le signataire), la signature électronique doit, avant tout, utiliser un certificat valide. Les certificats peuvent être fournis par des prestataires de certification électronique et doivent respecter les référentiels RGS (Référentiel Général de Sécurité) pour la France et/ou eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services) pour l’Europe. L’outil de signature (l’interface utilisée par le signataire pour consulter et signer le document), doit contrôler la validité du certificat de signature.
Pour le destinataire du document signé électroniquement (pour signature ou conservation), reste à vérifier la validité de la signature électronique de l’émetteur. Depuis un fichier PDF généré par le logiciel Adobe, la signature est généralement intégrée au document. Un simple coup d’œil dans le panneau de signature d’Adobe permet ce contrôle. Si une “coche” verte apparaît, le certificat est valide et la signature recevable. En revanche, si la “coche” est orange ou rouge, c’est qu’une anomalie a été détectée par Adobe (cela peut être uniquement le fait qu’Adobe ne connaît pas le certificat par exemple).Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France ont ainsi l’obligation de transmettre aux autorités fiscales l’ensemble des données issues des transactions non-concernées par la facturation électronique.
Les entreprises concernées doivent réaliser l’e-reporting pour les opérations suivantes :
• La transmission de données de paiement sur les ventes de prestations de services ;
• Les ventes et prestations effectuées auprès d’opérateurs étrangers ;
• Les ventes et prestations effectuées auprès de particuliers.

Une signature électronique est-elle juridiquement recevable ?

L’entrée en vigueur de la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 indique que la signature électronique engage le consentement du signataire de la même façon que la signature manuscrite. De plus, l’article 1316-4 du Code civil nous informe que la signature électronique constitue une preuve littérale au même titre qu’une signature manuscrite, sous réserve de « l’utilisation d’un procédé de signature fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».

Bulletins de salaire dématérialisés

Bulletin de salaire électronique : les régles à respecter

Pour les salariés la dématérialisation des bulletins de salaire apporte de réels bénéfices.
Les bulletins deviennent accessibles en tout lieu et tout temps et ce depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone connecté à internet.
Pour le salarié, c’est l’assurance de disposer de ses bulletins de salaire immédiatement dès lors qu’un organisme les demandes. C’est également l’assurance de ne plus perdre ses bulletins de salaire. Ceux-ci étant conservé pour une longue durée dans son espace personnel (50 ans ou jusqu’à leurs 75 ans)

L’entreprise bénéficie elle aussi de.
La dématérialisation des bulletins de salaire des salariés bénéficie également aux entreprises. Elle sécurise les échanges et apporte l’assurance de la bonne transmission des bulletins aux collaborateurs. Les bulletins sont automatiquement horodatés, ce qui permet de prouver que le bulletin de paie a été remis au salarié à une date et une heure précise.
Les coûts directs inhérents à la production des bulletins sont considérablement réduits : suppression du papier, des enveloppes et des éventuels affranchissements.
Le gain de temps pour le service paie et également considérable car tous les bulletins sont automatiquement traités (découpe du fichier PDF, dépôt des bulletins dans les espaces privés des salariés, émission automatique du mail d’information au salarié). Seule subsiste une étape de contrôle depuis une console de gestion afin de s’assurer du bon déroulement de l’opération.

Qu'est-ce que la dématérialisation des documents ?

Depuis le 1er janvier 2017, la loi El-Khomri (Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016) indique que l’employeur peut dématérialiser les bulletins de salaire de son entreprise sans avoir à recueillir le consentement préalable des salariés. Mais Il existe plusieurs règles à respecter lorsque l’on souhaite recourir à la dématérialisation des bulletins :
• L’employeur doit informer le collaborateur que son bulletin lui sera désormais remis de manière dématérialisée et ce au minimum un mois avant le premier envoi.
• L’employeur doit également informer le salarié de son droit d’opposition.
Le salarié peut, à tout moment, demander à recevoir ses bulletins au format papier. L’employeur dispose alors de 3 mois maximum pour accéder à sa demande.

• Les bulletins doivent être mis à disposition des salariés pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à leurs 75 ans.
• Les bulletins doivent être conservés dans des conditions de nature à garantir leur intégrité, leur disponibilité et leur confidentialité. Autrement dit, la solution de stockage retenue doit pouvoir garantir que le document :
o N’a pas été modifié,
o Est stocké dans un format pérenne avec un accès garanti dans le temps,
o Est accessible de manière sécurisée, dans un espace strictement réservé au salarié.

Affichage dynamique

Comment fonctionne la diffusion du contenu ? Peut-on la planifier ? La gérer à distance ? Quels formats sont compatibles ?

Grâce à un logiciel de gestion des publications, vos messages informatifs ou publicitaires sont modifiables et leur diffusion est planifiée à tout moment via une interface très intuitive.

La diffusion des messages est-elle programmable ?

Vous pouvez gérer vos programmations à l’avance et définir quels contenus ou informations diffuser, à quel moment.

Pourquoi passer à un affichage dynamique ?

Avec l’affichage dynamique, vous attirez l’attention de vos clients et les incitez à rentrer dans votre commerce ou établissement. Vous vous différenciez de vos concurrents, réduisez le temps d’attente de vos patients, clients et administrés. L’affichage dynamique permet de valoriser vos produits, de capter l’attention de vos clients en diffusant des messages d’information ou des offres promotionnelles.

Quels formats de fichiers l'affichage dynamique permet-il de diffuser ?

Vous pouvez diffuser tous les types de médias : jpg, png, bmp, gif, pdf, ppt, pptx, pps, ppsx, swf, avi, wmv, mov, mp3, wav, wma, …

Quels sont les supports de diffusion existants ?

Une gamme complète de supports d’affichage permet de diffuser du contenu dynamique : murs d’images, bornes interactives indoor et outdoor, pupitres …
Ces supports d’affichage digital peuvent être installés en intérieur (magasins, vitrines, entreprises, …) ou en extérieur (panneaux d’affichage, écrans géants, …).

Qu'est-ce que l'affichage dynamique ?

L’affichage dynamique est un support d’information.
Il permet de piloter à distance la diffusion d’informations (textes, médias, vidéos, etc.) sur des écrans d’affichage.
Il est souvent utilisé pour capter l’attention des clients dans les commerces, les réseaux d’agence, des patients dans les cabinets médicaux, laboratoires d’analyse, des salariées ou visteurs dans les entreprises, ainsi que pour diffuser des informations dans les lycées, musées…Et des informations règlementaires dans les colléctivités térritoriales.

Qu’est-ce que l’affichage dynamique ou digital signage ?

L’affichage dynamique (ou digital signage) est un outil de communication qui permet de diffuser des contenus multimédia, à distance et en temps réel, sur des supports d’affichage numérique.

Qui utilise l’affichage publicitaire dynamique ?

L’affichage dynamique est utilisé par de nombreux secteurs d’activités qui sont amenés à communiquer vers leurs prospects, clients, patients, collaborateurs, notamment : les commerces de détail, professionnels de santé (cabinets médicaux, hôpitaux, laboratoires…), les entreprises ainsi que les collectivités territoriales (mairies, musées, …).

Cybersécurité

Comment gérer un incident de sécurité informatique dans une PME ?

En cas d’incident, il faut identifier et isoler rapidement l’incident pour en limiter la propagation. Il faudra ensuite évaluer l’ampleur de l’attaque et l’impact sur les données et les systèmes de l’entreprise. Il est également nécessaire d’informer l’ensemble des parties prenantes concernées ou qui pourraient être affectées sans oublier de notifier les autorités compétentes, notamment en cas de violation de données personnelles.
Une fois l’attaque contenue, il s’agit de restaurer les systèmes et les données depuis des sauvegardes fiables.
Une analyse post-incident permet d’identifier les failles de sécurité et de mettre en œuvre des améliorations et de renforcer la prévention des risques.

En quoi le télétravail expose-t-il l’entreprise à des risques cyber supplémentaires ?

Le télétravail expose les entreprises à des risques de cybersécurité supplémentaires principalement en raison de l’utilisation de réseaux domestiques et d’appareils personnels, souvent moins sécurisés que les environnements de bureau traditionnels. Les réseaux Wi-Fi domestiques ne bénéficient généralement pas des mêmes niveaux de sécurité que les réseaux d’entreprise, tels que les pare-feu avancés et les systèmes de détection d’intrusion, rendant les données sensibles plus vulnérables aux interceptions et aux attaques.
De plus, les collaborateurs en télétravail peuvent utiliser des appareils personnels qui ne sont pas équipés de logiciels de sécurité adéquats, augmentant ainsi les risques de malware et de logiciels malveillants. La séparation insuffisante entre les activités professionnelles et personnelles sur ces appareils peut également conduire à des failles de sécurité accidentelles.

Faut-il mener un audit de sécurité informatique dans une TPE/PME ?

Un audit de sécurité informatique est nécessaire pour identifier les vulnérabilités et les risques inhérents. Il examine les politiques de sécurité, les configurations de réseau, les contrôles d’accès et les mesures de protection des données, aidant ainsi à prioriser les investissements en sécurité et à déployer une stratégie de cyberprotection adhoc.

L’installation d’antivirus suffit-elle à protéger mon entreprise contre les risques cyber ?

Bien que l’installation d’un antivirus soit une mesure essentielle, elle ne suffit pas à elle seule. Il est important d’adopter une approche de sécurité multicouche incluant notamment un pare-feu, la gestion des accès, des mises à jour régulières, des sauvegardes de données, et une sensibilisation continue des employés aux risques de cybersécurité.

Pourquoi développer une politique de sécurité informatique est essentielle pour toute entreprise ?

Une politique de sécurité informatique définit les règles et procédures pour protéger les informations et ressources technologiques de l’entreprise. Elle est essentielle pour établir un cadre de sécurité clair, assurer la conformité réglementaire, et promouvoir une culture de la sécurité au sein de l’organisation.

Pourquoi protéger son entreprise contre les risques cyber ?

Protéger son entreprise contre les risques cyber est crucial pour prévenir les pertes financières, protéger la réputation de l’entreprise, assurer la continuité des opérations et se conformer aux réglementations sur la protection des données.

Quel est le rôle d’un dirigeant d’entreprise dans la mise en œuvre d’une stratégie de cyberprotection ?

La cyberprotection d’une entreprise est un enjeu collectif. Ainsi, le dirigeant a pour rôle de développer une culture de cyberprotection au sein de son entreprise pour encourager la formation continue et sensibiliser les collaborateurs aux risques cyber. Outre l’allocation des ressources financières et humaines pour mettre en oeuvres les solutions adéquates, le chef d’entreprise doit aussi être moteur dans la définition d’une politique de cybersécurité conforme aux réglementations et cohérente avec l’activité et les objectifs de l’entreprise.

Quels sont les critères de choix d’une solution de cyberprotection ?

Le choix d’une solution de cyberprotection dépend de l’infrastructure informatique existante et des besoins spécifiques qui en découlent. En complément, la facilité d’usage, le niveau de protection offert et les coûts constituent des critères essentiels. Il faut également évaluer le support, la maintenance et les SLA proposés par le fournisseur.

Quels sont les signes indicateurs d’une faille de sécurité dans une PME ?

Pour les petites et moyennes entreprises (PME), détecter rapidement une cyberattaque est essentiel pour réduire les dommages. Il y a plusieurs signes à surveiller. Si les ordinateurs ou serveurs fonctionnent lentement, redémarrent sans raison, ou affichent des erreurs, cela peut indiquer la présence d’un malware. Les alertes des antivirus ou parefeu sont aussi des indicateurs d’intrusion à ne pas négliger. Une hausse soudaine du trafic réseau peut signaler une attaque, comme un déni de service ou une extraction de données. Des tentatives répétées de connexion depuis des adresses IP suspectes sont également des alertes à considérer.
La présence de fichiers ou de programmes inconnus, une augmentation des e-mails de phishing, et des anomalies dans les comptes utilisateurs, comme des modifications non autorisées constituent également des alertes à traiter.
Des problèmes persistants avec les services en ligne de l’entreprise (site web, cloud, logiciels internes) ou le constat de fuites d’informations confidentielles sont également des indices forts quant à l’existence d’une faille de sécurité. Il est crucial de rester vigilant à ces indicateurs pour agir vite et limiter les impacts d’une éventuelle cyberattaque.

Quels sont les risques spécifiques en matière de cybersécurité pour les TPE/PME ?

Les petites et moyennes entreprises (TPE et PME) peuvent être plus vulnérables aux attaques ciblées en raison de ressources de sécurité limitées. Elles risquent des pertes de données sensibles et peuvent rencontrer des difficultés à se conformer aux réglementations de protection des données.
Les TPE et PME sont confrontées à des défis spécifiques en matière de cybersécurité. Avec des ressources souvent limitées, la sécurisation de leur équipement informatique est souvent très faible et obsolète rendant leurs réseaux plus vulnérables aux cyberattaques. De plus, les équipes sont insuffisamment formées aux risques cyber ce qui augmente le risque d’erreurs humaines, telles que les attaques de phishing.
Elles sont moins préparées à gérer efficacement les incidents de sécurité car elles ne disposent pas de plan de réponse adéquat aux incidents. La conformité des plus petites entreprises aux réglementations sur la protection données est par conséquent une problématique forte qui expose les organisations à des sanctions financières et
juridiques lourdes.

Quelles sont les responsabilités d’une entreprise en cas de cyberattaque ?

En France, lorsqu’une entreprise est victime d’une cyberattaque, elle doit respecter certaines obligations légales.
Principalement, ces règles sont établies par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et les lois nationales. Les entreprises sont notamment tenues de notifier les violations de données. Si des données personnelles sont compromises, l’entreprise doit en informer la CNIL sous 72 heures. Si le risque pour les personnes
est élevé, ces dernières doivent aussi être alertées. De plus, les entreprises doivent protéger les données personnelles avec des mesures de sécurité appropriées. En cas de défaillance, elles peuvent être tenues responsables des dommages causés par l’attaque, ce qui peut mener à des sanctions financières importantes et nuire à leur réputation. Par ailleurs, les entreprises doivent coopérer avec les autorités en cas de cyberattaque. Cette coopération implique le partage d’informations sur l’attaque et les mesures prises en réponse. Si l’attaque affecte les données des clients ou partenaires, l’entreprise peut devoir les dédommager. Après une attaque, il est essentiel de prendre des mesures correctives pour éviter de futures violations et maintenir la confiance des clients et partenaires. Enfin, toutes les preuves liées à l’attaque, comme les journaux de sécurité, doivent être conservées pour d’éventuelles enquêtes judiciaires ou procédures légales.

Quelles sont les premières étapes pour sécuriser mon entreprise contre les cyberattaques ?

Pour sécuriser son entreprise contre les risques cyber, la première étape consiste à évaluer les actifs numériques et les données critiques dont l’entreprise dispose et de réaliser une audit de sécurité pour évaluer les éventuelles failles.
Il s’agira ensuite de définir une politique de sécurité informatique spécifique à son entreprise (taille, activité, infrastructure…) et de former l’ensemble des collaborateurs aux bonnes pratiques de cyberprotection. L’ installation de solutions de sécurité fiables et adaptés aux besoins de l’organisation est indispensables à une cyberprotection
efficace.

Quelles sont les obligations des entreprises en terme de protection des données clients ?

Les entreprises doivent assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données clients. Elles doivent se conformer aux réglementations telles que le RGPD, mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les données et informer les clients en cas de violation de données.

Qu'est-ce que la cybersécurité et pourquoi est-elle importante ?

La cybersécurité désigne l’ensemble des technologies, processus et pratiques destinés à protéger les réseaux, ordinateurs, programmes et données contre les attaques, dommages ou accès non autorisés. Elle est essentielle car elle protège contre le vol d’identité, la fraude et assure la continuité des services, tout en protégeant les informations personnelles et sensibles.

Qu'est-ce que le chiffrement et comment cela protège-t-il mes données ?

Le chiffrement est le processus de transformation des données en un format codé pour sécuriser leur confidentialité.
Seules les personnes disposant de la clé de déchiffrement appropriée peuvent accéder aux données sous leur forme originale, ce qui protège les informations contre les accès non autorisés pendant leur stockage ou leur transfert.

Quel est l'impact des mises à jour régulières du système et des logiciels sur la sécurité d'une entreprise ?

Les mises à jour régulières corrigent les vulnérabilités de sécurité connues dans les systèmes et logiciels, réduisant ainsi le risque d’attaques exploitant ces failles. Elles jouent un rôle crucial dans le maintien de la sécurité de l’infrastructure informatique de l’entreprise.