La facturation électronique, un outil au cœur de la performance financière des entreprises

À l’heure où la transformation numérique investit toutes les sphères de la société, les entreprises doivent repenser leurs modèles opérationnels pour assurer leur conformité réglementaire. En ce sens, la question de la facturation électronique occupe, depuis plusieurs années, une place prépondérante dans les réflexions européennes en matière de digitalisation des processus administratifs et financiers.

Enjeu de taille pour les entreprises françaises et étape devenue irréversible dans l’évolution des obligations légales, le déploiement de la facturation électronique répond à une ambition de sécurisation des données financières, de lutte contre la fraude fiscale et de simplification des actions de reporting économique.

Dans la recherche d’une amélioration continue du fonctionnement des entreprises, le gouvernement prévoit l’application d’un ensemble de dispositions réglementaires dont la mise en place progressive devrait intervenir entre 2026 et 2027. Outils digitaux d’édition de factures, cadre légal des réformes associées et mise en œuvre opérationnelle de votre transformation digitale : découvrez les enjeux de la facturation électronique pour votre entreprise.

Dématérialisation des factures en entreprise : en quoi consiste la facturation électronique ?

Définition de la facturation au format électronique et enjeu de la réforme

Selon la définition donnée par le Code général des impôts, une facture électronique est à la fois “émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée”. Cela veut dire que les factures traditionnelles envoyées par email ou éditées au format PDF sont exclues de cette définition.

En plus de ces prérogatives, la facture électronique doit s’accompagner d’un “socle minimum de données sous forme structurée”, qui implique l’ajout de certaines mentions obligatoires au document initial, ainsi que le renseignement de certaines données essentielles à la bonne compréhension des transactions et à leur enregistrement auprès de l’Administration fiscale.

Concrètement, comment fonctionnent les factures électroniques ?

Plutôt que d’envoyer à leurs clients ou à leurs fournisseurs des factures au format papier ou en PDF, les entreprises vont devoir éditer leurs factures de manière électronique puis les déposer sur une plateforme de prestation de services de facturation électronique qui transmettra directement les données à l’Administration Fiscale via le Portail Public de Facturation (PPF). Ces informations seront ensuite envoyées à la plateforme de prestation de services du client ou du fournisseur.

Il est donc essentiel de s’équiper d’une plateforme de facturation électronique reconnue par l’État afin de respecter l’ensemble des obligations légales relatives au processus d’émission, de validation et de réception des factures, sous peine de sanctions pouvant aller jusqu’à 15 000 € par an.

Facture électronique et réforme numérique : des obligations légales qui bousculent les processus de facturation

La facturation électronique, une obligation légale encadrée par les autorités financières

Depuis 2020, la facturation électronique est obligatoire pour toutes les entreprises qui interviennent sur les marchés publics, et doivent donc s’équiper d’une solution de dématérialisation des factures clients publics. À partir du 1er septembre 2026, pour les ETI et grandes entreprises et du 1^er septembre 2027 pour les TPE/PME, cette obligation s’étend à l’ensemble des entreprises effectuant des transactions et une transmission de facture avec d’autres entreprises, comme décidé dans le cadre de la Loi Finances 2024.

Quelles sont les entreprises concernées par ces obligations en matière de facturation ?

Toutes les entreprises sont concernées par la réforme de la facture électronique, qui entraîne des changements majeurs au niveau :

Des processus internes ;
De la relation avec les fournisseurs ;
Des obligations envers l’administration fiscale ;
Du traitement des informations clients.

C’est le cas des Petites à Moyennes Entreprises (PME), des Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI), des administrations, des collectivités locales ou encore des entreprises Grands Comptes assujetties à la TVA en France et réalisant des transactions d’achat, de vente ou de prestation de services auprès d’autres entreprises françaises.

En clair, les obligations en matière de facturation électronique ne concernent que les entreprises à la clientèle professionnelle domiciliée en France, qui doivent automatiser le traitement des factures fournisseurs. Pour les clients particuliers et les transactions internationales, les entreprises devront tout de même renseigner un certain nombre d’informations sur les plateformes de dématérialisation, dans le cadre du e-reporting.

E-invoicing de facture et E-reporting : quelles différences d’obligation pour les entreprises ?

Deux types d’opérations sont à considérer dans le cadre de la dématérialisation des actions financières des entreprises : le e-invoicing, ou l’édition de factures électroniques, et le e-reporting, un outil de collectes de données permettant d’assurer une meilleure surveillance des transactions financières interentreprises.

Sont concernées par l’obligation de e-invoicing les entreprises :

Assujetties à la TVA en France ;
Effectuant des transactions avec d’autres professionnels dans cette situation ;
Dont les opérations de vente ou de prestation de service sont réalisées en France.

Sont concernées par l’obligation de e-reporting les entreprises :

Assujetties à la TVA en France ;
Effectuant des transactions avec des particuliers ;

Dont les opérations de vente ou de prestation de service sont aussi réalisées à l’international.

Les avantages clés de la dématérialisation des factures pour les entreprises

Facturation électronique : un enjeu de productivité

Outre les obligations légales, dans un contexte de transformation digitale, la dématérialisation des factures fournisseurs et clients présente de nombreux bénéfices pour la productivité des entreprises. L’ensemble des dispositions en matière de simplification des processus d’édition et d’envoi des factures permet aux entreprises de perdre moins de temps dans leur travail de facturation et donc de pouvoir se consacrer pleinement à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Quand facture électronique rime avec sécurité

Pour lutter contre la fraude fiscale, mais aussi pour se prémunir des cyberattaques, la sécurisation des données financières des entreprises devient un enjeu majeur auquel peut répondre la facturation électronique. En effet, en enregistrant toutes leurs factures sur les plateformes de dématérialisation, les entreprises gardent une trace indélébile de leurs transactions et se protègent contre :

Les défauts de paiement ;
Les retards de règlement ;
Les pertes de données.

Utiliser la facturation électronique pour faciliter les processus financiers et les obligations comptables

De plus en plus d’entreprises ont bien perçu l’intérêt de la dématérialisation des factures clients et fournisseurs, qui intervient à plusieurs niveaux. En interne, les collaborateurs deviennent plus productifs et bénéficient d’une communication facilitée grâce à la centralisation des données financières sur la plateforme de dématérialisation. Au niveau de l’organisation, la facture électronique permet des gains d’efficacité favorables à meilleure fluidité des processus de gestion financière, de conformité réglementaire et d’archivage.

Les atouts de la facturation électronique par rapport aux factures classiques

Des relations entre chaque partenaire au cœur des enjeux de la facturation électronique

Les relations entretenues par les organisations avec leurs fournisseurs sont essentielles à la conduite des activités commerciales et à la pérennité de la chaîne de valeur. Grâce à la facturation électronique, les problèmes de facturation sont limités, renforçant la confiance entre chaque partenaire et offrant aux organisations de nouvelles perspectives de collaboration.

La facturation électronique, un levier de rentabilité pour les entreprises ?

La dématérialisation de l’un des processus métier entraîne d’autres actions de dématérialisation, pour obtenir une fluidité de bout en bout. Or, le passage à la facturation électronique est particulièrement rentable pour les entreprises, puisque l’édition d’une facture classique se chiffre aux alentours de 10 €. Ainsi, en réduisant les délais de paiement, en allouant les coûts générés par la facturation traditionnelle à d’autres postes de dépenses et en repensant l’ensemble de leurs tâches administratives sous le prisme du numérique, les entreprises peuvent espérer profiter d’importants gains de productivité, et donc d’une meilleure rentabilité

Dématérialisation des factures : un atout dans le suivi de l’activité économique des entreprises

Les données jouent un rôle clé dans le développement de nouvelles pratiques managériales plus collaboratives et les actions de prise de décision peuvent y trouver une résonance grâce aux tableaux de bord proposés par les solutions de dématérialisation. La facturation électronique et l’adoption d’une solution de dématérialisation des factures clients privées s’inscrivent dans un objectif de traçabilité financière essentiel à la stabilité des économies et à la prévention des risques financiers à l’échelle de l’entreprise, mais aussi de toute la société.

S’équiper sereinement d’une solution de dématérialisation de factures

Plateforme de dématérialisation, outil SaaS, logiciel d’édition de facture numérique : comment faire votre choix ?

Pour assurer la réussite de votre facturation électronique, vous devez choisir une plateforme de dématérialisation parmi les formats reconnus par le gouvernement. À ce titre, trois options s’offrent à vous :

Une Plateforme de Dématérialisation Privée partenaire de l’administration fiscale (PDP), plus complexe, mais bénéficiant de plus d’outils spécifiques ;

Le Portail Public de Facturation (PPF), un outil gouvernemental gratuit, mais aux fonctionnalités peu avancées ;

Un Opérateur de Dématérialisation (OD), qui n’est pas encore certifié, mais permet tout de même de réaliser l’édition et la gestion des factures électroniques

Vous pouvez également choisir un logiciel ou un outil de dématérialisation SaaS intégrant une mise en relation directe avec Chorus Pro, la plateforme de réception des factures fournisseurs du gouvernement.

Pourquoi s’équiper d’un outil pour assurer la facturation électronique de votre entreprise ?

Pour faire face aux échéances réglementaires qui se rapprochent à grande vitesse, et dans la recherche d’une meilleure efficacité opérationnelle, les entreprises sont amenées à s’équiper à court terme d’une solution de dématérialisation des factures. Pour se mettre en conformité légale, les entreprises doivent implémenter de nouvelles solutions technologiques ou assurer des évolutions du système existant afin de respecter la réglementation.

Nos solutions pour la dématérialisation de vos factures clients et fournisseurs

Le processus de transformation numérique reste aujourd’hui à développer à grande échelle. En effet, d’après une étude d’OpinionWay, 29 % des entreprises françaises n’avaient pas encore entrepris de démarches de dématérialisation à la fin de l’année 2022, alors que les échéances se rapprochent à grands pas.

Pour pallier cette réalité et accompagner les organisations au mieux dans la numérisation de leur fonction financière, administrative et comptable, nous vous proposons une large gamme de solutions logicielles SaaS spécialisées dans l’édition et la transmission des factures électroniques client et fournisseur. Retrouvez nos solutions de dématérialisation client Sysnea et nos solutions GED.

La facturation électronique, un outil au cœur de la performance financière des entreprises

Dématérialisation des factures en entreprise : en quoi consiste la facturation électronique ?

Définition de la facturation au format électronique et enjeu de la réforme

Concrètement, comment fonctionnent les factures électroniques ?

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Quelles sont les entreprises concernées par ces obligations en matière de facturation ?

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