Sysnea Class’ la gamme logicielle pour vos numérisations et vos traitements documentaires
Gagnez du temps et supprimez les erreurs de nommage et de classement lors du traitement de vos documents entrants.
Dans la plupart des entreprises, un besoin de rationalisation et simplification est très souvent nécessaire : selon le rapport 2024 sur la gouvernance de l’information numérique dans les organisations, disposer d’un point d’accès unique aux données est une priorité pour neuf entreprises sur dix.
Mais, dans la réalité, il reste du chemin à parcourir pour atteindre cet objectif. Il suffit, pour s’en convaincre, de se poser les questions suivantes :
- Combien de temps consacrez-vous à supprimer les erreurs de nommage et de classement lors du traitement de vos documents entrants ?
- Combien de temps passez-vous quotidiennement à numériser, renommer et classer vos documents nouvellement reçus par papier ou par email
- Combien de temps vous faut-il pour rechercher un document suite à une erreur de nommage ou de classement ?
Quelle que soit la source de vos documents, la suite logicielle TOSHIBA Sysnea Class’ vous accompagnera dans le nommage et le classement de vos documents, et l’automatisation de ces opérations.
Libérez-vous des contraintes documentaires
La gestion documentaire génère plusieurs contraintes pour les utilisateurs et les responsables des infrastructures d’impression. Pour être performant et satisfaire les utilisateurs, un système de gestion documentaire doit en effet simplifier au maximum les processus. Par exemple, il est indispensable de :
- pouvoir classer vos documents dans les bons dossiers,
- supprimer les documents et dossiers en doublons,
- disposer d’une vision globale de l’arborescence de vos documents,
- faciliter la recherche d’informations de façon transparente et facile entre les utilisateurs, de manière collaborative,
- d’uniformiser les noms de fichiers,
- gérer de manière automatisée tous les documents entrants, quel qu’en soit le format (papier ou numérique).
Avec la gamme Sysnea Class’ (EasyClass’, Sysnea Class’Plus et Sysnea Dispatch), vous vous libérez de la plupart des contraintes liées aux traitements documentaires :
- Vous automatisez la découpe de vos documents numérisés et leurs classements dans les bons dossiers.
- Vous accédez à l’ensemble de vos arborescences de classement depuis l’écran tactile de votre multifonctions et vous limitez ainsi les créations de dossiers en doublon, qu’il est toujours difficile d’éliminer une fois qu’ils sont intégrés dans le système documentaire.
- Vous pouvez renommer tous vos documents, selon une nomenclature partagée que vous avez définie, entre l’ensemble de vos collaborateurs et, ainsi, vous uniformisez les noms de vos fichiers pour faciliter l’identification et la recherche rapide de vos documents.
- Vous utilisez une même procédure de traitement, de nommage et de classement, que vos documents soient reçus au format papier ou électronique. Les solutions de la gamme la gamme Sysnea Class’ permettent de gérer tous vos documents entrants, qu’il s’agisse de documents papier ou digitaux.
les 4 bénéfices majeurs de la gamme Sysnea Class'
AUTOMATISATION
INTUITIVITÉ
UNIFORMISATION
GAIN DE TEMPS
Sysnea Class’ : quatre offres logicielles pour répondre à tous vos besoins
Sysnea Dispatch : réceptionnez et distribuez vos fax et courriers entrants avec une solution intégrée
Avec Sysnea Dispatch :
- Vous transmettez immédiatement les fax et courriers entrants, numérisés préalablement, aux destinataires.
- Vous visualisez le document sur votre interface de travail. Vous pouvez également le renommer et le convertir en PDF recherchable pour faciliter son indexation.
- Vous mettez en place un flux de travail (workflow) en annotant les documents avant transmission au prochain destinataire, vers votre GED ou application métier.
Sysnea EasyClass’ : classez facilement tous vos documents dans les bons dossiers
La solution Sysnea EasyClass’ vous permet, depuis l’écran de votre multifonctions, de parcourir vos arborescences de classement et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez numériser votre document. Vous pouvez également accéder à une liste de questions qui vous guideront pour renommer automatiquement vos documents avant de les déposer dans les bons dossiers ou de les envoyer vers une application tierce (ERP, GED, etc.).
Sysnea Class’Plus : automatisez le nommage et le classement de vos documents
Avec la solution Sysnea Class’Plus, vous exploitez et valorisez les informations contenues dans vos documents (nature des données, émetteurs, dates, etc…). Elles sont utilisées pour renommer automatiquement vos fichiers et vos dossiers. Vous construisez ainsi, de façon dynamique, votre arborescence de classement adaptée aux besoins de votre organisation et de vos utilisateurs.
Vous pouvez en particulier :
- Numériser vos documents en liasse.
- Exploiter l’ensemble des informations issues des codes-barres ou des QR Code contenus sur les documents.
- Bénéficier de la technologie d’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) de zones pour extraire les informations utiles au traitement de vos documents.
Sysnea Class’ & Dispatch : optimisez le traitement de tous vos documents entrants
Les documents qui entrent dans votre entreprise sont de différentes natures, essentiellement sur support papier ou sous format numérique, par e-mail. Mais, quelle que soit leur forme, ils doivent tous être renommés, classés et distribués aux bons destinataires ou intégrés dans vos outils existants, si possible avec une procédure unique, ce qui est chronophage et source d’erreurs lorsque ce processus est manuel.
Sysnea Class’ & Dispatch vous accompagne dans le traitement de ces documents de nature différente en mettant en œuvre une procédure unique.
Une gamme évolutive répondant à chacun de vos besoins
