Optimisez la gestion de votre parc d'impression
Mobilité, politique de télétravail et innovations technologiques viennent bouleverser les usages bien établis au sein des entreprises. Cette profonde mutation du monde du travail implique une réorganisation dans les priorités d’investissements : l’impression des documents ne fait pas exception.
Le parc d’impression d’une organisation désigne l’ensemble du matériel nécessaire à la gestion des documents, tels que les photocopieurs et les imprimantes multifonctions, mais aussi les logiciels et politiques d’utilisation qui y sont associés. Au-delà de la gestion “pure”, s’ajoutent des problématiques telles que la maintenance du parc, la sécurité des documents, la formation des collaborateurs, ou encore la standardisation des modèles.
Suivant un double objectif de performance opérationnelle et d’agilité dans les pratiques, de nombreuses entreprises optent pour un fort levier d’optimisation : la délégation de leur parc d’impression. Découvrez comment des solutions professionnelles peuvent vous aider à accroître la productivité et la sécurité au sein de votre entreprise.
Mettre en place une politique d’impression dite « raisonnée »
L’impression et la gestion des flux de documents au sein d’une entreprise peuvent représenter une part de dépense importante, allant jusqu’à 5% de son chiffre d’affaires. En plus des coûts liés au matériel (imprimantes multifonctions et photocopieurs) et aux consommables (encre et papier), ces pratiques sont associées à des dépenses cachées. L’utilisation du service d’impression, l’achat et l’administration des équipements, et la gestion des flux d’impression sont autant de coûts difficilement maîtrisables.
Un audit et l’examen minutieux des processus en vigueur dans votre entreprise peuvent vous aider à réussir votre politique d’impression. Pour plus d’informations, découvrez le livre blanc pour réussir la réussir grâce aux solutions proposées par Toshiba Tec.
Par ailleurs, confier la gestion de votre parc à des experts vous fait gagner en efficacité et productivité : vos collaborateurs se consacrent à leur cœur d’activité.
Les étapes clés pour une gestion du parc d’impression réussie
Optimiser les pratiques d’impression au sein d’une organisation n’a rien de simple lorsque les habitudes de vos collaborateurs et la culture d’entreprise sont solidement ancrées. La mise en place d’une politique d’impression raisonnée ne peut donc pas s’improviser et doit s’envisager de manière globale.
Les experts de la méthodologie MPS by Toshiba s’appuient sur cinq phases clés pour réussir votre optimisation de la gestion du parc d’impression de votre entreprise :
- Analyser votre organisation. Nous partons de l’existant pour identifier les objectifs de la structure et les contraintes associées. Où sont placées les imprimantes ? Quel est le volume d’impression ? De quelle sécurité disposent les flux de documents ? Y a-t-il un processus à respecter avant impression ? Plus votre audit sera précis et plus les préconisations finales seront pertinentes.
- Concevoir la solution. Les processus sont définis, tout comme les besoins de l’entreprise (tant en matériel qu’en logiciel). La politique d’impression est prise en compte pour aboutir à des pratiques satisfaisantes.
- Mise en œuvre de la solution. Matériels (imprimantes multifonctions, photocopieurs, etc.) et logiciels sont déployés au sein du parc de l’organisation. La formation des collaborateurs est assurée afin de vérifier l’adhésion à la politique d’impression définie.
- Exploitation au quotidien. Un suivi de l’efficacité de la solution est assuré, tout comme la gestion du parc : réapprovisionnement des consommables (encre, papier), maintenance des imprimantes, etc.
- Optimisation permanente. Grâce à un audit continu de la solution, les perspectives d’amélioration sont évaluées et intégrées afin de compléter ou de dépasser les objectifs fixés initialement par l’entreprise.
Déléguer la gestion de vos services d’impression
La gestion déléguée des services d’impression répond à trois enjeux majeurs, essentiels aux entreprises, et ce quelle que soit leur taille :
- Une maîtrise des coûts, via une maintenance du parc externalisée et une politique d’impression rationalisée ;
- La sécurité des documents et données grâce à un contrôle et un suivi des pratiques d’impression ;
- Une efficacité accrue, rendue possible par l’accompagnement des utilisateurs vers l’adoption de la politique d’impression raisonnée déterminée au préalable.
En externalisant la gestion de vos services d’impression, vous permettez leur optimisation sur plusieurs plans.
Le parc d’impression est physiquement ajusté : imprimantes multifonctions et photocopieurs sont déployés en adéquation avec les usages de vos collaborateurs (flux et volumes d’impression). La Direction des Services Informatiques (DSI) de votre entreprise est également libérée des tâches courantes : la mise à jour des logiciels et périphériques, la maintenance et gestion des pannes et le remplacement des consommables sont gérés par les services managés d’impression.
La maîtrise des coûts via la rationalisation du parc et une politique d’impression
La sécurité du patrimoine documentaire grâce à un contrôle et un suivi des usages
La performance opérationnelle avec des outils optimisés et un accompagnement expert
Documents associés
Brochure MPS : Managed Print Services
Livre blanc - MPS : Management Print Services
Infographie MPS : Management Print Services
Brochure Gamme Toshiba
