GED : garantir la conformité à la Loi de Finances grâce aux
Plateformes Agréées (PA)
La transition vers la facture électronique est en cours, avec une mise en œuvre prévue en France dès 2026. Pour anticiper cette évolution réglementaire, toutes les entreprises devront s’appuyer sur une Plateforme Agréée afin d’assurer leur conformité.
Dans ce contexte, les solutions de GED (Gestion Électronique de Documents) intégrant un module de Plateforme agréée jouent un rôle stratégique. Elles permettent non seulement de répondre aux exigences légales, mais aussi d’optimiser la sécurité des échanges et l’efficacité opérationnelle.
Rappel du contexte réglementaire : réforme de la facturation électronique issue de la Loi de Finances pour 2024, avec une mise en œuvre progressive entre 2026 et 2027.
La Loi de Finances pour 2024 a fixé le cadre et le calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique en France, avec une application progressive prévue entre 2026 et 2027.
1. Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est un document structuré répondant à des critères stricts définis par l’administration fiscale. Contrairement à une facture papier ou à un simple fichier PDF envoyé par e-mail, elle doit respecter un cadre réglementaire précis.
Pour être conforme, une facture électronique doit remplir trois conditions principales :
- Respecter un format standardisé, tel que UBL, CII ou Factur-X ;
- Inclure des mentions obligatoires dans un format structuré, comme la date d’émission, les numéros de SIREN du fournisseur et du client, l’adresse de livraison, etc. ;
- Être transmise via une plateforme de dématérialisation agréée par l’administration, appelée Plateforme Agréée (PA).
Ce processus de facturation, appelé e-invoicing, s’applique aux transactions entre entreprises assujetties à la TVA pour des opérations réalisées sur le territoire français.
E-invoicing vs E-reporting : quelle différence ?
Il est important de distinguer le e-invoicing du e-reporting.
Le e-invoicing concerne l’émission et la réception de factures électroniques entre entreprises françaises dans le cadre d’opérations domestiques soumises à la TVA.
Le e-reporting, quant à lui, consiste à transmettre à l’administration fiscale des informations sur des opérations non couvertes par la facturation électronique. Cela inclut notamment :
- Les transactions avec des particuliers ;
- Les opérations réalisées avec des entreprises étrangères.
Toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront se conformer à ces obligations, selon le calendrier fixé par la réforme.
2. Quand la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire ?
La généralisation de la facturation électronique progresse en France. Depuis 2020, elle est déjà obligatoire pour les contrats conclus avec l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics, via le portail public Chorus Pro.
La loi de finances pour 2024 a fixé un nouveau calendrier pour l’extension de cette obligation à l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA :
- À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.
- À cette même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront également émettre leurs factures au format électronique.
- À partir du 1er septembre 2027, cette obligation d’émission s’étendra aux petites et moyennes entreprises (PME) ainsi qu’aux micro-entreprises.
Les entreprises devront utiliser soit une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) immatriculée par l’administration fiscale, soit le portail public de facturation pour transmettre leurs factures et les données associées (e-reporting).
Qu’est-ce qu’une Plateforme Agréée (PA), anciennement PDP ?
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, les entreprises françaises assujetties à la TVA devront utiliser une Plateforme Agréée (PA) pour émettre, recevoir et transmettre leurs factures électroniques. Mais que désigne exactement ce terme ?
1. Définition d’une Plateforme Agréée
Une Plateforme Agréée — anciennement appelée Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) — est un prestataire privé immatriculé par l’administration fiscale (DGFiP) pour assurer les fonctions clés de la facturation électronique et du e-reporting.
Ces plateformes sont habilitées à :
- Émettre, transmettre et recevoir des factures électroniques entre fournisseurs et clients ;
- Convertir les factures dans des formats normés (Factur-X, UBL, CII) pour garantir leur lisibilité et interopérabilité ;
- Transmettre à l’administration fiscale les données de facturation, de transactions et de paiements ;
- Assurer la sécurité, l’intégrité et l’authenticité des données échangées.
Pour obtenir cette immatriculation, les opérateurs doivent démontrer leur conformité à un cahier des charges strict et sont soumis à un contrôle régulier par le Service d’Immatriculation des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (SIM)
2. Le rôle des Plateformes Agréées (PA) ex-PDP
Les Plateformes Agréées jouent un rôle central dans le dispositif de facturation électronique. Leur mission principale consiste à assurer la transmission et la réception des factures électroniques entre fournisseurs et clients, tout en garantissant leur conformité réglementaire. Cela inclut le contrôle des mentions obligatoires et le respect des formats standards tels que Factur-X, UBL ou CII.
Au-delà de cette fonction, les PA ont également une responsabilité clé dans le e-reporting. Elles sont chargées d’extraire certaines données des factures — telles que l’identification du fournisseur, le montant hors taxes de l’opération, le montant de la TVA due, etc. — et de les transmettre à l’administration fiscale selon les modalités définies par la Direction générale des finances publiques (DGFiP).
3. Critères d’immatriculation des Plateformes Agréées (PA)
Les opérateurs souhaitant devenir Plateforme Agréée (PA) doivent déposer un dossier de candidature auprès du Service d’Immatriculation mis en place par la Direction générale des finances publiques (DGFiP). Cette procédure vise à garantir que les plateformes respectent les exigences techniques, réglementaires et sécuritaires de la réforme de la facturation électronique.
Documents et engagements requis
Pour obtenir l’autorisation d’exercer, les candidats doivent fournir :
- Une documentation attestant de la conformité au RGPD, démontrant la protection des données personnelles traitées par la plateforme.
- Une certification ISO/IEC 27001 du système d’information utilisé pour l’émission, la réception et la transmission des factures, ainsi que pour le e-reporting.
- Une preuve de qualification SecNumCloud si l’hébergement est confié à un prestataire externe, garantissant un haut niveau de sécurité des données.
- Une déclaration d’engagement à :
- Assurer le bon fonctionnement de l’annuaire central mis à disposition des utilisateurs ;
- Utiliser cet annuaire exclusivement pour l’adressage des factures électroniques aux plateformes des destinataires ;
- Réaliser un audit de conformité par un organisme spécialisé dans un délai d’un an suivant l’immatriculation.
- Une documentation technique détaillée, incluant :
- Les processus internes de gestion des factures et des données de transaction ;
- Le dispositif d’authentification des utilisateurs ;
- Les modalités d’envoi, de réception et de conversion des factures électroniques.
Typologie des solutions candidates
Les plateformes agréées peuvent prendre différentes formes selon les outils utilisés par les entreprises :
- ERP (Enterprise Resource Planning) intégrant un module de facturation électronique ;
- CRM (Customer Relationship Management) avec fonctionnalités de transmission de factures ;
- GED (Gestion Électronique des Documents) enrichies d’un module PA.
Formats obligatoires et e-reporting : ce que dit la réglementation
La réforme de la facturation électronique en France repose sur deux volets complémentaires :
- L’e-invoicing, qui concerne l’émission et la réception des factures électroniques ;
- L’e-reporting, qui impose la transmission de certaines données à l’administration fiscale.
Les trois formats de facture électronique autorisés
Les Plateformes Agréées (PA) doivent être capables de traiter les factures dans l’un des trois formats définis par la réglementation :
- Factur-X : format hybride combinant un fichier PDF lisible par l’humain et un fichier XML structuré pour les systèmes informatiques. Il a été développé conjointement par la France et l’Allemagne.
- UBL (Universal Business Language) : format standardisé conçu pour faciliter les échanges commerciaux numériques et garantir l’interopérabilité entre systèmes.
- CII (Cross Industry Invoice) : format structuré défini par l’ISO, adapté aux échanges intersectoriels.
Le choix du format dépend des besoins techniques et métiers de chaque entreprise. Il est donc essentiel de s’y intéresser avant de sélectionner une plateforme.
Le rôle du e-reporting
Le e-reporting concerne les opérations non couvertes par la facturation électronique, notamment :
- Les ventes à des particuliers ou non-assujettis à la TVA (B2C) ;
- Les transactions avec des entreprises étrangères non établies en France (B2B international).
Les données à transmettre incluent :
- Données de transaction : numéro SIREN, date, catégorie d’opération (livraison de biens, prestation de services…), montant HT, montant de TVA, devise, etc.
- Données de paiement (pour les prestations de services) : date d’encaissement, montant encaissé, taux de TVA, numéro de facture.
La fréquence de transmission varie selon le régime d’imposition de l’entreprise (mensuel, trimestriel ou bimestriel).
Données à transmettre pour le e-reporting via une Plateforme Agréée (PA)
Les entreprises assujetties à la TVA qui réalisent des opérations avec des particuliers ou des entités non assujetties à la TVA sont tenues de transmettre certaines informations à l’administration fiscale via une Plateforme Agréée : c’est le principe du e-reporting.
Données à transmettre
Les principales informations à communiquer sont :
- Le numéro SIREN de l’entreprise ;
- La période de transaction concernée ;
- La catégorie de transaction (livraison de biens, prestation de services…) ;
- Le montant total hors taxe et le montant de la TVA par taux applicable ;
- Le montant total de la TVA due en France ;
- La devise utilisée ;
- Le numéro de facture, uniquement pour les opérations ayant donné lieu à une facturation électronique.
Fréquence de transmission
La fréquence du e-reporting dépend du régime d’imposition de l’entreprise :
- Trois fois par mois pour les entreprises au régime réel normal mensuel ;
- Une fois par mois pour celles au régime réel normal trimestriel.
Risques et sanctions en cas de non-respect des obligations
Le non-respect des obligations liées à la facturation électronique et au e-reporting expose les entreprises à des sanctions financières :
Sanctions pour les entreprises
- 15 € par facture non conforme, avec un plafond de 15 000 € par an.
À noter : la première infraction ne donne pas lieu à sanction.
- 250 € par manquement au e-reporting, également plafonné à 15 000 € par an.
Sanctions pour les Plateformes Agréées
- 15 € par facture non transmise ;
- 750 € en cas d’absence de transmission de données ;
Ces sanctions sont plafonnées à 45 000 € par an.
Conséquences opérationnelles
Au-delà des sanctions, le non-respect des normes peut entraîner :
- Le rejet de la facture par la plateforme, retardant sa réception et le paiement par le client ;
- Des perturbations dans la gestion documentaire : erreurs d’archivage, retards de traitement, dysfonctionnements dans les processus automatisés.
Pourquoi la GED est un atout majeur pour la conformité de la facturation électronique ?
La GED est un système intégré à un logiciel qui assure la centralisation des flux documentaires d’une entreprise. Elle vise en particulier la dématérialisation, le traitement, la diffusion, le stockage ou encore l’archivage de documents. Ces fonctions font de la GED un allié avec de forts atouts pour la conformité à la facturation électronique.
1. La GED permet la centralisation de tous les documents, dont les factures
Les solutions de GED centralisent toutes les informations clés d’une entreprise en regroupant tous les documents au même endroit : les factures, les documents comptables, les contrats, les documents techniques, les devis, etc. Ces outils sont donc des interfaces pertinentes pour les procédures de e-invoicing et de e-reporting pour faciliter la transmission de factures et de données.
2. L’automatisation de la gestion de factures grâce à la GED
L’un des objectifs principaux de la GED est l’efficacité opérationnelle, grâce à la fluidification des processus, à l’automatisation des tâches répétitives et la diminution des erreurs humaines.
La GED offre ainsi la possibilité de classifier automatiquement chaque fichier en capturant les informations clés. Des technologies avancées comme l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) et le RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) sont ainsi en mesure d’extraire les données requises pour une bonne classification sans intervention manuelle.
Autre avantage : les solutions de GED facilitent l’accès aux informations et aux documents notamment grâce à un moteur de recherche avancé. Il est ainsi possible de retrouver une facture datant de plusieurs mois en tapant simplement quelques mots dans la barre de recherche.
Les GED sont des outils qui peuvent également faciliter la création de factures en adoptant aisément les formats requis (Factur-X, UBL, CII) par la réglementation.
3. La sécurisation des documents grâce aux fonctionnalités d’archivage de la GED
Outre l’automatisation des processus, la GED permet une grande sécurisation des documents, qui peut aller plus loin que les Plateformes Agréées classiques.
Cet outil offre plusieurs garanties comme :
- un contrôle des accès aux documents ;
- des sauvegardes automatiques réalisées régulièrement pour éviter la perte de données ;
- la traçabilité et le journal des actions qui permet la conservation de l’historique de l’évolution des documents.
Une GED permet ainsi de retracer toutes les étapes du traitement d’une facture et garantit l’intégrité de celle-ci en empêchant toute modification non autorisée. Elle permet aussi son archivage en lieu sûr.
Réfléchissez dès maintenant à l’outil adapté à votre activité
Tous ces risques peuvent être évités grâce à de bons outils. Entre conformité, efficacité opérationnelle et archivage sécurisé : la GED comporte de nombreux avantages pour une bonne intégration avec un module de Plateforme Agréée.
Faites-vous accompagner pour choisir l’outil le plus pertinent pour votre structure et répondre aux obligations réglementaires.
