La dématérialisation des documents sortants par TOSHIBA
Les nouvelles réglementations permettent la dématérialisation d’une grande partie des documents sortants : factures pour clients privés et publics, contrats fournisseurs, bulletins de paie, courriers d’informations, contrats d’embauche, ou encore bons de commande sont concernés par ces mesures.
Cette solution vous fait gagner en productivité, réduit les coûts opérationnels, et neutralise les erreurs. Par ailleurs, vous pouvez optimiser la prise en charge de vos documents sortants en couplant cet usage à un logiciel de gestion électronique de documents (GED). Une telle solution centralise la gestion des flux entrants et sortants : numérisation, nommage, classement, archivage, et exploitation des documents, le tout de manière sécurisée.
En fonction de vos besoins en dématérialisation des courriers sortants, Toshiba Tec vous accompagne dans la sélection et la mise en place d’une solution qui répond le mieux aux enjeux de votre entreprise.
Les avantages de la dématérialisation des documents
La dématérialisation offre de multiples avantages dans la gestion et la diffusion des documents de votre entreprise. En outre, cette solution est en conformité avec les obligations légales qui concerneront progressivement l’ensemble des entreprises à partir de 2025.
1. Un gain de temps et une réduction des coûts
Les coûts directs et indirects liés à l’utilisation du papier, du besoin d’impression, des enveloppes et de l’affranchissement sont considérablement réduits grâce à la dématérialisation des documents sortants. Ces économies constituent également un gain de temps pour vos collaborateurs, qui n’ont plus besoin d’effectuer des tâches chronophages et susceptibles de comporter des erreurs.
L’automatisation permet également une gestion des flux simplifiée : le courrier est adressé directement au bon interlocuteur, avec un minimum d’intervention humaine. Vos équipes peuvent alors se concentrer sur le cœur de leurs processus métiers, et non sur des activités monotones.
2. Un meilleur suivi des documents et un archivage facilité
Couplé à une solution de gestion électronique des documents (GED), l’archivage des données concernées par la dématérialisation est grandement facilité. Grâce à l’automatisation, chaque courrier est analysé et classé par type : une simple recherche par mot clé suffit à retrouver n’importe quel document en quelques secondes.
Un tel service offre des garanties en matière de sécurité : seul le collaborateur concerné dispose d’un accès consultatif (à ses différents contrats et bulletins de paie, par exemple). L’historique des versions et le circuit de signature sont accessibles, assurant une traçabilité totale et un meilleur suivi des flux dans le traitement des documents.
L’envoi du courrier peut également se faire par pièce jointe d’un email pour un accès plus direct : le suivi des documents et l’historique des échanges restent assurés.
3. Une mise en conformité légale et réglementaire des documents sortants
La dématérialisation des documents doit se faire dans le respect de la législation. Les factures au format électronique seront progressivement rendues obligatoires dans les entreprises à partir de 2025. Différente de la simple facture au format PDF (et à fortiori au format papier), cette solution numérique vise à moderniser la chaîne de facturation.
Puisque dématérialiser les documents sortants est synonyme d’une réduction importante des coûts et de gains en efficacité, il est fréquent que les utilisateurs d’un logiciel de gestion (ERP) tablent sur la génération de factures au format PDF. L’objectif est alors d’alléger le processus et le traitement financier des documents. Pourtant, cette « dématérialisation » de la facture n’a pas de valeur légale, tout comme son envoi par email.
Nos solutions de dématérialisation vous permettent de supprimer les coûts inhérents à vos impressions papier, tout en garantissant leur conformité avec la législation en vigueur et l’obligation d’archivage, grâce à la conservation dans un coffre-fort numérique. Découvrez nos différentes options, et sélectionnez le logiciel qui correspond le mieux à vos besoins.
Réduisez vos coûts et vos délais de traitement avec nos solutions de dématérialisation
1. Docoon : la solution pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
Docoon est une solution complète bénéficiant d’une automatisation avancée : les factures émises sont facilement générées puis envoyées au destinataire approprié, tout en étant assorties d’un horodatage et d’une signature électronique. Leur téléchargement par le client (aussi bien une entreprise privée qu’un service public) se fait en toute sécurité grâce au protocole HTTPS, et les données sont automatiquement transmises à l’administration dans le cadre de la dématérialisation fiscale.
La dématérialisation des bulletins de paie est également possible avec Docoon. Vos collaborateurs disposent d’un accès privé pour les consulter au format électronique, l’archivage étant géré pendant cinquante ans (ou six ans après un départ à la retraite).
Docoon assure donc une garantie de réception, aussi bien pour un client que pour un collaborateur : la traçabilité est totale, le paiement est facilité, et les risques de perte d’un document sont neutralisés.
2. Sysnea e-Facture : au service des Petites et Moyennes Entreprises (PME)
Plus aucune facture au format papier ne pourra circuler entre les entreprises à partir de 2026 (pour les ETI) ou 2027 (pour les TPE et PME). Pour vous mettre en conformité dès à présent, la solution Sysnea e-Facture développée par Toshiba Tec est faite pour votre entreprise. En la couplant avec un logiciel de gestion électronique des documents (GED), vous bénéficiez d’une vue d’ensemble complète sur vos factures, courrier, notes, bulletins de paie, et plus encore.
La sécurité de vos données est assurée grâce à une traçabilité complète des factures et autres documents. Le traitement, le suivi et l’archivage du courrier sont accessibles en transparence sur un portail auquel vos clients ont accès. Ce système permet de fluidifier les processus de paiement, de diminuer considérablement les délais de paiement, de gérer plus simplement les litiges potentiels, et de réduire les coûts.
La relation client est donc facilitée. Le flux de données extraites des factures est quant à lui directement transmis à l’administration fiscale, neutralisant tout risque d’erreur ou d’oubli. Découvrez les services et les solutions Toshiba Tec pour vous accompagner dans la dématérialisation de vos documents !
Pour les ETI
- Dématérialiser vos factures clients
- Dématérialiser les bulletins de paie de vos collaborateurs
Pour les PMEs
- Dématérialiser vos documents entrants et sortants
- Dématérialiser les dossiers et les paies de vos collaborateurs
- Bénéficier d’une GED complète
