Solution de dématérialisation, levier de votre Transformation Numérique
Réussir votre démarche de transformation numérique grâce à Toshiba
Toshiba vous accompagne dans votre transformation numérique. Nous sommes spécialistes de la Gestion Documentaire et intégrateur de solutions de dématérialisation depuis maintenant 20 ans.
Nous accompagnons de nombreux clients dans leurs projets de dématérialisation grâce à notre équipe d’experts, par une approche sur mesure, progressive et éco-responsable et mettant l’accent sur l’opérationnel. La dématérialisation des flux documentaires est un atout pour réduire l’empreinte écologique des entreprises et un complément vertueux à l’impression.
La transformation digitale irrigue l’ensemble des secteurs économiques et toutes les catégories d’entreprises, même les plus petites. Ainsi que tous les métiers (finance, ressources humaines, juridique, relations commerciales…). Toshiba vous accompagne pour réussir votre transformation numérique avec une diversité de solutions sur-mesure qui répondent à l’ensemble de vos besoins. Pour gagner en agilité, en performance organisationnelle, en efficacité opérationnelle et en compétitivité.
Multiforme, la transformation digitale apporte de nombreux avantages : une amélioration de l’expérience client, une accélération des prises de décision, des gains financiers directs et indirects, une meilleure productivité des collaborateurs et fidélisation des clients, la disparition de tâches trop chronophages, une fluidité dans les relations avec les parties prenantes des écosystèmes dans lesquels les entreprises sont de plus en plus intégrées, une maîtrise des flux et des échanges documentaires, une gestion des risques, une image de marque de qualité avec des parcours clients personnalisés, une optimisation des processus métier, et de très nombreux autres gains en termes de productivité et d’optimisation.
La dématérialisation au service d’une démarche éco-responsable
Gage de productivité, la dématérialisation au sein des entreprises peut également servir à réduire l’empreinte carbone des activités. Dans un contexte où la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) est devenue majeure, s’engager en faveur de pratiques respectueuses des ressources et de l’environnement est une volonté de nombreuses entreprises.
Toshiba Tec accompagne les sociétés désireuses d’évoluer en ce sens, en leur proposant des solutions de dématérialisation adaptées à leurs pratiques. Découvrez en quoi dématérialisation et engagement écologique vont de pair.
1. Réduire sa production de papier, et donc de déchets
Limiter l’impression de documents, qu’il s’agisse d’une facture ou d’un contrat de travail, est bénéfique à l’environnement : cela réduit, à terme, les déchets, ainsi que la consommation de ressources, papier mais aussi imprimables. Un document numérique, en lieu et place d’une facture fournisseur par exemple, suffit bien souvent.
Cependant, bien gérer ses impressions papier, lorsque celles-ci sont nécessaires, est tout à fait possible. Il suffit alors de veiller à l’utilisation des ressources et des composants. Ainsi, Toshiba vous propose ses services de récupération des déchets liés au toner et aux éléments d’impression, pour un meilleur recyclage. Aujourd’hui, 95 % des composants des imprimantes multifonctions Toshiba peuvent être recyclés ou réutilisés.
2. Limiter le courrier, les transports et les déplacements inutiles
Envoyer un document papier par voie postale mobilise des moyens de transport qui utilisent des combustibles fossiles : grâce à un envoi dématérialisé, on évite ce transport et la pollution qui l’accompagne.
L’échange facilité de documents, rendu possible grâce à la dématérialisation, permet également de limiter les déplacements des collaborateurs. Grâce à la signature électronique par exemple, nul besoin de se déplacer pour signer un contrat : ces transports évités représentent autant d’émissions de gaz à effet de serre en moins !
3. Favoriser le télétravail
Rendre accessibles des documents par tous leurs utilisateurs et quel que soit leur lieu de travail : là est l’un des intérêts majeurs de la dématérialisation. Ainsi, le télétravail devient possible et facile, grâce à des obstacles à la collaboration qui sont désormais levés.
Avec une solution de Gestion Électronique des Documents (GED), chaque salarié peut retrouver tout document en l’état, le partager, le stocker ou le diffuser, ou encore envoyer une facture à un client. Travailler depuis chez soi devient simple : cela réduit l’empreinte carbone liée aux déplacements vers son lieu de travail.
Ainsi, selon une étude France Stratégie (18/07/2024), le télétravail permettrait d’éviter entre 3,9 et 8,8 kg de Co2 par jour de télétravail (fourchette entre un scénario pessimiste et un scénario optimiste, prenant en compte les effets de rebonds).
Dématérialisation : des bénéfices significatifs et rapides
1. Une réduction des coûts directs et indirects
De nombreuses études mettent en exergue les gains des traitements dématérialisés des factures par rapport aux processus manuels.2. Une simplification, fiabilisation et une fluidité des processus et des données
La dématérialisation, si elle est pensée de bout en bout, permet d’agir efficacement sur la totalité du cycle d’un processus.
3. Une élimination des tâches chronophages pour augmenter la productivité et améliorer l’expérience collaborateur
Selon le cabinet Gartner en 2020, 70 % des tâches d’un manager sont d’ores et déjà automatisables avec les technologies existantes. L’automatisation des tâches routinières devient incontournable, surtout dans un contexte de télétravail.4. Une sécurité accrue des transactions métiers
Les solutions actuelles de dématérialisation intègrent tous les éléments pour garantir la sécurité des processus. Rappelons qu’une bonne sécurité repose toujours sur quatre principes : garantir la disponibilité (par un archivage sécurisé), l’intégrité des informations, la confidentialité, grâce à un contrôle strict des accès aux informations) et la traçabilité. La dématérialisation répond parfaitement à ces exigences universelles.5. Une optimisation de la gestion de l’information et des flux documentaires
La dématérialisation des factures, au-delà de ses fonctions d’automatisation et de simplification, recèle un atout souvent sous-estimé : pouvoir progresser dans la voie de l’entreprise « orientée-données ». On dit souvent que les données constituent le nouvel « or noir » des entreprises : avec la dématérialisation les datas sont plus facilement valorisables et créatrices de valeur.6. Favoriser une démarche éco-responsable
Les enjeux de RSE (Responsabilité Sociale et Environnementale) sont désormais bien intégrés dans les priorités des entreprises, de même que les préoccupations sur la « sobriété numérique », de plus en plus médiatisées. Dans ce domaine, la dématérialisation apporte des résultats concrets et immédiats, avec la réduction des échanges papier, de la consommation d’encre pour imprimer les factures, des émissions de CO² lors de l’envoi des factures…
Des technologies Toshiba pour tous vos besoins de dématérialisation
Il n’existe pas une seule technologie de dématérialisation qui permette d’adresser toutes les problématiques de dématérialisation pour la majorité des entreprises.
Cinq domaines sont particulièrement propices à la dématérialisation et Toshiba vous accompagne pour les mettre en œuvre :
- La capture et le classement des documents, point d’entrée de la dématérialisation
- Les factures fournisseurs, pour fiabiliser les processus stratégiques
- La dématérialisation des documents sortants : le sens de l’histoire
- La gestion électronique de documents, un puissant levier d’optimisation
- La signature électronique : pour des transactions en toute sécurité
- nommer et classer automatiquement les fichiers,
- transmettre immédiatement les fax et courriers entrants, numérisés préalablement, aux destinataires,
- visualiser les documents sur l’interface de travail,
- parcourir les arborescences de classement depuis une imprimante multifonctions…
Les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs ne sont plus à démontrer, en termes de coûts, d’efficacité opérationnelle, de traçabilité et de sécurité, d’impact environnemental… Toshiba propose, avec Sysnea Fournisseurs, une plateforme 100 % SaaS qui intègre toutes les fonctionnalités indispensables pour simplifier et automatiser en toute sécurité chaque étape du processus de traitement et de validation des factures, depuis la collecte jusqu’au passage des écritures comptables.
Les nouvelles réglementations permettent la dématérialisation d’une grande partie des documents sortants, par exemple les factures clients privés et publics (par exemple vers le portail Chorus Pro), les bulletins de salaire, les contrats d’embauche ou ceux conclus avec fournisseurs ou des tiers. Là encore, c’est une source majeure d’économies, de conformité, de sécurité et d’efficacité.
La solution de dématérialisation des documents sortants Docoon, commercialisée par Toshiba en mode SaaS, gère et automatise tous les documents émis par l’entreprise vers l’extérieur, de manière illimitée. Toshiba propose également la solution Sysnea e-Facture, qui s’intègre avec la réforme de la facturation électronique, applicable à partir de 2026.
À l’heure de l’intelligence artificielle, du collaboratif et du travail hybride, les technologies de Gestion Électronique de Documents (GED), sont, plus que jamais, au cœur du management des données, et cela représente des volumes énormes de documents. Ainsi, les solutions de GED se positionnent comme des briques essentielles pour répondre aux besoins de management intelligent des documents et des informations. Toshiba propose plusieurs GED (Sysnea GED, Docuware, e-GEIDE) 100% Cloud, ultra-sécurisées pour collecter, organiser, traiter et sécuriser l’ensemble des documents importants de votre entreprise.
On ne peut concevoir la dématérialisation sans garantir la sécurité. Surtout dans un environnement où les cyberattaques sont toujours plus nombreuses et d’une gravité croissante. Avec Sysnea e-Signature, vous signez et faites signer les documents en seulement quelques clics, de façon illimitée. Cette solution vous fait gagner du temps dans le processus de signature, réduit tous les coûts associés (impression, affranchissement, temps de déplacement, recherche de documents…), authentifie les signataires et garantit la valeur légale des documents.
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