Automatiser la capture, le nommage et le classement de vos fichiers

Face à l’essor du big data et à l’expansion de la transformation digitale, les logiciels de classement et capture de fichiers sont de plus en plus prisés par les entreprises.

Ces outils visent à automatiser le “rangement” des fichiers numériques. Au même titre que les documents papier ont besoin d’être classifiés, les documents digitaux nécessitent d’être rangés dans les bases de données correspondantes.

Le logiciel de classement prend en charge les étapes de “rangement” des fichiers électroniques : numérisation, conversion de format, nommage, traitement de la qualité de l’image, reconnaissance automatique du type de document, dépose automatique, stockage, etc. Cet outil vise à libérer les utilisateurs de tâches qui peuvent être longues et fastidieuses pour les confier à une application informatique.

Avantages des logiciels de gestion documentaire

Les solutions logicielles de classement de documents sont des outils s’inscrivant dans la gestion dématérialisée des documents. Tâches chronophages confiées aux machines, économies de papier, sécurisation des accès aux données, etc. : quels sont les réels avantages de la mise en place des logiciels de gestion de documents ?

1. Meilleure organisation des fichiers

La mise en place d’un logiciel de classement dans la gestion de vos flux documentaires vous assure une organisation optimale de vos fichiers. Ce logiciel permet ainsi de :

Nommer automatiquement et de façon harmonisée de vos documents ;
Classer automatiquement vos documents dans vos dossiers selon l’arborescence de votre choix dans votre “bibliothèque” numérique structurée dynamiquement ou alors dans votre application métier.

Ces fonctionnalités évitent les erreurs de classification et permettent de structurer vos bases de données.

2. Gain de temps et de productivité

Avantage non négligeable, les applications de gestion documentaire vous permettent de réaliser des gains de temps significatifs.

L’automatisation de la gestion de documents permet ainsi de libérer les collaborateurs des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée comme la numérisation, le nommage de documents et leur stockage. Les utilisateurs peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui accroît leur productivité.

3. Accès rapide et facilité de recherche

L’efficacité opérationnelle est un objectif clé de la gestion documentaire automatisée. Grâce au rangement des documents, l’accès aux informations est facilité et plus intuitif. Vous gagnez du temps pour trouver le fichier dont vous avez besoin.

Comment choisir un logiciel de classement de fichiers

Il existe une multitude d’applications de classement dotées de fonctionnalités variées. Pour faire votre choix, suivez ces étapes.

1. Évaluer les fonctionnalités nécessaires

Au moment de s’engager dans une stratégie de dématérialisation et de choisir un logiciel de gestion documentaire, il est essentiel de faire un audit des besoins propres à votre structure. Vous élaborez une liste de fonctionnalités que doit comporter l’outil idéal pour répondre à vos attentes.

Les fonctions principales de ces solutions logicielles peuvent être réparties dans trois catégories :

la capture : numérisation automatique des documents papier (en liasse par exemple) ;
le traitement : reconnaissance des documents et nommage ;
le stockage : rangement des documents dans une arborescence Windows ou dans des applications métiers (GED, pour Gestion Électronique de Documents, ERP, pour Enterprise Resource Planning ou encore CRM, pour Customer Relationship Management).

Il existe des fonctionnalités plus spécifiques comme :

Le décrochage automatique de documents en pièces jointes de mail ;
Le traitement de la qualité des images ;
La conversion de format (Word, PowerPoint, Excel, etc.) ;
La reconnaissance automatique du type de documents par détection d’un code-barres ou du moteur de RAD (Reconnaissance Automatique du Document) ;
La reconnaissance optique de caractères ;
La capture de métadonnées ;
La mise en place de flux de travail (workflows).

2. Comparer les prix et les offres

Une fois vos besoins et objectifs définis, il est temps de sélectionner un panel d’applications répondant à vos critères. Il faudra consulter attentivement les offres et les prix des solutions logicielles pour faire votre choix.

3. Lire les avis et les recommandations d’utilisateurs

Pour vous aider dans votre choix, il est recommandé de lire les avis d’autres utilisateurs. Vous pourrez ainsi collecter des informations précieuses sur la qualité de l’outil, du service client de son développeur ou encore de la rapidité d’installation. Toutes ces informations doivent être prises en considération.

Aussi, il peut être pertinent de contacter directement le fournisseur pour lui parler de vos besoins et recevoir des conseils.

Numérisez, renommez et classez automatiquement vos documents dans vos répertoires Windows, directement depuis l’écran tactile de votre multifonction. Convertissez tous vos documents vers Office (Word, Excel, Power Point) ou en format PDF en toute simplicité. Signez et authentifiez numériquement vos documents (bons de livraison, factures, contrats…) avant de les classer ou de les déverser dans vos applications métier

Automatiser la capture, le nommage et le classement de vos fichiers

Avantages des logiciels de gestion documentaire

1. Meilleure organisation des fichiers

3. Accès rapide et facilité de recherche

Comment choisir un logiciel de classement de fichiers

1. Évaluer les fonctionnalités nécessaires

3. Lire les avis et les recommandations d’utilisateurs

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