Solution de GED (Gestion Électronique des Documents)
Pour simplifier la numérisation, le nommage, le classement, le stockage des documents et leur exploitation, de plus en plus d’organisations ont recours à une GED (Gestion Électronique des Documents), solution dynamique qui facilite la transformation numérique des entreprises. En effet, que ce soit pour la gestion des factures clients, factures fournisseurs, notes de frais, bulletins de paie ou pour l’intégration de signature électronique et workflows personnalisés, la GED s’adapte aux besoins métier spécifiques des entreprises.
Amélioration du partage de l’information, meilleure traçabilité des données et sécurisation du système d’archivage : la GED est non seulement un outil de conservation de documents, mais elle génère aussi des gains de productivité non négligeables pour les entreprises, qui réalisent des économies et s’inscrivent dans une démarche de sécurité et de conformité réglementaire.
Vous souhaitez collecter, organiser, traiter et sécuriser facilement l’ensemble des documents importants de votre entreprise ? Découvrez les solutions de GED Toshiba reposant sur des plateformes 100 % Cloud ultra-sécurisées.
Qu’est-ce qu’une solution de GED ?
1. Un outil de gestion documentaire conçu pour vous faciliter la vie
À l’heure où la transformation numérique prend le pas sur les méthodes classiques en matière de gestion documentaire, les entreprises peuvent choisir de dématérialiser leurs documents puis de les archiver au sein d’une solution directement intégrée à leurs outils de CRM et d’ERP.
C’est ce procédé que l’on nomme Gestion Électronique des Documents (GED), à savoir le déploiement d’une solution Cloud assurant la centralisation des documents en un seul et même espace numérique. Cette solution a pour but de :
- Simplifier l’édition et le partage de documents confidentiels ;
- Fluidifier les échanges ;
- Sécuriser les données émises.
2. Une solution de Gestion Électronique des Documents adaptée à vos besoins métier
Particulièrement utile dans les missions quotidiennes des Ressources Humaines, de la Comptabilité, de la Finance, du Commerce, de l’Administratif, mais aussi dans la dématérialisation du service Achats, la Gestion Electronique des Documents doit être pensée comme une approche globale de l’ensemble de vos processus documentaires. Pour cette raison, elle doit trouver une place cohérente dans votre CRM ou votre ERP.
Son but étant de faciliter les échanges, elle doit être accessible facilement et permettre le partage de documents avec d’autres logiciels, en interne comme auprès de vos prestataires externes.
3. Les différentes étapes de gestion documentaire prises en charge par une solution de GED
Plusieurs étapes de gestion documentaire sont prises en charge :
- La dématérialisation des documents, qui doit être facilitée par l’intégration au logiciel d’un outil OCR de reconnaissance optique des caractères ;
- Le traitement des documents, qui regroupe leur intégration à un système organisé, leur indexation, leur classification et leur mise à disposition ;
- La diffusion des documents, qui doit tenir compte du caractère confidentiel de certaines données pour garantir leur bonne sécurité et qui peut reposer sur une solution de signature électronique;
- Le stockage des données, qui doit être pensé en fonction de vos besoins en volume ;
- L’archivage des fichiers, qui doit garantir leur conservation sur le long terme et les protéger d’une suppression accidentelle.
Gestion Électronique des Documents et conformité réglementaire
Au-delà de ses aspects économiques et opérationnels, la Gestion Électronique des Documents s’inscrit dans un processus réglementaire complexe qui, en faveur de la transformation numérique des entreprises, impose l’utilisation de documents dématérialisés à un nombre croissant d’organisations.
La mise en place d’une GED peut permettre à votre entreprise d’accéder à certaines normes ISO, un gage de qualité qui peut faire la différence sur des marchés de plus en plus concurrentiels.
Dans le cadre de la Loi Finances 2024, il a été décidé d’étendre les obligations en matière de facturation électronique à l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA en France et réalisant des échanges avec d’autres professionnels. Pour ces organisations, se doter d’une solution de dématérialisation des factures clients privées devient donc essentiel afin d’assurer leur bonne conformité réglementaire et d’éviter de lourdes sanctions financières.
Comment choisir votre solution de Gestion Électronique des Documents ?
Votre solution de GED doit devenir une véritable extension de votre entreprise. Pour ce faire, elle doit être adaptée à toutes vos prérogatives opérationnelles et s’intégrer parfaitement au contenu de vos outils de CRM et d’ERP.
Toshiba, intégrateur de solutions, met à votre service son expérience reconnue sur le marché de la dématérialisation documentaire afin de vous proposer des solutions logicielles de GED intuitives, adaptables et performantes.
TPE, PME, Entreprise de Taille intermédiaire ou encore Grands Comptes : quelle que soit la taille de votre organisation, les solutions et services développées par Toshiba TEC sauront s’adapter à vos enjeux documentaires grâce à leur polyvalence et à une expérience utilisateurs pensée pour simplifier votre quotidien.
Disposant de fonctionnalités avancées, les solutions Toshiba s’intègrent parfaitement à vos outils métiers et vous garantissent une numérisation simplifiée de l’ensemble de vos documents professionnels, en plus d’une plateforme cloud sécurisée pensée pour l’archivage intelligent des données et documents.
Toshiba a référencé trois solutions de GED Toshiba reposant sur des plateformes 100 % Cloud ultra-sécurisées, répondant chacune aux besoins spécifiques des entreprises :
1. e-GEIDE : la promesse d'une solution sure et simple
Pensée pour les petites et moyennes entreprises, e-Geide offre une solution de GED simple, sûre et économique, sans compromis sur l’efficacité.
Ses atouts ?
- Centralisation et organisation : Classez, stockez et retrouvez facilement tous vos documents grâce à une interface conviviale et des outils de recherche performants pour un tarif très contenu
- Gestion RH simplifiée : Gérez efficacement les bulletins de paie et les dossiers de vos salariés en toute sécurité et conformité.
- Archivage numérique à valeur probante : Conservez vos documents en toute sécurité et sérénité grâce à l’archivage numérique
2. SYSNEA ULTIMATE : une gestion documentaire complète à 360°
Sysnea ultimate est la solution idéale pour les entreprises qui souhaitent gérer l’ensemble de leurs documents et processus pour briser les silos et collaborer. Elle est remarquable par l’étendue de ses fonctionnalités, sa modularité et ses fonctions collaboratives.
Ses atouts ?
- Couverture fonctionnelle étendue : Gérez tous types de documents (factures fournisseurs, dossiers clients, bulletins de paie, notes de frais, etc.) et processus (validation, signature, archivage) au sein d’une seule et même plateforme.
- Mise en place progressive progressive : hautement modulaire, vous choisissez les usages que vous souhaitez déployer en fonction de vos besoins et disponibilité, sans pression ni peur du big bang.
- Collaboration optimale : Définissez des flux de travail efficaces et stockez et partagez vos documents sensibles en toute sécurité, avec des utilisateurs internes comme externes.
3. DOCUWARE : une gestion documentaire puissante et personnalisable
Docuware est la solution de GED de référence pour les entreprises qui recherchent une solution experte, puissante et personnalisable.
Ses atouts ?
- Workflows avancés : Modélisez et automatisez vos processus de validation et de traitement des documents pour un gain de temps et une efficacité maximale
- Intégration ERP poussée : Connectez Docuware à votre ERP pour une gestion documentaire fluide et transparente, de la capture à l’archivage
- Formulaires haut de gamme : Avec les formulaires Docuware, rien n’est impossible : recueillir l’avis de vos clients, gérer votre SAV, organiser les demandes d’achat de vos collaborateurs est possible à partir de votre plateforme documentaire.
- Développements spécifiques : Adaptez Docuware à vos besoins spécifiques grâce à des possibilités de personnalisation et de développement avancées
Les bénéfices de la dématérialisation avec Toshiba
La dématérialisation avec Toshiba, c’est l’assurance d’une transformation numérique sereine et performante. Avec Toshiba Tec France, bénéficiez de l’expertise et de l’accompagnement d’un intégrateur expert de vos enjeux.
· Accompagnement personnalisé : Nos experts vous guident à chaque étape de votre projet, de l’analyse de vos besoins à la mise en œuvre de la solution, en passant par la formation de vos équipes.
· Solutions sur mesure : Nous concevons et déployons des solutions adaptées à vos enjeux spécifiques, pour une intégration harmonieuse avec votre système d’information existant.
· Performance et innovation : Nous mettons à votre disposition les dernières technologies et notre savoir-faire pour vous garantir des résultats concrets et durables.
Ensemble, transformons votre entreprise grâce à la dématérialisation. Contactez-nous dès aujourd’hui pour discuter de votre projet et découvrez comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs !
Nos solutions de Gestion Electronique des documents (GED)
