L’évolution des usages en entreprise (travail hybride, mobilité, collaboration…) vous amène à reconsidérer votre politique d’impression ?
Avec l’offre de services MPS by Toshiba, déléguez la gestion de votre parc d’impression à nos experts : ils sont garants d’une infrastructure opérationnelle, adaptée et évolutive, permettant à vos collaborateurs de se concentrer sur votre cœur de métier.
L’impression constitue un domaine dans lequel une approche MPS (Managed Print Services) se révèle particulièrement pertinente. En effet, l’impression et la gestion des flux documentaires représentent jusqu’à l’équivalent de 5 % du chiffre d’affaires des entreprises. Avec des coûts cachés qui ne sont pas toujours bien évalués : coûts du support, des infrastructures, dépenses administratives, conséquences des mauvais usages et des gaspillages, gestion des flux documentaires… On estime qu’un euro dépensé directement en impression entraîne neuf euros de coûts de gestion.
Le principe des Managed Print Services consiste à déléguer la gestion de l’impression et des flux documentaires à un prestataire spécialisé, qui se charge d’analyser l’existant (usages, flux, processus…), de concevoir la solution la plus adaptée aux besoins de l’entreprise, de mettre en œuvre la solution, de l’exploiter (supervision, assistance…) et de partager les bonnes pratiques d’amélioration continue, y compris en matière environnementale. Le prestataire met en œuvre ses expertises, ses outils et des moyens adaptés dans le but de maîtriser les coûts, d’optimiser la productivité des collaborateurs et d’améliorer la sécurité des documents.
Adopter une démarche MPS répond à trois enjeux majeurs :
Dans ces trois domaines, l’optimisation permise par les MPS porte, d’une part, sur le parc d’impression, en fonction de plusieurs critères tels que le nombre d’utilisateurs, les volumes d’impression, la nature de celle-ci ou la topologie des lieux d’impression.
D’autre part, cette optimisation concerne les usages et les flux d’impression, là encore selon leur nature, les types d’utilisateurs et les volumes. De même, la définition d’une politique d’impression adaptée permet de pérenniser cette optimisation, de fixer un objectif de réduction des coûts et d’enrayer les mauvaises pratiques des utilisateurs.
Ainsi, les MPS déchargent efficacement l’entreprise de tâches indispensables, mais qui exigent du temps, des ressources, des compétences, comme garantir la continuité de service, superviser les infrastructures et les usages, piloter le parc, sans oublier gérer les tâches courantes (relevés des compteurs, approvisionnement en consommables, dépannage, maintenance préventive…).
Pour répondre à ces enjeux financiers, de productivité et de sécurité, les services MPS reposent sur trois leviers :
L’expertise Toshiba repose sur une approche méthodique qui garantit la création de valeur pour les entreprises qui recourent aux MPS. Elle se décompose en cinq étapes :
Découvrez comment le groupe bancaire BRED a optimisé ses systèmes d’impression pour son siège social et son réseau commercial.
Toshiba a été choisi pour sa capacité à offrir un déploiement rapide et de nouvelles fonctionnalités, avec son offre de MPS. Toshiba a ainsi pris en charge l’installation, la mise à disposition des copieurs, la formation des collaborateurs et le suivi quotidien. Ceci inclut des comités de pilotage et des rapports réguliers pour assurer un fonctionnement optimal de l’infrastructure. Le projet a optimisé les coûts d’impression avec une facturation à l’usage, grâce à un suivi précis des impressions monochromes et couleur. La numérisation des documents clients en agence a également été améliorée et des fonctionnalités comme les badges d’accès ont renforcé la traçabilité et la confidentialité des documents.
La continuité de service et le non-dérangement des clients et des collaborateurs étaient essentiels. Toshiba a accompagné l’entreprise pour assurer cette continuité avec un suivi rigoureux du déploiement. En outre, le réseau de copieurs est pilotable à distance avec des données cryptées, assurant la sécurité des informations.
Avec les services MPS by Toshiba, confiez la gestion de votre infrastructure d’impression à nos experts et concentrez-vous sur votre activité, en toute sérénité.
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