Engager la transformation digitale de vos flux documentaires

De nombreuses entreprises ambitionnent d’évoluer vers des organisations « orientées données ». C’est l’un des axes stratégiques qui motive à accélérer la transformation digitale.

La valorisation des données et des flux documentaires associés génère en effet de nombreux avantages :

Les données sont mieux exploitées et plus en profondeur.
Les entreprises peuvent imaginer de nouveaux services pour leurs clients et leurs collaborateurs.
C’est un puissant levier de progression du niveau de maturité numérique d’une organisation.
Elle améliore l’efficacité opérationnelle.
Elle facilite les prises de décisions, qui reposent de plus en plus sur des données de qualité et disponibles en temps réel.

Mieux gérer vos flux documentaires, un impératif

Plusieurs tendances montrent que la gestion des flux documentaires n’est plus une option pour les entreprises. D’abord, la très forte croissance des volumes de données et de documents, encouragée par la dématérialisation de nombreux processus métiers, impose de « remettre de l’ordre » dans la production quelquefois anarchique de documents, pour éviter de perdre le contrôle dans la production de connaissances, essentielles pour des prises de décision efficientes. A cet effet de volume de documents s’ajoute une accélération de la circulation des flux d’informations, avec des exigences de temps réel.

Ensuite, l’évolution des pratiques de travail, de plus en plus à distance et flexibles, et des outils associés (Digital Workplace) suppose une cohérence dans la gestion des documents, supports privilégiés de la collaboration entre les individus, les métiers et les partenaires.

Enfin, les enjeux de productivité et d’efficacité des processus figurent dans les priorités des directions générales, dans un contexte concurrentiel et d’instabilité économique. Dans ce contexte, la gouvernance des flux documentaires est un facteur clé de succès.

À ces tendances internes s’ajoutent les évolutions externes : les règlementations poussent de plus en plus pour dématérialiser/partager les documents, de bout en bout, on le voit avec les nouvelles obligations sur la facturation électronique. En outre, l’intégration de plus en plus poussée des entreprises au sein d’écosystèmes étendus et de chaînes logistiques complexes favorise les échanges de documents sous forme dématérialisée.

Selon le rapport de la gouvernance de l’information numérique, des documents et des données, publié par Serda Conseil en mars 2024, sept entreprises sur dix affirment que le volume croissant d’informations et de documents internes à gérer constitue leur problématique n°1. Elle a pour conséquence la perte de temps liée à la recherche de cette même information.

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Une approche exhaustive pour créer le maximum de valeur

Face à ces évolutions, plusieurs options sont envisageables :

Ne rien faire, mais c’est courir le risque de pertes de compétitivité, d’une stagnation de la productivité, de frustrations de la part des collaborateurs…
Optimiser seulement à la marge, mais ce n’est qu’une solution temporaire, non viable à moyen et long terme, tant le nombre de documents et de données va continuer à progresser de manière exponentielle. Car le volume de documents « en vrac », c’est-à-dire non classés, obsolètes ou en doublon redeviendra significatif, voire contre-productif !
S’équiper d’une solution performante de gestion des flux documentaires. Selon le baromètre de la gouvernance de la gouvernance de l’information numérique, 85 % des organisations plébiscitent un accès simplifié pour ne pas dire un point d’accès unique aux données de leur organisation et une réduction du nombre des applications existantes. Cela justifie la mise en place d’une véritable gouvernance des flux d’informations, qui ne peut être efficace qu’avec des solutions adaptées.

Une solution telle que e-GEIDE de Toshiba répond à ce besoin, avec une gestion avancée des documentes, une automatisation des règles de gestion et d’organisation des documents, ainsi que plus de trente connecteurs pour s’adapter à vos besoins métiers.

Les trois leviers pour mieux gérer vos flux d’informations

1. Elaborez un état des lieux exhaustif

Il est essentiel d’évaluer vos capacités à collecter tous les flux d’informations, grâce à des solutions de capture, de nommage et de classement. C’est une tâche plus difficile qu’en apparence : si l’on combine les volumes de documents (en forte croissance dans toutes les entreprises), la diversité de leurs format (documents PDF, Word, tableur, images…) leurs sources de production (tous les collaborateurs génèrent des documents dans le cadre de leurs missions), leur durée de vie (pour savoir éliminer les documents obsolètes) et le nombre de relations entre une entreprise et ses partenaires/fournisseurs/clients, on imagine facilement la complexité pour disposer d’une vue exhaustive de qui produit quoi, sous quel format et pour quels objectifs…

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2. Exploitez et valorisez l’ensemble de vos données

Il est important, ensuite, de pouvoir bien les exploiter, en privilégiant toujours les besoins des utilisateurs. Ceux-ci, qui travaillent de plus en plus en mode collaboratif et à distance, doivent en effet pouvoir facilement, et de manière fluide, rechercher, partager et valider les informations dont ils ont besoin pour prendre les meilleures décisions.

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3. Sécurisez tous vos flux d’informations

Il est vital, enfin, de bien sécuriser vos flux d’informations, avec des solutions robustes de sauvegarde, d’archivage, de signature électronique et de protection des données. C’est d’autant plus important que le nombre de cyberattaques augmente chaque année, jusqu’à toucher plus d’une entreprise sur deux, avec des atteintes aux informations sensibles.

Toshiba propose une solution de Cybersécurité pour un accompagnement préventif et curatif afin de sécuriser vos données, en particulier pour les sauvegardes, la protection contre les malwares, les pertes de données et la garantie de continuité d’activité.

Un accompagnement par un partenaire de confiance

Il n’est pas toujours aisé, pour la plupart des organisations, de mener de front de multiples projets d’organisation et d’optimisation des données et des flux documentaires. C’est pourquoi se faire accompagner par un partenaire de confiance constitue une approche judicieuse.

Toshiba a conçu une offre de Management Document Services qui repose sur trois principes :

vous accompagner dans la définition de votre stratégie de dématérialisation (compréhension des besoins, audit),
mettre en œuvre les solutions adaptées à vos métiers et vos enjeux (définition des règles de gestion, des indicateurs de performance, formation, intégration à l’existant…),
optimiser dans le temps la performance de vos processus dématérialisés (maintien opérationnel, pilotage, amélioration continue…).

Trois leviers pour mieux gérer vos flux d’informations

La dématérialisation et l’optimisation des flux documentaires sont au cœur de votre transformation digitale. Une stratégie cohérente repose sur trois approches.

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D’abord sur vos capacités à collecter tous les flux d’informations, grâce à des solutions de capture, de nommage et de classement.

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Il est essentiel, ensuite, de bien les exploiter. Vos utilisateurs doivent pouvoir facilement, de manière fluide, rechercher, partager et valider les informations dont ils ont besoin.

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Il est vital, enfin, de bien sécuriser vos flux d’informations, avec des solutions robustes de sauvegarde, d’archivage, de signature électronique et de protection des données.

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2. Exploitez et valorisez l’ensemble de vos données

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