tagPDF by Toshiba : numérisez, c’est automatiquement classé !
Et si vous passiez à la numérisation intelligente ?
La famille tagPDF by Toshiba est un ensemble de solutions de numérisation, de classement et de nommage simples et intuitives pour imprimante Multifonction Toshiba.
Depuis l’écran tactile de votre Multifonction Toshiba, vous numérisez, nommez et classez vos documents selon vos besoins directement dans vos répertoires Windows ou votre logiciel métier.
Simplifiez la numérisation et le classement de vos documents numérisés
Numériser avec tagPDF by Toshiba réduit drastiquement le nombre d’étapes chronophages du processus de numérisation, de nommage et de classement de vos originaux papier :
- Terminés les paramétrages compliqués pour numériser depuis votre MFP vers vos répertoires Windows
- Oublié également l’envoi du fichier numérisé anonyme par email vers sa propre boîte de messagerie.
- Finis le renommage nécessaire du fichier et son classement manuel vers le bon répertoire.
La solution tagPDF by Toshiba remplace ce mode opératoire fastidieux par une seule et même opération de numérisation, de nommage er de classement en seulement… 1, 2 ou 3 clics depuis l’écran tactile de votre Multifonction.
Economisez votre temps et gagnez en confort d’usage !
De quelques secondes à plusieurs minutes par document numérisé, parfois même jusqu’à plusieurs dizaines de minutes si vous devez ressaisir un document dont vous ne possédez pas l’original numérique, vous gagnerez ainsi jusqu’à plusieurs heures par semaine et vous apprécierez la simplicité et l’ergonomie de l’interface que vous soyez utilisateur occasionnel ou expérimenté.
Les 10 bonnes raisons d’adopter tagPDF by Toshiba
1. Numérisez de manière intuitive depuis l’écran tactile de votre imprimante Multifonction vers vos répertoires Windows (en local ou en réseau)
2. Classez-en seulement 1, 2 ou 3 clics, selon le volume de documents à traiter et la productivité recherchée
3. Nommez efficacement vos fichiers avec des règles simples à mettre en œuvre
4. Transformez vos originaux papier en PDF avec OCR ou directement en documents Word, Excel ou PowerPoint pour exploiter le texte de vos documents
5. Editez et enrichissez vos documents PDF avec le puissant éditeur PDF inclus en standard
6. Partagez facilement vos documents avec vos collègues tout en les notifiant instantanément
7. Compressez fortement vos documents numérisés en limitant la perte de qualité
8. Créez des doubles numériques de même valeur probatoire que vos originaux papier (copies fidèles) avec tagPDF Signed
9. Avec l’option tagPDF Autoname, numérisez vos factures papier, la solution détectera automatiquement le fournisseur et la classera instantanément
10. Grâce aux connecteurs-métiers tagPDF, accédez depuis votre Multifonction Toshiba aux bases documentaires de votre application métier et classez directement vos documents dans votre arborescence
COPIE FIDELE : Générez un document à valeur probatoire
1. Donnez à vos copies numériques la même valeur d’authenticité que vos originaux papier
Depuis l’écran tactile de votre Multifonction Toshiba, après vous être authentifié avec votre code personnel, vous numérisez et signez vos documents pour donner à vos copies numériques une valeur probatoire équivalente à l’original papier.
2. Donnez de la valeur probatoire à vos fichiers numérisés
Grâce à la signature électronique et l’horodatage fournis avec tagPDF Signed by Toshiba, vous générez des copies numériques fidèles garantissant :
- l’intégrité
- l’origine
- la sécurité de vos documents.
Après avoir automatiquement figé les paramètres de numérisation (couleur, résolution) pour préserver la forme et le contenu de l’original papier, la solution tagPDF Signed :
- convertit le document numérisé au format pérenne PDF/A puis le signe et l’horodate.
La signature électronique appliquée depuis tagPDF Signed permet d’authentifier l’auteur de l’opération de numérisation et également de sceller le fichier pour en garantir l’intégrité.
L’horodatage, à la norme RFC3161, garantit l’heure de la numérisation et de la création de la copie numérique.
3. Des copies fidèles en un clic
L’horodatage et la signature électronique de tagPDF Signed permettent d’établir un haut niveau de confiance dans les échanges numériques inter-entreprises, notamment pour les documents dont le format passe régulièrement de l’état numérique au papier et vice-versa entrainant une rupture de l’intégrité du document et un risque sur l’authenticité.
Complété par une convention de numérisation (selon la norme AFNOR Z42-026) qui détaille le ou les processus mis en œuvre pour la numérisation, tagPDF Signed est ainsi capable de générer des copies dites fidèles.
CONNECTEURS : Numérisez et classez dans votre logiciel métier
Vous êtes avocats, notaires, experts-comptables : envoyez directement vos documents scannés dans votre logiciel métier !
1. Vos logiciels métier disponibles directement depuis tagPDF
Vous êtres avocats, notaires, experts-comptables, vous numérisez quotidiennement d’importants volumes documentaires et vous recherchez une solution efficace pour numériser, nommer et classer directement vos documents dans l’arborescence de votre logiciel métier ?
tagPDF Signed by Toshiba équipé d’un connecteur spécialement développé pour votre application, vous permettra, depuis l’interface tactile de votre imprimante multifonctions, de verser vos documents, en une seule opération, directement dans votre structure de classement métier (affaires, répertoires, dossiers ou numéros clients, actes, parapheurs,…).
2. De nombreux connecteurs disponibles
- Logiciels pour Notaires :
iNot Office, Fiducial Notaires Actes, Signature par Fiducial - Logiciels pour Avocats :
Secib Expert, Secib Neo, Lexis PolyOffice, Ciceron Organisation, Lamy Optimium 2.0 - Logiciels pour Experts-Comptables :
Sage Génération Experts Connect, Quadra Expert, Everial Digital Expert
AUTONAME : classement, nommage et séparation automatiques
Et pour les factures, c’est encore plus simple ! tagPDF by Toshiba avec Autoname retrouve le numéro de SIRET n’importe où dans le document, identifie automatiquement le fournisseur et classe automatiquement les factures.
Grâce à Autoname et à tagPDF by Toshiba, gagnez du temps avec un classement instantané et structuré de vos documents, partagé par tous les collaborateurs. Vous réduisez vos erreurs de classement, simplifiez le processus de nommage et facilitez la recherche de vos documents.
Documents associés
Brochure TagPDF by Toshiba
Brochure TagPDF Office
Brochure TagPDF by Toshiba Legal
Brochure TagPDF Experts comptables
